企業(yè)資源管理-ERP>唐志明談ERP應用>綜合 文檔號:00.074.217 發(fā)布時(shí)間：14-09-2005
很難想像沒(méi)有數據的ERP是什么樣子的。然而，實(shí)際情況又是如何的呢？
根據AMT的研究，在那些上線(xiàn)不成功或者上線(xiàn)后掉線(xiàn)的案例中，有高達70％的項目都有一個(gè)共同的直接原因，那就是在數據上出了問(wèn)題。有的是在數據還沒(méi)有準備好，諸多數據不準確、不完整的情況下就倉促上線(xiàn)；有的則是業(yè)務(wù)沒(méi)有理順，出現一數多據的情況，不知道該相信哪個(gè)數據；還有的是上線(xiàn)運行后操作人員未及時(shí)更新業(yè)務(wù)數據導致系統內的數據失真等等，雖然數據問(wèn)題的表現不盡相同，但最終的結果都是一樣的，那就是大家忙了數月得到的是一個(gè)沒(méi)有數據的ERP系統。
這確實(shí)是一個(gè)讓人笑不起來(lái)的笑話(huà)。
于是，人們在驚愕、困惑、迷茫后，終于發(fā)出了這樣的吶喊：不要讓數據毀了ERP。
數據的重要性
經(jīng)驗表明，作為管理改造工程的ERP項目，花在系統實(shí)現和技術(shù)準備上的時(shí)間并不多，80%以上的時(shí)間是花在了貫穿全程的三大任務(wù)上，即全程的宣傳培訓、全程的數據準備和全程的管理變革。這三個(gè)全程缺一不可，其中尤以數據準備工作量最大。
說(shuō)到數據在ERP項目中的重要性，恐怕沒(méi)有人會(huì )否認。大家最常掛在嘴邊的一句話(huà)是“三分技術(shù)、七分管理、十二分數據”，以此來(lái)表達對數據的高度重視。然而數據問(wèn)題成為ERP項目高失敗率的主要原因之一這不爭的事實(shí)，又不得不讓人反思癥結到底在哪兒。
為什么數據是一個(gè)大問(wèn)題
很多企業(yè)在沒(méi)有上信息化之前使用手工方式進(jìn)行管理。手工方式下的數據，更多的是以部門(mén)為單位進(jìn)行管理的。部門(mén)之間用單據進(jìn)行業(yè)務(wù)數據的流轉，部門(mén)內用臺賬進(jìn)行數據記賬，月底通過(guò)對賬保持部門(mén)內和部門(mén)之間數據一致。這種延用了幾十年的管理方式，與利用信息化進(jìn)行數據管理的思想和實(shí)現手段有很大差距。
手工數據的特點(diǎn)是：分散、口徑不一致、冗余、不規范。這樣一來(lái)，同一數據在同一時(shí)間點(diǎn)上，會(huì )在不同部門(mén)、以不盡相同的描述和內容表現出來(lái)，在時(shí)間和空間上也是不一致的。這顯然與ERP所追求的同一數據在系統中保持惟性、共享性的理念有很大差別。再加上由于歷史的原因，企業(yè)中的很多數據要么不全，要么賬實(shí)不符，企業(yè)往往要在上ERP的同時(shí)清產(chǎn)核資工作，這無(wú)形中加重了ERP數據準備的難度。
如何進(jìn)行數據準備
數據準備是一項龐大而繁瑣的工作，所以越早進(jìn)行越好。并且應該貫穿ERP項目實(shí)施的全過(guò)程。那么一個(gè)ERP項目應該如何從一團亂麻中理出頭緒，在ERP系統上線(xiàn)前后分步驟地做好數據準備呢？為了說(shuō)明問(wèn)題，先講一個(gè)成功推進(jìn)數據準備的案例吧。
老李是某鋼鐵集團信息部的負責人，在公司的多個(gè)業(yè)務(wù)和管理崗位上供過(guò)職，對公司上上下下的情況都很熟悉，也算是一個(gè)老鋼鐵了。
公司的ERP項目剛剛啟動(dòng)，他就隱約感到數據是一個(gè)大問(wèn)題，因為企業(yè)幾十年沉淀下來(lái)的數據量巨大，且有很多不全、不準、不一致的現象，要想在上線(xiàn)之前將這些情況搞清楚，就必須盡早下手。在咨詢(xún)公司的幫助下，他抽調專(zhuān)人組成數據組，與ERP項目實(shí)施并行開(kāi)展工作。按照計劃，他分為三大步驟，首先是讓各業(yè)務(wù)部門(mén)先盤(pán)點(diǎn)統計一番，摸清家底，這花了大半個(gè)月；之后是對收集上來(lái)的數據分類(lèi)整理，制定統一的編碼規則，這花了兩個(gè)多月的時(shí)間，這步完成后，基礎數據也就基本完成了；第三步是下發(fā)編碼規則，并要求業(yè)務(wù)部門(mén)按新編碼重新整理現有數據，并在上線(xiàn)之前一個(gè)月內實(shí)物盤(pán)點(diǎn)，在上線(xiàn)之前拿出期初數據。經(jīng)過(guò)一番周密的安排和大量的工作，數據準備終于和項目實(shí)施同步完成，并且數據的質(zhì)量是有保證的。
從這個(gè)案例中我們可以看出數據準備的步驟和一般規律。
第一步：搞清楚有哪些數據要準備
我們可以簡(jiǎn)單地將ERP實(shí)施所要準備的數據分為兩大類(lèi)：即靜態(tài)數據和動(dòng)態(tài)數據，也可稱(chēng)為基礎數據和事務(wù)數據。
靜態(tài)數據是指開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)所需要的基礎數據，如物料基本信息、客戶(hù)、供應商數據、財務(wù)的科目體系等。靜態(tài)數據的特點(diǎn)是它在整個(gè)數據的生命周期中基本保持不變，同時(shí)它是動(dòng)態(tài)數據的基礎，公司所有業(yè)務(wù)人員通過(guò)調用靜態(tài)數據來(lái)保持同一數據在整個(gè)系統中的惟性。
動(dòng)態(tài)數據是指每筆業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)產(chǎn)生的事務(wù)處理信息。例如銷(xiāo)售訂單、采購訂單、生成指令等。動(dòng)態(tài)數據按照時(shí)點(diǎn)來(lái)分，又可以分為期初數據和日常數據。其中上線(xiàn)時(shí)點(diǎn)的數據對ERP上線(xiàn)前的數據準備尤其重要，它代表系統在期初上線(xiàn)這樣時(shí)間點(diǎn)上，公司動(dòng)態(tài)數據的當前狀態(tài)，我們稱(chēng)其為期初數據（或者稱(chēng)為初始數據）。期初數據既包括上線(xiàn)時(shí)點(diǎn)所有物料庫存的數量、金額，財務(wù)科目的余額，也包括那些未完未結的業(yè)務(wù)單據，象未交貨的銷(xiāo)售訂單、未付款的采購訂單等。
不論是靜態(tài)數據還是動(dòng)態(tài)數據，在ERP系統中都必須是惟的。為了保證數據的惟性，就要給這些數據編碼。所以，在進(jìn)行兩大類(lèi)數據準備之前，另一項更基礎的工作必須先完成，那就是編碼規則。
我們可以將數據的分類(lèi)和數據準備的先后次序列表如下，并對每項數據設計一個(gè)收集表，下發(fā)到各部門(mén)，摸底調查。
在所有的數據中，物料數據是數量最多、分布最廣的。這里所指的物料包含的范圍很廣，既包括原材料、半成品、產(chǎn)成品，也包括設備、固定資產(chǎn)等。物料分類(lèi)則是根據物料的某些屬性對物料進(jìn)行歸類(lèi)，例如一個(gè)機械廠(chǎng)將其物料分為：產(chǎn)品、部件組件、零件、鑄件、鍛件、刀具、量具、夾具及其他工裝等。
所以要首先把工作重心放在物料數據準備上。
第二步：制定編碼規則和完成基礎數據收集
在明確有哪些數據要準備后，就可以著(zhù)手編碼了。實(shí)際上，數據準備工作中最難的是制定編碼規則，這也是最占用時(shí)間的工作。一個(gè)考慮周全的編碼體系需要跨部門(mén)反復討論。不同的數據可能有不同的編碼結構，但必須遵詢(xún)共同的編碼原則：
1）惟性
必須保證一個(gè)編碼對象僅被賦予一個(gè)代碼，一個(gè)代碼只反映一個(gè)編碼對象。
2) 實(shí)用性
編碼體系應當符合企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需求，既充分考慮企業(yè)發(fā)展對信息編碼的需求、又兼顧企業(yè)的現狀。要從實(shí)用性出發(fā)，掌握好編碼的顆粒度，過(guò)細的編碼不實(shí)用，過(guò)粗的編碼不管用。
3) 統一的編碼結構
編碼由一個(gè)或者若干不同分類(lèi)角度的分類(lèi)碼構成，統一的編碼結構含意如下：
任何對象在其整個(gè)生命周期內標識碼保持不變，所有分類(lèi)碼具有相同的編碼結構。
圖示為三段柔性分類(lèi)碼結構，并且采用順序碼作為二級代碼，以確保編碼的惟性。
圖1 分類(lèi)碼的結構
分類(lèi)碼各段之間可以具有隸屬關(guān)系，構成樹(shù)狀結構，見(jiàn)圖2所示。
4) 標準化
編碼應提高標準化程度，充分考慮到與外部環(huán)境的接軌而盡可能與相關(guān)國家、行業(yè)標準相吻合。例如使用國家標準所確定的行業(yè)分類(lèi)作為行業(yè)編碼，郵政編碼作為地區編碼等。
5) 便于ERP系統處理
由于編碼將在計算機信息處理系統中得以實(shí)現，故編碼應當符合數據處理的要求，便于用計算機處理。
6) 易用性
編碼應盡可能好記易用。所以要在滿(mǎn)足要求的情況下盡可能的短小，常用的編碼應盡量避免字母與數字混合，以提高錄入效率。
實(shí)際上，編碼問(wèn)題絕不僅僅是一個(gè)技術(shù)問(wèn)題，也不只是ERP實(shí)施小組的事情。它牽涉到不同的部門(mén)，需要考慮管理現狀、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、歷史數據等方方面面。所以合理組織人力和安排充足的時(shí)間十分重要。一般的做法是在項目實(shí)施小組中成立跨職能部門(mén)的數據小組，由專(zhuān)人負責，各職能部門(mén)的人員都要參加數據小組，視工作難度和工作量來(lái)確定是專(zhuān)職還是兼職參與。
完成編碼規則后，依據編碼規則逐條確定靜態(tài)數據和編碼，從而完成整個(gè)靜態(tài)基礎數據的整理工作。
第三步：期初數據準備和系統上線(xiàn)
有了基礎數據，就有了ERP運行的基礎。但ERP上線(xiàn)后，系統里的數據是不是能夠反映現實(shí)情況，就要看期初數據能不能及時(shí)準確地錄入系統了。
由于期初數據反映的是上線(xiàn)那個(gè)時(shí)間點(diǎn)的數據，因此過(guò)早準備是沒(méi)有意義的，這些事務(wù)處理數據都是動(dòng)態(tài)的，每天都在變化。因此完成期初數據準備需要更精密的時(shí)間表，通常會(huì )這樣安排計劃：
根據ERP項目的實(shí)施進(jìn)度，確認上線(xiàn)時(shí)間，并進(jìn)行項目管控。
在上線(xiàn)之前一個(gè)月內進(jìn)行全面的庫存盤(pán)點(diǎn)，并在財務(wù)上進(jìn)行盤(pán)盈盤(pán)虧處理。盤(pán)點(diǎn)時(shí)使用新的編碼規則。
要求各業(yè)務(wù)部門(mén)在上線(xiàn)之前盡可能處理完未結清的訂單和應收應付單據，以減少手工和系統切換的難度，同時(shí)也降低日后對賬的工作量。
在上線(xiàn)之前兩周，集中人力將靜態(tài)數據導入或者錄入系統。
在上線(xiàn)時(shí)點(diǎn)將庫存期初、科目余額和未結單據錄入系統?？梢晹祿康亩嗌龠m當提前或者滯后錄入，但要保持系統中的數據與實(shí)際情況相符。
在上線(xiàn)后的一個(gè)月內，通過(guò)核對手工賬和實(shí)物，檢查系統數據是否準確，并查出差異所在，進(jìn)行調整。
談到對賬，這里再多說(shuō)幾句。由于ERP的系統實(shí)現不是簡(jiǎn)單的模擬手工作業(yè)，因此在系統上線(xiàn)前后，業(yè)務(wù)處理方式可能會(huì )不同，會(huì )有一些數據是對不上的。對不上的原因除了確實(shí)賬實(shí)不符、賬賬不符外，前后的統計和管理的口徑不一致也是導致數據根本對不上的一個(gè)重要原因，畢竟數據的標準都不一樣了。比如為了核算準確而增加的過(guò)渡科目會(huì )導致另一些科目余額不一致，雖然這并不影響最終的財務(wù)報表。
在處理這類(lèi)數據的時(shí)候，要從理解系統的邏輯關(guān)系出發(fā)，尋求數據的平衡，懂得哪些應該刪除、哪些應該合并、哪些應該完善。懂得如何取舍是上上功夫。
數據生命周期管理
至此，整個(gè)ERP項目上線(xiàn)之前的數據準備宣告完成。但作為一個(gè)完整的系統，上線(xiàn)還只是ERP應用的開(kāi)始。相比前期的痛苦，上線(xiàn)后保持數據的“純潔”更顯得重要。所謂“打天下難，守天下更難”。在數據從產(chǎn)生到消亡的整個(gè)生命周期中，保持數據的準確性、時(shí)效性是一項長(cháng)期的工作。在系統運行期間，還要做到以下幾點(diǎn)：
－成立專(zhuān)門(mén)的編碼維護部門(mén)，根據編碼規則添加新的編碼。
－上線(xiàn)后，需要對部分業(yè)務(wù)流程和操作規程調整，以適應系統內的數據流轉。
－應用管理員及時(shí)處理系統中的異常數據。
－定期對數據備份，確保數據完整，在出現數據災難時(shí)可以恢復到最近一個(gè)數據點(diǎn)，最大限度地減少損失。
－清理垃圾數據和已經(jīng)失效的數據。
－根據業(yè)務(wù)和管理的需要，增加新的數據項或者更改原數據定義等。
保證數據質(zhì)量的方法
數據質(zhì)量是數據的生命，因為錯誤的數據沒(méi)有任何現實(shí)的意義，反而是系統無(wú)法上線(xiàn)或者掉線(xiàn)的導火索。保證數據質(zhì)量是時(shí)時(shí)刻刻要做的事情。在這方面，經(jīng)驗更顯寶貴，不過(guò)我們還是可以探詢(xún)出一些成型的方法：
在上線(xiàn)前做數據收集時(shí)，要事先做好下發(fā)表格。如果數據量較少，可以用Excel模板做表格，并鎖定不允許修改的部分，以利于匯總、排序。如果數據量比較大，最好另編一個(gè)小程序，以自動(dòng)控制重復的數據，同時(shí)便于同步檢查。
在上線(xiàn)時(shí)，先通過(guò)管理措施減少期初數據量，再對每一條期初數據都要力保準確。要盡早對賬，因為越晚對賬數據的差異越大，越難對得上。
在上線(xiàn)后，要從管理上嚴格要求業(yè)務(wù)處理與數據錄入同步進(jìn)行，不能積壓?jiǎn)螕淮涡匝a錄。
做好以上幾點(diǎn)，可以控制住數據質(zhì)量。但不管如何努力，數據都不大可能百分白的準確。我們所談的數據準確是指數據的錯誤率控制在可以接受的范圍之內，并逐步求精。企業(yè)要有一套高效的管理制度保證及時(shí)發(fā)現并處理數據差異。在ERP實(shí)施期間，企業(yè)要為數據的損失做好“買(mǎi)單”的準備，有時(shí)重復工作是不可避免的，也可能會(huì )因處理賬實(shí)不符而需要財務(wù)費用。在ERP應用期間，短期的對不上賬，只要是控制在范圍之內，就可以接受，俗話(huà)說(shuō)“一段濁水、一段清水”，只要堅持嚴格管理和定期核查，數據質(zhì)量很快就會(huì )提高。
咨詢(xún)公司有一套數據質(zhì)量的評估方法，在系統運行一段時(shí)間后做數據評估是提高數據質(zhì)量必不可少的工作。實(shí)際上，不少企業(yè)通過(guò)數據評估，往往能夠發(fā)現以前所忽視的管理上的問(wèn)題，經(jīng)過(guò)幾輪調整后，企業(yè)實(shí)施ERP的效益就體現出來(lái)了。
總結
影響一個(gè)ERP項目的因素有很多，數據無(wú)疑是其中很重要的一項。當我們抓住數據這個(gè)根基，大處著(zhù)眼，小處著(zhù)手的時(shí)候，我們距離ERP成功的日子就不會(huì )太遠
