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　　1. 銷(xiāo)售業(yè)務(wù)與財務(wù)的同步管理

　　在沒(méi)有進(jìn)行信息化管理的企業(yè)中，所有業(yè)務(wù)管理之間的聯(lián)系都是要通過(guò)各種單據的傳遞來(lái)實(shí)現的，這些單據是一種依據、一種證據、一種責任。為了這種依據、證據和責任，手工管理不得不呈現出一種低效率，這種低效率就是在對這些單據的等待、核實(shí)、匯總、分類(lèi)、統計中形成的。所有的企業(yè)管理操作中不能沒(méi)有依據、證據、責任，所以，這種低效率就是不得已而為之，是一種必然的結果。

　　在此，在ERP1的應用程度范圍內，分析銷(xiāo)售管理、庫存管理、財務(wù)管理三者之間是如何實(shí)現信息共享，從而達到銷(xiāo)售業(yè)務(wù)與財務(wù)的同步管理。

　　首先在銷(xiāo)售管理中其銷(xiāo)售業(yè)務(wù)是從銷(xiāo)售訂單開(kāi)始的，這里再重申一點(diǎn)，銷(xiāo)售訂單是ERP特有的概念，它與企業(yè)內的銷(xiāo)售合同是完全不同的，它是ERP為了適合計算機應用而創(chuàng )立的一種形式。在企業(yè)的銷(xiāo)售管理中，一旦與客戶(hù)簽訂了銷(xiāo)售合同，就相當于是確立了一項銷(xiāo)售任務(wù)，當然銷(xiāo)售合同的形式可以是多種多樣的，對于老客戶(hù)或許僅僅是一個(gè)電話(huà)或傳真的確認。不管它的形式是什么，總之是確認了一項銷(xiāo)售任務(wù)。此時(shí)，在ERP的銷(xiāo)售管理方式中，就是要將這項銷(xiāo)售任務(wù)錄入到銷(xiāo)售訂單之中，銷(xiāo)售主管可以對這張銷(xiāo)售訂單進(jìn)行審核，一旦審核完成，也就相當于確定了一種銷(xiāo)售任務(wù)的依據、證據、責任。銷(xiāo)售訂單與合同的區別在于合同是企業(yè)與客戶(hù)之間的一種交易的約定，而銷(xiāo)售訂單是企業(yè)內部的一種銷(xiāo)售任務(wù)全過(guò)程的記錄，包括任務(wù)下達、執行和完成結果。如果每個(gè)銷(xiāo)售合同就是一項銷(xiāo)售任務(wù)的話(huà)，那么銷(xiāo)售訂單可以由銷(xiāo)售合同自動(dòng)產(chǎn)生。但是，銷(xiāo)售管理中可以是幾個(gè)銷(xiāo)售合同構成一項銷(xiāo)售任務(wù)，此時(shí)一個(gè)銷(xiāo)售訂單對應著(zhù)幾個(gè)銷(xiāo)售合同。也可能一個(gè)銷(xiāo)售合同會(huì )派生出若干項銷(xiāo)售任務(wù)，此時(shí)，一個(gè)銷(xiāo)售合同對應著(zhù)幾個(gè)銷(xiāo)售訂單。

　　在ERP中，一旦銷(xiāo)售訂單經(jīng)過(guò)了審核，就相當于確定了一項銷(xiāo)售任務(wù)，此時(shí)的信息共享體現在，所有與該項銷(xiāo)售任務(wù)相關(guān)的部門(mén)和人員都看到這張銷(xiāo)售訂單，當然，信息共享絕對不是僅僅看一看，重要的是能夠充分利用才是共享。

　　● 銷(xiāo)售部門(mén)本身可以用銷(xiāo)售訂單直接產(chǎn)生發(fā)貨單，而無(wú)須再重新填制發(fā)貨單。

　　● 庫存管理可以根據發(fā)貨單直接生成銷(xiāo)售出庫單，無(wú)須重新填制銷(xiāo)售出庫單。

　　● 核算存貨時(shí)可以直接根據銷(xiāo)售出庫單產(chǎn)生記賬憑證，無(wú)須重新再做憑證。

　　● 銷(xiāo)售發(fā)票開(kāi)出時(shí)，可直接取用銷(xiāo)售訂單中的客戶(hù)、品名、數量、價(jià)格。

　　● 可以根據銷(xiāo)售發(fā)票自動(dòng)產(chǎn)生記賬憑證。

　　在ERP的財務(wù)管理中，由于財務(wù)根據記賬憑證進(jìn)行記賬的過(guò)程也是自動(dòng)完成的，所以銷(xiāo)售出庫自動(dòng)產(chǎn)生的記賬憑證也會(huì )自動(dòng)記入相應的賬簿，這個(gè)過(guò)程可以是實(shí)時(shí)的，此外，對于銷(xiāo)售業(yè)務(wù)而言，所開(kāi)發(fā)票同樣可以用生成憑證的功能來(lái)自動(dòng)生成憑證。由于生成憑證的時(shí)間可以是任意的，且可以一張單據生成一張憑證，也可以多張單據生成一張憑證，所以可以做到實(shí)時(shí)管理。即任何時(shí)候只要發(fā)生了銷(xiāo)售業(yè)務(wù)，隨時(shí)都能直接反映到財務(wù)賬簿中。這在手工管理狀態(tài)下是不能夠做到的。這就是銷(xiāo)售業(yè)務(wù)與財務(wù)同步管理的含義。這種同步管理，徹底改變了財務(wù)事后記賬的傳統方式，使財務(wù)能夠發(fā)揮對業(yè)務(wù)的監控職能，使得管理者隨時(shí)都能從企業(yè)效益的角度了解業(yè)務(wù)的進(jìn)展。同步管理的另外一個(gè)意義在于，由于憑證的生成是實(shí)時(shí)自動(dòng)的，所以憑證的記錄是細致而精準的，在系統中完全可以由憑證追溯到業(yè)務(wù)上，即可以由記賬憑證追溯到銷(xiāo)售訂單，這在管理上體現為可以由管理指標的變化，追查到發(fā)生這些變化的原因。

　　當然，銷(xiāo)售信息的共享絕不只是在已經(jīng)闡述的這些內容上。盡管不能一一列舉，但有一點(diǎn)是必須要指出的，那就是當企業(yè)下一步實(shí)施ERP2以后，銷(xiāo)售訂單的共享在生產(chǎn)計劃管理中是更加重要了，它是生產(chǎn)計劃的依據、證據、責任。 

　　2. 采購業(yè)務(wù)與財務(wù)同步管理

　　采購業(yè)務(wù)與銷(xiāo)售業(yè)務(wù)一樣可以做到與財務(wù)管理同步。采購管理同樣是以采購訂單為核心達到各相關(guān)部門(mén)間實(shí)現信息共享。采購任務(wù)的下達反映在采購訂單之中，采購任務(wù)的執行情況都可以圍繞采購訂單通過(guò)信息共享完整記錄下來(lái)。采購訂單與銷(xiāo)售訂單類(lèi)似，也是ERP中特有的一種用來(lái)進(jìn)行采購管理的形式。

　　一旦采購訂單通過(guò)審批，就意味著(zhù)采購任務(wù)已經(jīng)明確，此時(shí)所有各相關(guān)部門(mén)都可以看到采購訂單，并且可以直接引用采購訂單中的數據，諸如供應商、品名、數量、價(jià)格等等。

　　● 可以通過(guò)采購訂單直接生成到貨單。

　　● 可以通過(guò)采購到貨單直接生成采購入庫單。

　　● 可以根據采購訂單直接生成采購發(fā)票。

　　● 可以根據采購入庫單直接生成記賬憑證。

　　● 可以根據采購發(fā)票直接產(chǎn)生記賬憑證。

　　這樣的一些信息共享在手工管理狀態(tài)下都是不能夠做到的，這是ERP能夠提高管理工作效率的原因所在。同樣其真正提高管理水平的地方仍然是實(shí)現了采購業(yè)務(wù)與財務(wù)的同步管理，實(shí)現了財務(wù)對采購業(yè)務(wù)的監控。
 
    3. 精準的庫存可用量共享

　　由于庫存管理是整個(gè)企業(yè)物流狀況集中表現的地方，所以庫存管理中的信息與其他各管理業(yè)務(wù)共享就顯得尤為突出，在此以庫存物品的可用量為例，來(lái)說(shuō)明庫存管理與其他管理業(yè)務(wù)之間的信息共享關(guān)聯(lián)應用。如下圖所示。 

    一般在ERP軟件中，都會(huì )有類(lèi)似讓ERP用戶(hù)自己定義企業(yè)的可用量的公式設置。

　　可用量與四個(gè)因素相關(guān)，即現存量、凍結量、預計入庫量、預計出庫量。其中現存量和凍結量是一種固定狀態(tài)，而預計入庫量和預計出庫量則是根據不同企業(yè)的管理要求自己進(jìn)行選擇設置。如果選擇了出入庫時(shí)都要做可用量檢查，則在出入庫的操作中就會(huì )自動(dòng)給予提示和警示。顯然這種庫存管理的精確性在手工狀態(tài)下是無(wú)法做到的。

　　該可用量用于銷(xiāo)售管理業(yè)務(wù)時(shí)，用來(lái)檢查是否可以立即進(jìn)行交貨，因為對于銷(xiāo)售管理而言，很多時(shí)候都會(huì )遇到需要馬上交貨的情況，當這種情況發(fā)生時(shí)，往往意味著(zhù)客戶(hù)將收入送到了企業(yè)，在這種情況下，如果不能交貨，對企業(yè)的機會(huì )損失是最大的。而如果盲目接單又交不了貨，則企業(yè)信譽(yù)又將受到較大的影響，再則如果因為交了貨而影響到其他訂單的按時(shí)完成，這很可能是得不償失的，這種時(shí)候顯然最重要的事情就是知道一個(gè)準確的可用量，從而做出正確的選擇。

　　該可用量用于采購時(shí)，顯然能夠明顯地幫助采購人員控制采購數量，盡量避免重復或過(guò)剩采購給企業(yè)帶來(lái)的負擔和浪費。當然對于采購的指導意義最終要等ERP2實(shí)施以后，在生產(chǎn)計劃生成的過(guò)程中，對于采購量的計算依據這個(gè)可用量來(lái)運算，此時(shí)才是可用量最能體現出對采購的作用之時(shí)。

　　此外從圖3-10中也可以看出，本身可用量的計算公式中就是考慮了采購和銷(xiāo)售的因素的，銷(xiāo)售和采購都是使得可用量在一個(gè)時(shí)間段中成為動(dòng)態(tài)數量的直接原因，這種動(dòng)態(tài)就是實(shí)時(shí)管理最現實(shí)的客觀(guān)要求，同時(shí)也是最能體現ERP優(yōu)越于手工的地方。

　　4. 給財務(wù)管理帶來(lái)的變化

　　前面在介紹ERP1的管理內容時(shí)闡述過(guò)一個(gè)觀(guān)點(diǎn)，那就是“由于ERP的財務(wù)管理使得整個(gè)企業(yè)的財務(wù)工作效率徹底改變，或許給財務(wù)管理的影響是最為直接的。”但是，必須要清楚地看到，如果不實(shí)施ERP1，而僅僅是實(shí)施一個(gè)財務(wù)管理。那么，財務(wù)工作的效率是不會(huì )得到徹底改變的，此時(shí)的改變更多的是體現在一些四則運算量的減少，其效率的提高是有限的，盡管手工管理已經(jīng)無(wú)法與之相比，然而信息化管理的優(yōu)越性則還遠遠未能體現。惟有實(shí)施ERP1之后，通過(guò)與各業(yè)務(wù)系統的信息共享，實(shí)現了財務(wù)業(yè)務(wù)的同步管理，才是真正徹底改變了財務(wù)管理工作的效率，真正發(fā)揮出財務(wù)管理對于企業(yè)經(jīng)營(yíng)運作的重要指導作用。

　　財務(wù)對于業(yè)務(wù)信息的共享表現在如下幾個(gè)方面：

　　● 可以根據出入庫單直接自動(dòng)產(chǎn)生記賬憑證，無(wú)須再輸入憑證；

　　● 可以根據采購和銷(xiāo)售發(fā)票直接自動(dòng)產(chǎn)生記賬憑證，無(wú)須再輸入憑證；

　　● 可以同采購管理共享供應商信息，直接引用方便了應付款的管理；

　　● 可以同銷(xiāo)售管理共享客戶(hù)信息，直接引用方便了應收款的管理；

　　● 可以根據已經(jīng)有的記賬憑證追溯業(yè)務(wù)單據，極大減少了差錯時(shí)間。

　　在這些信息共享的情況下，再加之記賬憑證可以自動(dòng)登入賬簿，財務(wù)報表可以根據標準格式自動(dòng)產(chǎn)生，而標準格式可以由財務(wù)管理人員根據企業(yè)的實(shí)際應用要求自己設置定義。這所有的一切最終達成了財務(wù)管理工作效率的徹底改變。

　　當然，改進(jìn)是無(wú)止境的，ERP1雖然使得財務(wù)管理工作的效率有了實(shí)質(zhì)性的改變。但是隨著(zhù)ERP2、ERP3的應用深入，財務(wù)管理工作還將會(huì )進(jìn)一步展現其對于企業(yè)管理的重要性，特別是在成本、資金、預算管理當中尤為顯著(zhù)。