| 從優(yōu)化業(yè)務(wù)流程談信息化管理 | ||
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| 1從流程優(yōu)化的需要來(lái)理解信息化與管理的關(guān)系 任何一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)運作都是由一系列連貫又交錯的業(yè)務(wù)流程來(lái)實(shí)現的。例如，有經(jīng)營(yíng)決策的流程、掌握市場(chǎng)和客戶(hù)需求的流程、產(chǎn)品研發(fā)流程、營(yíng)銷(xiāo)流程、生產(chǎn)制造流程、采購供應流程等等。這些流程都是密切關(guān)聯(lián)的，單獨存在是沒(méi)有意義的。當人們說(shuō)產(chǎn)供銷(xiāo)嚴重脫節時(shí)，實(shí)質(zhì)上是在說(shuō)這三個(gè)流程是在各自孤立地運行，沒(méi)有能夠形成一個(gè)有機的整體。 業(yè)務(wù)流程可以定義為：通過(guò)一組作業(yè)的整合，把輸入各種必要的資源，經(jīng)過(guò)增值處理，輸出客戶(hù)所需要的、認可的和滿(mǎn)意的資源（產(chǎn)品或服務(wù)）。從TQM（全面質(zhì)量管理）的角度理解，廣義的客戶(hù)就是下道工序。要區別局部流程同整體流程的關(guān)系；一個(gè)局部業(yè)務(wù)流程的輸出是另一個(gè)局部業(yè)務(wù)流程的輸入。對制造業(yè)來(lái)講，它們又都是“從獲取客戶(hù)訂單開(kāi)始到把產(chǎn)品交到客戶(hù)手中并收到回款”這樣一個(gè)完整的全流程的一部分。 設計業(yè)務(wù)流程的目的是為了最大限度地滿(mǎn)足客戶(hù)日益增長(cháng)和變化多端的需求。同時(shí)也是為了實(shí)現企業(yè)的經(jīng)營(yíng)規劃所提出的各項指標，客戶(hù)價(jià)值和企業(yè)價(jià)值是有區別的，客戶(hù)的價(jià)值是以自己認可的費用獲取能夠為自己帶來(lái)效益的產(chǎn)品和服務(wù)，而企業(yè)的價(jià)值是獲取合理的利潤。必須客戶(hù)的價(jià)值同企業(yè)的價(jià)值統一起來(lái)，實(shí)現雙贏(yíng)。對流程的設計、監控、改進(jìn)和創(chuàng )新，要用先進(jìn)的管理理念和方法給予指導，使之能夠在企業(yè)全體員工的共同努力下，不斷消除一切無(wú)效作業(yè)與浪費，不僅要最大限度地為滿(mǎn)足客戶(hù)的需求而增值，而且要為包括股東的所有利益相關(guān)群體，如企業(yè)（利潤）、員工（薪酬）、合作伙伴（利潤）、政府（稅收）、貸款方（利息）、投資方（股息）增值。因此，企業(yè)的市場(chǎng)競爭優(yōu)勢，在一定程度上，通過(guò)觀(guān)察和分析它的業(yè)務(wù)流程即可見(jiàn)端倪；比如產(chǎn)品研發(fā)、市場(chǎng)的響應速度和交付能力，總體運營(yíng)成本，不同的業(yè)務(wù)流程，運行的結果是大相徑庭的。 要不斷通過(guò)創(chuàng )新來(lái)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程以適應環(huán)境的變化的需求；而只有當流程是“可視化”的或透明的，才有可能對流程進(jìn)行監控和改進(jìn)。為了使業(yè)務(wù)流程“可視化”，必須建立一個(gè)體現信息集成和信息共享的信息化管理系統，而這個(gè)系統必須覆蓋企業(yè)的完整全流程才能真正實(shí)現優(yōu)化和提高競爭力的目的。當前，對制造業(yè)來(lái)說(shuō)，這個(gè)系統就是在供需鏈管理理念指導下的ERP（企業(yè)資源計劃）系統。 2.信息集成與信息共享 在我們討論MRPII/ERP系統之前，首先必須樹(shù)立信息集成的概念。 這些年來(lái)確實(shí)不少企業(yè)在計算機輔助管理的應用上，做出了很大成績(jì)，提高了一些管理部門(mén)的工作效率；例如財務(wù)部門(mén)的電算會(huì )計、銷(xiāo)售或采購部門(mén)的合同管理、生產(chǎn)部門(mén)的零件配套表、人事部門(mén)的工資管理、技術(shù)部門(mén)的檔案管理、以及各個(gè)倉庫的庫存管理等等。不錯，這些計算機應用都是“管理信息系統（MIS）”，但它還僅僅是信息化的初級階段，可以提高企業(yè)內部單項業(yè)務(wù)的工作效率。由于它只是孤立的管理信息系統（或稱(chēng)信息孤島），無(wú)法提高企業(yè)的整體效益。企業(yè)在開(kāi)發(fā)單個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)的應用程序時(shí)，如果沒(méi)有一個(gè)統一的總體設計，沒(méi)有建立一套規范的管理基礎，信息系統沒(méi)有覆蓋企業(yè)的整體全流程，信息流是被割斷的、信息的傳遞是遲緩的，甚至根本是不能溝通的，各個(gè)單項業(yè)務(wù)之間即使聯(lián)上網(wǎng)也很難形成一個(gè)有機的整體，難以進(jìn)行信息共享和業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，這還不是我們所要的信息化管理。我們需要的是一個(gè)高度集成的信息化管理系統，既要效率，更要效益。為此，必須首先明白什么是信息集成。 通俗地講，實(shí)現了信息集成就是：任何一項數據或信息，由一個(gè)部門(mén)一位員工負責，在規定的時(shí)間，錄入到系統里去，存儲在指定的數據庫中，按照一定的運算方法進(jìn)行加工處理。就是說(shuō)：同樣的數據或信息不再需要第二個(gè)部門(mén)、或任何其他員工再錄入一遍。很明顯，這樣可以做到減少重復勞動(dòng)、提高效率、避免差錯。人們很容易從系統中，根據錄入數據的員工口令查明每一個(gè)信息的來(lái)源和錄入時(shí)間，做到責任分明。簡(jiǎn)言之，信息集成的原則就是信息源是唯一的，而不是多頭的。 做到信息集成本身不是最終目的。實(shí)現信息集成是為了信息共享。所有與某項業(yè)務(wù)流程有關(guān)的授權人員都可以從指定的數據庫中調用原始數據和加工處理后的信息，按照一定的格式顯示在所有相應的記錄和報表上。實(shí)時(shí)地了解到相關(guān)信息以應對瞬息萬(wàn)變的內外環(huán)境變化，對提高企業(yè)的響應速度是至關(guān)重要的。不同崗位的員工都是根據同一個(gè)數據源，不誤時(shí)機地采取必要的決策和措施，提高企業(yè)（或以核心競爭力為核心的供需鏈）的應變能力和競爭力。 但是，實(shí)現信息集成是有一定條件的，其中最最基本的兩條是：信息必須規范，信息的流程必須規范。雖然這是極其淺顯的道理，但是在不少企業(yè)里卻很難做到。當信息成為一種“財富”或“權力”的象征時(shí)，要做到“共享”會(huì )遇到意想不到的阻力。而規范化的業(yè)務(wù)流程是保證信息資源完整的必要條件，是信息公開(kāi)透明的必要條件，也是建立公平、公正和誠信市場(chǎng)秩序的前提。 有了這樣規范的采購流程，應該采購什么？采購多少？什么時(shí)候采購？都由物料需求計劃確定了。拍腦袋采購的現象不存在了，居高不下的庫存可以降下來(lái)了。向哪些有資格的供應商采購？由認證了的供應商文檔確定。“哪家回扣多就買(mǎi)哪家的”現象被杜絕了，企業(yè)產(chǎn)品的質(zhì)量從進(jìn)貨源頭得到了保證。每一位采購員允許采購哪類(lèi)物料？允許采購的數量和金額也明確規定了。如果超出采購權限，系統會(huì )提示進(jìn)行審批程序，每一層次的審批權限都有嚴格和明確的規定，預算超支的現象不再出現了。系統在財務(wù)部門(mén)付款前，自動(dòng)進(jìn)行各種核對：來(lái)的貨物是不是所訂購的？是否按規定的交貨日期到貨？合格品是否百分之百？發(fā)票金額同報價(jià)是否一致？只有在所有數據都是正確的情況下，才能執行付款作業(yè)，不良資金支出現象可以避免了。對供應商的考核可以通過(guò)數據庫的信息來(lái)查閱，不合格的供應商將被淘汰出局，供應鏈將得到不斷優(yōu)化。 最后，在我們了解了業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和信息集成的道理后，在選擇了軟件，準備采取“分步實(shí)施”的策略時(shí)，不要忘記這些道理。例如，如果準備上銷(xiāo)售系統，就應當起碼同時(shí)上銷(xiāo)售管理、倉庫管理（成品庫）、應收帳款、總帳……等流程密切相關(guān)的模塊；就是說(shuō)，即使是分步實(shí)施也不要割斷流程的信息集成，哪怕是一個(gè)局部流程。否則，等于花錢(qián)買(mǎi)單個(gè)模塊，同自行開(kāi)發(fā)的信息孤島沒(méi)有什么區別，同樣不是信息化管理的宗旨。 |
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