| [摘要] 項目管理是一種科學(xué)的管理方式, 項目管理貫穿于項目實(shí)施的全過(guò)程, 項目管理的關(guān)鍵內容是進(jìn)度、費用和質(zhì)量的相互協(xié)調、相互制約、相互適應, 同時(shí)項目管理的組織與領(lǐng)導又是項目成敗的關(guān)鍵。目前越來(lái)越多的企業(yè)逐步認識到項目管理的重要性, 相信在公路工程的各個(gè)領(lǐng)域都將會(huì )采用項目管理, 這樣產(chǎn)生的高效率和高效益是可觀(guān)的。 關(guān)鍵詞 項目管理 三坐標管理 原理 我們在工程設計、工程施工、軟件設計、舉辦會(huì )議等項目運作過(guò)程中所遇到的進(jìn)度隨意拖延、費用嚴重超支、質(zhì)量難以保證等問(wèn)題往往不是技術(shù)原因造成的, 而是源于僵化的管理習慣和錯誤的管理方式。正因為如此, 基于“項目”的科學(xué)的管理方法——項目管理, 正受到各國政府的重視。世界許多大的集團和機構均已全面采用項目管理進(jìn)行運作和管理。隨著(zhù)計算機技術(shù)和信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展, 項目管理也進(jìn)入了一個(gè)嶄新的發(fā)展階段。當務(wù)之急我們應該轉變觀(guān)念, 在重視學(xué)習世界先進(jìn)技術(shù)的同時(shí), 更應重視學(xué)習世界先進(jìn)的管理方法。 1 項目管理的基本概念 目前國際上對于項目管理還沒(méi)有一個(gè)統一的定義。主要因為: 項目管理是一整套科學(xué)的管理體系和方法, 很難用幾句話(huà)對其進(jìn)行全面而精確的概括, 為此只能從不同的角度對其進(jìn)行描述 描述1: 項目管理是在項目運作過(guò)程中, 綜合應用各種知識、技能、手段和技術(shù)以完成項目預期的目標和滿(mǎn)足項目有關(guān)方面的需求。
描述2: 項目管理是以項目為對象的一種科學(xué)的管理方式, 它以系統論的思想為指導, 以現代先進(jìn)的管理理論和方法為基礎, 通過(guò)項目管理特色的組織形式, 實(shí)現項目全過(guò)程的綜合動(dòng)態(tài)管理, 以有效地完成項目目標。
另外項目管理還有其它含義: 項目管理既是一種科學(xué)的管理活動(dòng), 也是一門(mén)新興的管理學(xué)科。 2 項目管理的工作內容 項目管理認為, 各種項目的生命周期均可分為C、D、E、F 四個(gè)階段。各個(gè)階段具有各自的工作方法和工作內容。
(1)C 階段。即概念階段, 該階段的主要內容有:
①調查研究、收集數據;
②明確需求、策劃項目;
③確立目標;
④進(jìn)行可行性研究;
⑤明確合作關(guān)系;
⑥確定風(fēng)險等級;
⑦擬訂戰略方案;
⑧進(jìn)行資源測算;
⑨提出組建項目組方案;
bk提出項目建議書(shū);
bl獲準進(jìn)入下一階段。
(2)D 階段。即開(kāi)發(fā)階段, 該階段的主要內容有:
①確定項目組主要成員;
②項目最終產(chǎn)品的范圍界定;
③項目實(shí)施方案研究;
④項目質(zhì)量標準的確定;
⑤項目的資源和環(huán)境保證;
⑥主計劃的制定;
⑦項目經(jīng)費及現金流量的預算;
⑧ 項目的工作結構分解(WBS——Wo rk
B reakdow n St ructu re) ;
⑨項目政策與程序的制定;
bk風(fēng)險評估;
bl確認項目的有效性;
bm提出項目概要報告;
bn獲準進(jìn)入下一階段。
(3) E 階段。即實(shí)施階段, 該階段的主要內容有:
①建立項目組織;
②建立與完善項目聯(lián)絡(luò )渠道;
③實(shí)施項目激勵機制;
④建立項目工作包, 細化各項技術(shù)需求;
⑤建立項目信息控制系統;
⑥執行WBS 的各項工作;
⑦獲得訂購物品及服務(wù);
⑧指導、監督、預測和控制: 范圍、質(zhì)量、進(jìn)度、
費用;
⑨解決實(shí)施中的問(wèn)題;
bk進(jìn)入下一階段。
(4) F 階段。即結束階段, 該階段的主要內容有:
①最終產(chǎn)品的完成;
②評估與驗收;
③清算最后帳物;
④項目評估;
⑤文檔總結;
⑥資源清理;
⑦轉換產(chǎn)品責任者;
⑧解散項目組。
(5) 以上各階段的管理內容很多, 但其核心工作
可歸納為:
①項目的可行性研究;
②工作結構分解(WBS) ;
③項目的三坐標管理;
④項目評估。 3 項目的三坐標管理 項目實(shí)施過(guò)程中所涉及的進(jìn)度、費用與質(zhì)量是項目實(shí)施的三項關(guān)鍵內容, 他們之間在項目實(shí)施過(guò)程中存在一個(gè)相互協(xié)調、相互制約、相互適應的問(wèn)題。因此項目的進(jìn)度管理、費用管理、質(zhì)量管理及其相互間的有機關(guān)系就構成了項目的三坐標管理體系。
311 項目的進(jìn)度管理
項目的進(jìn)度管理是項目能否按期完成的基本保證。項目的進(jìn)度管理可分為項目進(jìn)度計劃的編制和項目進(jìn)度計劃的控制兩個(gè)環(huán)節, 兩個(gè)環(huán)節相互依存,不可偏廢。
31111 項目進(jìn)度計劃的編制
項目進(jìn)度計劃的編制是項目成功的基礎, 應做到全面分析、抓住重點(diǎn)、科學(xué)協(xié)調。項目進(jìn)度計劃的編制具體可分為以下步驟。
(1) 項目分解(工作定義)。
項目分解就是把整個(gè)項目逐層分解為具體明確的工作單元的過(guò)程。常用的工具為WBS (工作結構分解原理)。
項目分解主要包括的內容有: 項目的工作分解結構的確定、工作范圍的陳述、歷史數據的考察、限制條件的分析、必要的假設和對策。項目分解的結果可形成“項目工作列表”。
(2) 工作先后關(guān)系的確定(工作序列)。
工作先后關(guān)系可分為幾類(lèi), 其中強制性邏輯關(guān)系較為明確, 而無(wú)邏輯的組織關(guān)系的確定較為困難,另外還要考慮外部制約關(guān)系及必要的限制和假設。工作先后關(guān)系確定的工具和方法主要有: 先后關(guān)系圖法PDM (單代號網(wǎng)絡(luò )圖)、箭線(xiàn)圖法ADM雙代號網(wǎng)絡(luò )圖)、條件箭線(xiàn)圖法CDM 等。工作先后關(guān)系確定的最終目的是要得到描述項目各工作相互關(guān)系的“項目網(wǎng)絡(luò )圖”及工作的“詳細
關(guān)系列表”。
(3) 工作延續時(shí)間的估計(工作時(shí)間)。
若工作時(shí)間估計得太短, 就會(huì )在工作中造成緊張被動(dòng)的局面, 從而影響項目的質(zhì)量; 相反若工作時(shí)間估計得太長(cháng), 就會(huì )使整個(gè)項目工期延長(cháng), 從而增加相應的費用。因此對工作時(shí)間盡量精確估計是非常重要的, 然而在編制項目計劃的過(guò)程中, 工作延續時(shí)間的估計往往較為困難。為此在保證基礎數據正確
性的基礎上, 應采用專(zhuān)家判斷、類(lèi)比估計、模擬分析等專(zhuān)用方法進(jìn)行仔細分析和判斷。工作時(shí)間的估計可形成帶有工作時(shí)間的“工作
列表”。
(4) 進(jìn)度安排(工作計劃)。
項目分解、工作序列、工作時(shí)間等步驟和內容就是為進(jìn)度安排服務(wù)的, 所有的前期成果(項目分解、工作先后關(guān)系、工作延續時(shí)間、資源需求和條件、項目日歷、限制條件和假設等) 都必須在這里得到考慮。由于各種因素之間的關(guān)系較為復雜, 因此就需要采用數學(xué)方法(如: 關(guān)鍵線(xiàn)路法CPM、圖形評審技術(shù)
GERT、計劃評審技術(shù)PERT 等) 和相關(guān)軟件(如:Micro sof t P ro ject 98) , 并力求做到有限資源的合理分配和資源的均衡利用。進(jìn)度安排以及整個(gè)項目計劃的編制形成的成果有: 項目進(jìn)度(表示形式有: 甘特圖、里程碑事件圖、
時(shí)間坐標網(wǎng)絡(luò )圖等)、細節說(shuō)明、進(jìn)度管理計劃、資源需求更新。
31112 項目進(jìn)度計劃的控制
項目進(jìn)度計劃的控制是項目成功的保證, 應做到嚴格要求、層層落實(shí)、適時(shí)調整。由于項目計劃是根據預測對未來(lái)做出的安排, 因此在計劃的執行過(guò)程中往往會(huì )出現或大或小的偏差, 這就要求項目經(jīng)理及其他管理人員消除與計劃不符的偏差或對計劃做出適當的調整, 以保證預定目標的實(shí)現。項目進(jìn)度計劃的控制可分為兩個(gè)方面的內容。
(1) 作業(yè)控制。
作業(yè)控制的內容是: 采取一定的措施, 保證每一項作業(yè)按計劃完成或按調整后的計劃完成。必要時(shí)應重新安排有缺陷的作業(yè), 以保證不影響整個(gè)項目的運作。
(2) 進(jìn)度控制。
進(jìn)度控制是一種循環(huán)的例行活動(dòng)。按照不同管理層次對進(jìn)度控制的要求, 進(jìn)度控制可分為三類(lèi): 項目總進(jìn)度控制、項目主進(jìn)度控制、項目詳細進(jìn)度控制。
進(jìn)度控制主要解決的問(wèn)題是克服拖期。
312 項目的費用管理
項目的費用管理是項目能否按照批準的預算完成的基本保證。項目的費用管理主要包括資源計劃、費用估計、費用預算和費用控制等幾個(gè)方面的內容。
31211 資源計劃
資源計劃主要解決動(dòng)態(tài)的用于項目每一工作的資源種類(lèi)(人、設備、材料) 和配制數量等問(wèn)題, 因此資源計劃是費用估計的基礎。
(1) 編制資源計劃的數據基礎。
編制資源計劃所依賴(lài)的數據有: 工作分解結構
(WBS)、項目工作進(jìn)度計劃、類(lèi)似項目的歷史信息、
項目范圍陳述、資源安排描述、資源組織策略等。
(2) 編制資源計劃的工具方法。
編制資源計劃的工具方法有: 專(zhuān)家判斷法、數學(xué)
模型法、頭腦風(fēng)暴法等。
(3) 編制資源計劃的主要結果。
編制資源計劃的結果主要是制定資源的需求計
劃和相關(guān)描述。
31212 費用估計
費用估計指的是預估完成項目各工作所需資源費用的近似值。
(1) 費用估計的數據基礎。
費用估計的數據基礎有: 工作分解結構
(WBS)、資源需求計劃、資源單位價(jià)格、工作的延續
時(shí)間、費用會(huì )計表格等。
(2) 費用估計的工具方法。
費用估計的工具方法有: 類(lèi)比分析法、參數模型
法、從下往上估計法、從上往下估計法等。
(3) 費用估計的主要結果。
費用估計的結果主要是實(shí)施項目所消耗的所有
資源的費用和詳細說(shuō)明。
31213 費用預算
費用預算包括給每一獨立工作分配的全部費用, 以獲得度量項目執行的費用基線(xiàn)。從分類(lèi)上講,費用預算包括三部分: 直接人工費用預算、輔助服務(wù)費用預算、采購物品費用預算。
(1) 費用預算的數據基礎。
費用預算的數據基礎有: 工作分解結構WBS)、費用估計結果、項目進(jìn)度計劃等。
(2) 費用預算的工具方法。
費用預算的工具方法與費用估計的工具方法基本相同。
(3) 費用預算的主要結果。
費用預算的主要結果是獲得費用線(xiàn), 費用線(xiàn)將作為度量和監控項目實(shí)施過(guò)程中費用支出的依據。
31214 費用控制
費用控制就是要保證各項工作要在它們各自的預算范圍內進(jìn)行。
(1) 費用控制的數據基礎。
費用控制的數據基礎有: 費用預算結果、實(shí)施執行報告、增加或減少預算的請求。
(2) 費用控制的工具方法。
費用控制的工具方法有: 費用控制改變系統、實(shí)施的度量、附加的計劃、相關(guān)計算工具等。
(3) 費用控制的主要結果。
費用控制包括的內容有: 修訂費用估計、費用預算更新、糾正偏差活動(dòng)、案例學(xué)習課程、估計項目總費用。
313 項目的質(zhì)量管理
項目的質(zhì)量管理主要是為了確保項目按照設計者規定的要求完成項目, 包括使整個(gè)項目的所有功能、活動(dòng)能夠按照原有的質(zhì)量及目標要求得以實(shí)施。項目的質(zhì)量管理主要由質(zhì)量計劃、質(zhì)量保證、質(zhì)量控制等幾個(gè)環(huán)節構成。
31311 質(zhì)量計劃
質(zhì)量計劃主要是保證項目在項目進(jìn)度、項目費用的范圍內, 按照項目質(zhì)量標準順利地實(shí)現。
(1) 質(zhì)量計劃的數據基礎。
質(zhì)量計劃的數據基礎有: 質(zhì)量方針、范圍陳述、產(chǎn)品描述、規則標準、其他工作的影響等。
(2) 質(zhì)量計劃的工具方法。
質(zhì)量計劃的工具方法有: 利益和成本的分析、提供實(shí)施標準、制作流程圖、進(jìn)行試驗設計。
(3) 質(zhì)量計劃的主要結果。
質(zhì)量計劃的主要結果有: 質(zhì)量管理計劃、具體操作說(shuō)明、質(zhì)量檢查表格等。
31312 質(zhì)量保證
項目質(zhì)量保證貫穿于項目實(shí)施的全過(guò)程之中,它是所有計劃和具體實(shí)施達到質(zhì)量計劃要求的基礎, 并為項目質(zhì)量系統的正常運轉提供可靠的保證。
(1) 質(zhì)量保證的數據基礎。質(zhì)量保證的數據基礎有: 質(zhì)量管理計劃、具體操
作說(shuō)明等。
(2) 質(zhì)量保證的工具方法。
質(zhì)量保證的工具方法有: 質(zhì)量審核以及質(zhì)量計劃所采用的方法。
(3) 質(zhì)量保證的主要結果。
質(zhì)量保證的主要任務(wù)是保證質(zhì)量和質(zhì)量改進(jìn)。
31313 質(zhì)量控制
質(zhì)量控制主要是監督項目的實(shí)施結果, 將項目的結果與質(zhì)量標準進(jìn)行比較, 找出差距并分析原因。質(zhì)量控制同樣貫穿于項目實(shí)施的全過(guò)程。
(1) 質(zhì)量控制的數據基礎。
質(zhì)量控制的數據基礎有: 具體工作結果、質(zhì)量管理計劃、操作描述、質(zhì)量檢查表格等。
(2) 質(zhì)量控制的工具方法。
質(zhì)量控制的工具方法有: 檢查測試、控制圖表、統計樣本、趨勢分析等。
(3) 質(zhì)量控制的主要結果。
質(zhì)量控制除其控制機能外還有: 質(zhì)量改進(jìn)措施、檢查通過(guò)、要求返工、完成檢查表、過(guò)程調整等。另外在質(zhì)量管理的全過(guò)程中還會(huì )涉及到一些質(zhì)量技術(shù)文件: 質(zhì)量保證大綱、質(zhì)量工作計劃、技術(shù)文件、質(zhì)量成本計劃等。
總之, 項目的三坐標管理體系中的進(jìn)度管理、費用管理、質(zhì)量管理是相互聯(lián)系相互影響的有機整體,在實(shí)際管理過(guò)程中不能把它們割裂開(kāi)來(lái)。 4 項目管理的組織與領(lǐng)導 合理的組織結構、適當的領(lǐng)導人選及正確的領(lǐng)導方法對于項目的正常完成是非常重要的。
411 項目管理的組織
項目管理的組織結構直接影響到管理的有效性, 其中的關(guān)鍵點(diǎn)就是管理幅度和管理層次。
41111 項目管理的組織設計原則
(1) 目標的一致性。
為了總目標的完成, 建立層層保證、左右協(xié)調的目標體系。
(2) 有效的管理幅度和層次。
管理幅度與管理層次成反比, 因此應盡可能地擴大管理幅度, 減少不必要的層次, 以免信息的遲滯和失真。
(3) 責任和權力要對等。
責權要對等, 有權無(wú)責, 會(huì )助長(cháng)瞎指揮亂拍板;有責無(wú)權會(huì )束縛管理人員的工作開(kāi)展和積極性。
(4) 要合理分工和密切協(xié)作。
這種分工協(xié)作既包括上下級的分工協(xié)作, 也包括平級之間的分工協(xié)作。
(5) 集權與分權相結合。
集權與分權應考慮到具體項目的情況, 但不能走極端。
(6) 建立激勵和約束機制。
嚴明的獎懲制度也是非常重要的一個(gè)環(huán)節。
41112 項目管理的組織結構形式
(1) 傳統行政的組織形式。
傳統行政式的組織形式有:
直線(xiàn)制——廠(chǎng)長(cháng)直接領(lǐng)導車(chē)間主任, 車(chē)間主任直接領(lǐng)導班組長(cháng);職能制——廠(chǎng)長(cháng)和其下的職能科室都對車(chē)間主任進(jìn)行領(lǐng)導, 其形式為多頭領(lǐng)導;直線(xiàn)職能制——廠(chǎng)長(cháng)直接領(lǐng)導車(chē)間主任, 職能科室對車(chē)間主任只有建議權而沒(méi)有命令權。這些組織形式均不適用于項目管理。
(2) 項目管理的組織形式。
項目管理應采取矩陣組織形式進(jìn)行管理。一個(gè)單位有許多部門(mén), 也可能同時(shí)進(jìn)行多個(gè)項目。組建項目組時(shí), 配備人力資源時(shí), 可“選用”(而不一定是抽調) 各部門(mén)的人員。這樣, 如果需要時(shí), 某一個(gè)人可能同時(shí)參與多個(gè)項目, 這就是所謂的矩陣組織形式。這種組織形式的要點(diǎn)是: 項目組既不是一個(gè)行政的組織, 也不與任何行政組織并列, 它是一個(gè)臨時(shí)組織。
412 項目管理的領(lǐng)導
在企業(yè)中, 領(lǐng)導需要發(fā)揮決策、用人、指揮、協(xié)調和激勵等5 個(gè)方面的作用, 但不同的領(lǐng)導層次, 工作重點(diǎn)和要求也是不盡相同的。
41211 領(lǐng)導權力的類(lèi)型
領(lǐng)導者權力的大小并不完全取決于職位的高低。一般來(lái)說(shuō), 領(lǐng)導權力有5 種不同的類(lèi)型。
(1) 強制權。強制權的認識基礎是: 不服從上司的意愿會(huì )招致處罰。
(2) 獎勵權。獎勵權的認識基礎是: 服從上司的意愿會(huì )帶來(lái)獎勵, 這是強制權的對立面。
(3) 法定權。這種權力來(lái)自在組織機構中所處的位置。例如, 公司總經(jīng)理比副總經(jīng)理有更多的法定權力。
(4) 專(zhuān)長(cháng)權。來(lái)自知識的權力, 其基礎是具有某些專(zhuān)門(mén)知識或特殊技能。
(5) 影響權。由個(gè)人資歷、榜樣、感情所產(chǎn)生的力量, 能使領(lǐng)導取得下屬的認可。比如: 有的領(lǐng)導品行優(yōu)秀、德高望重而受到下屬的欽佩。強制權、獎勵權、法定權是由組織結構中的職位所決定的, 都來(lái)源于行政的力量, 而專(zhuān)長(cháng)權和影響權則取決于個(gè)人的知識和品德。有效的領(lǐng)導不僅要依靠行政的權力, 還必須具有專(zhuān)長(cháng)權和影響權, 這樣才會(huì )使被領(lǐng)導者心悅誠服。
41212 領(lǐng)導方式的類(lèi)型
按照三分法理論, 根據領(lǐng)導者控制或影響被領(lǐng)導者方式的不同, 可以把領(lǐng)導方式劃分為集權型、民主型、放任型。
(1) 集權型。
集權型領(lǐng)導是指領(lǐng)導者個(gè)人決定一切, 而要下屬執行。他要求下屬絕對服從, 并認為決策是自己一個(gè)人的事情, 下屬不得染指。
(2) 民主型。
民主型領(lǐng)導是指領(lǐng)導者發(fā)動(dòng)下屬討論, 共同商量、集思廣益, 然后決策。他要求上下融洽、合作一致地工作。
(3) 放任型。
放任型領(lǐng)導是指領(lǐng)導者全面放開(kāi), 下屬愿意怎樣做就怎樣做, 完全自由。他的職責僅僅是為下屬提供信息并與企業(yè)外部環(huán)境進(jìn)行聯(lián)系, 以利于下屬的工作。具體的領(lǐng)導者可能是三種方式的有機組合, 在推選配備項目管理領(lǐng)導時(shí), 應充分考慮到個(gè)人的特點(diǎn)和對工作可能產(chǎn)生的影響。按照管理方格理論, 又可以領(lǐng)導者對工作的關(guān)心程度和對人的關(guān)心程度作出衡量。管理方格是一種等分的方格圖, 其中橫軸從左到右表示領(lǐng)導者對生產(chǎn)的關(guān)心程度, 縱軸從下到上表示領(lǐng)導者對人的關(guān)心程度。那么管理方格共有81 格, 其中根據在管理方格中的位置, 有5 種類(lèi)型具有代表意義: 111型(失敗型)、119 型(調和型)、911 型(專(zhuān)權型)、515型(敷衍型)、919 型(成功型)。 5 項目管理軟件目前市場(chǎng)上的項目管理軟件有很多, 但最為廣泛使用的是M icro sof t P ro ject 98 中文版, 其具有簡(jiǎn)明通用的特點(diǎn), 特別適合于中小型項目的管理。該軟件不但具有使用簡(jiǎn)單、輔助性強、修改方便的特點(diǎn), 尤是充分考慮了各種項目圖表的內在聯(lián)系。比如: 當做好了甘特圖, 統籌圖就自動(dòng)生成了。 6 結語(yǔ) 項目管理首先被應用于建筑行業(yè)和美國的軍工企業(yè), 取得了很大的成功, 并逐步得到推廣。國際上世界銀行貸款項目也要求投標企業(yè)的項目管理資質(zhì), 因此我國項目管理的培訓和認證也在緊鑼密鼓地進(jìn)行, 同時(shí)越來(lái)越多的企業(yè)也逐認識到項目管理的重要性?？梢灶A見(jiàn), 公路設計、公路施工、工程監理、公路軟件的開(kāi)發(fā)將會(huì )逐步采用項目管理的方法。那么我們有理由相信, 由此產(chǎn)生的效率和效益也是可以預見(jiàn)的。 |
