身份證號碼的管理
我們先來(lái)說(shuō)說(shuō)身份證號碼的管理。身份證號碼信息是一組長(cháng)編碼，因此在管理這類(lèi)信息時(shí)要注意以下兩個(gè)方面的設置：
設置文本格式
在輸入身份證號碼前，要先將單元格設置成“文本”格式，然后才能輸入信息（順序不能顛倒），否則會(huì )造成輸入的身份證號碼為默認的“常規”數值類(lèi)型。這樣一來(lái)，一個(gè)18位的身份證號碼會(huì )變成“科學(xué)計數法”顯示，并且由于Excel自身的15位數據精度的問(wèn)題，會(huì )使身份證號碼的后3位自動(dòng)轉換成“0”（見(jiàn)圖表2）。
設置數據有效性
為了防止在輸入身份證號碼的過(guò)程中出現多輸入或少輸入的錯誤，還應在設置了“文本”格式后再為這些單元格設置“數據有效性”的條件。
當前，由于身份證號碼普遍都已經(jīng)升級為二代身份證號碼，也就是18位編號。所以若沒(méi)有例外情況，只需按如下操作即可完成。
第一步：選中所有待輸入身份證號碼的單元格，然后選擇“數據”選項卡中的“數據有效性”按鈕，打開(kāi)“數據有效性”對話(huà)框。
第二步：將“有效性條件”中的“任何值”更改成“文本長(cháng)度”條件，再將“數據”中的“介于”更改成“等于”，然后在下面的“長(cháng)度”框中輸入“18”，單擊“確定”按鈕（見(jiàn)圖表3）。
倘若在員工統計表中存在一代身份證號碼（15位）和二代身份證號碼（18位）混雜的情況，那么就只能使用數據有效性中的“自定義”條件才能進(jìn)行嚴格的限制了，操作如下：
第一步：選中所有待輸入身份證號碼的單元格，然后選擇“數據”選項卡中的“數據有效性”按鈕，打開(kāi)“數據有效性”對話(huà)框。
第二步：將“有效性條件”中的“任何值”更改成“自定義”條件，再在下方的“公式”欄中輸入函數“=OR（LEN（C4）=15，LEN（C4）=18）”，然后單擊“確定”按鈕（圖表4）。
通過(guò)前面的設置，我們已經(jīng)做好了輸入前的準備，這樣一來(lái)，單元格既是文本格式，又有了非常嚴謹的有效性的限制，下面就可以放心地輸入每位員工的身份證號碼了。
身份證號碼的運算
由于身份證號碼有著(zhù)很強的規律信息特征，所以對于HR來(lái)說(shuō)應該很好地利用它的這個(gè)特點(diǎn)。當身份證號碼一旦輸入完成，便可自動(dòng)計算出員工的“出生日期”、“年齡”和“性別”等信息。
首先，讓我們了解一下身份證號碼的規律。對于一個(gè)18位的身份證號碼，前面6位是這個(gè)人的戶(hù)籍所在地，前3位是省，后3位是城市（對于直轄市來(lái)說(shuō)，前3位是市，后3位是區），從第7位到14位是這個(gè)人的出生日期，第15位到17位是順序號，其中第17位是性別碼，奇數為男，偶數為女，最后一位是校驗碼，由數字0？9和羅馬數字的Ⅹ（10）11個(gè)數字組成。
這樣一個(gè)帶有規律的信息編碼，只要身份證號碼填寫(xiě)無(wú)誤，那么利用Excel的“文本提取”函數就可計算“出生日期”，利用日期計算的公式就可以計算出“年齡”，再利用奇偶數的判斷就可自動(dòng)計算出“性別”信息。
自動(dòng)計算出生日期
由于出生日期是身份證號碼中的第7位至第14位，所以我們使用“文本提取”函數和“文本合并”的公式就可自動(dòng)將出生日期計算出來(lái)，操作如下：
第一步：選中第1個(gè)人員的出生日期單元格。
第二步：然后在單元格中輸入“=MID（C4，7，4）&"-"&MID（C4，11，2）&"-"&MID（C4，13，2）”，單擊“Enter”鍵即可得到第1個(gè)人的出生日期信息（見(jiàn)圖表5）。
第三步：向下填充公式至最后一個(gè)人。
自動(dòng)計算年齡
出生的日期有了，就可以使用“TODAY”函數配合自動(dòng)計算每個(gè)員工的實(shí)際年齡了，操作如下：
第一步：選中第1個(gè)人員的年齡單元格。
第二步：然后在單元格中輸入“=INT（（TODAY（）-D4）/365）”，單擊“Enter”鍵即可得到第1個(gè)人的年齡信息（圖表6）。
第三步：向下填充公式至最后一個(gè)人。
自動(dòng)計算性別
性別碼是身份證號碼中的第17位，奇數位男，偶數為女，所以只要把第17位提取出來(lái)進(jìn)行奇偶判斷，就可自動(dòng)得到性別信息了，操作如下：
第一步：選中第1個(gè)人員的性別單元格。
第二步：然后在單元格中輸入“=IF（MOD（MID（C4，17，1），2）=0，"女"，"男"）”，單擊“Enter”鍵即可得到第1個(gè)人的性別信息（圖表7）。
第三步：向下填充公式至最后一個(gè)人。
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