2.5.4 跨表操作數據 設有名稱(chēng)為Sheet1、Sheet2和Sheet3的3張工作表，現要用Sheet1的D8單元格的內容乘以40％，再加上Sheet2的B8單元格
內容乘以60％作為Sheet3的A8單元格的內容，則應該在Sheet3的A8單元格輸入以下算式:=Sheet1!D8＊40％＋Sheet2!B8＊60％。
2.5.5 查看Excel中相距較遠的兩列數據 在Excel中，若要將距離較遠的兩列數據(如A列與Z列)進(jìn)行對比，只能不停地移動(dòng)表格窗內的水平滾動(dòng)
條來(lái)分別查看，這樣的操作非常麻煩而且容易出錯。利用下面這個(gè)小技巧，你可以將一個(gè)數據表“變”成兩個(gè)，讓相距較遠的數據同屏顯示。
把鼠標指針移到工作表底部水平滾動(dòng)條右側的小塊上，鼠標指針便會(huì )變成一個(gè)雙向的光標。把這個(gè)小塊拖到工作表的中部，你便會(huì )發(fā)現整個(gè)工
作表被一分為二，出現了兩個(gè)數據框，而其中的都是當前工作表內的內容。這樣你便可以讓一個(gè)數據框中顯示A列數據，另一個(gè)數據框中顯示Z
列數據，從而可以進(jìn)行輕松的比較。
2.5.6 如何消除縮位后的計算誤差（微軟Office技巧大賽獲獎作品） 有時(shí)我們輸入的數字是小數點(diǎn)后兩位數，但是在精度要求上只要一位，縮
位后顯示沒(méi)問(wèn)題，但其計算結果卻是有誤差的。解決方法是:單擊“工具→選項→重新計算”，選中“以顯示值為準”（），這樣計算結果就沒(méi)
有誤差了。 事實(shí)上并不是計算上有誤差，而是顯示設置的四舍五入。采用本技巧提供的方法，可以解決顯示中的問(wèn)題，但同時(shí)會(huì )改變數值的精
度，在使用前Excel會(huì )給你一個(gè)警告。
2.5.7 利用選擇性粘貼命令完成一些特殊的計算 如果某Excel工作表中有大量數字格式的數據，并且你希望將所有數字取負，請使用選擇性粘
貼命令，操作方法如下: 在一個(gè)空單元格中輸入“-1”，選擇該單元格，并點(diǎn)擊“編輯→復制”命令，選擇目標單元格。點(diǎn)擊“編輯→選擇性
粘貼”命令，選中粘貼欄下的數值和運算欄下的乘，點(diǎn)擊“確定”，所有數字將與-1相乘。你也可以使用該方法將單元格中的數值縮小1000或
更大倍數。
2.5.8 Web查詢(xún)保持Excel工作表總是最新 Web頁(yè)上經(jīng)常包含適合在Excel中進(jìn)行分析的信息，例如，可以在Excel中使用直接從Web頁(yè)上獲取的信
息分析股票報價(jià)。但如果你需要經(jīng)常更新信息就必須借助Web頁(yè)上的最新信息?，F在Excel 2002可以用可刷新Web查詢(xún)簡(jiǎn)化這個(gè)任務(wù)來(lái)創(chuàng )建新的
可刷新Web查詢(xún)，方法如下: 在瀏覽器中瀏覽要查詢(xún)數據的Web頁(yè)，把數據復制并粘貼到Excel工作表中。在粘貼的數據下方將出現一個(gè)粘貼選項
智能標記，單擊粘貼選項智能標記右邊的箭頭，再單擊創(chuàng )建可刷新的Web查詢(xún)，在新建Web查詢(xún)對話(huà)框中，點(diǎn)擊你想要查詢(xún)的數據表前面的黃色
箭頭，單擊導入。 在Excel中可以手動(dòng)或自動(dòng)刷新這個(gè)數據。手動(dòng)刷新方法如下:在外部數據工具欄上，單擊數據區域屬性按鈕，在刷新控制下
面選中你想要的選項的復選框。 注意:當你從Web站點(diǎn)獲取數據時(shí)，可能會(huì )丟失一些格式或內容，像腳本、gif圖像或單個(gè)單元中的數據列表。
2.5.9 在Excel中進(jìn)行快速計算 查看一系列單元格的最大值的操作方法: 選擇你感興趣的單元格，你將看到所選單元格的總和顯示在狀態(tài)欄中
。狀態(tài)欄就是工作表窗口下方的水平區域。如果沒(méi)有出現狀態(tài)欄，單擊視圖菜單中的狀態(tài)欄，鼠標右擊狀態(tài)欄，然后單擊最大值，現在你就可
以在狀態(tài)欄中看到最大值了。該方法可以計算選定單元格的平均值、總和、最小值。此外，你還可使用該方法計算包含數字的單元格的數量（
選擇計數值），或者計算已填充單元格的數量（選擇計數）。
2.5.10 自動(dòng)篩選前10個(gè) 有時(shí)你可能想對數值字段使用自動(dòng)篩選來(lái)顯示數據清單里的前n個(gè)最大值或最小值，解決的方法是使用“前10個(gè)”自動(dòng)
篩選。當你在自動(dòng)篩選的數值字段下拉列表中選擇“前10個(gè)”選項時(shí)，將出現“自動(dòng)篩選前10個(gè)”對話(huà)框，這里所謂“前10個(gè)”是一個(gè)一般術(shù)
語(yǔ)，并不僅局限于前10個(gè)，你可以選擇最大或最小和定義任意的數字，比如根據需要選擇8個(gè)、12個(gè)等。
2.5.11 同時(shí)進(jìn)行多個(gè)單元格的運算（微軟Office技巧大賽獲獎作品） 如果我們現在有多個(gè)單元格的數據要和一個(gè)數據進(jìn)行加減乘除運算，那
么一個(gè)一個(gè)運算顯然比較麻煩，其實(shí)利用“選擇性粘貼”功能就可以實(shí)現同時(shí)運算。下面我們一起來(lái)看一個(gè)實(shí)例。 我們要將C1、C4、C5、D3、
E11單元格數據都加上25，那么可以這樣做:首先在一個(gè)空白的單元格中輸入25，選中這個(gè)單元格后點(diǎn)擊鼠標右鍵選擇“復制”。然后按住Ctrl
鍵依次點(diǎn)擊C1、C4、C5、D3、E11單元格，將這些單元格選中。接下來(lái)點(diǎn)擊鼠標右鍵選擇“選擇性粘貼”，在“選擇性粘貼”對話(huà)框中勾選“運
算”框內的“加”選項，點(diǎn)擊“確定”?，F在我們可以看到，這些單元格中的數據都同時(shí)被加上了25。
2.5.12 讓Excel出現錯誤數據提示 Excel除了可以對單元格或單元格區域設置數據有效性條件并進(jìn)行檢查外，還可以在用戶(hù)選擇單元格或單元
格區域時(shí)顯示幫助性“輸入信息”，也可以在用戶(hù)輸入了非法數據時(shí)提示“錯誤警告”。 選取單元格或單元格區域，單擊“數據→有效性”命
令，單擊“輸入信息”選項卡，選定“選定單元格時(shí)顯示輸入信息”復選框，輸入標題，如“注意”，輸入顯示信息如“這里應輸入負數！”
（），單擊“確定”按鈕。此后，再選定那些單元格或單元格區域時(shí)，Excel將自動(dòng)提示上述信息。 另外，你還可以對設置了有效性條件檢查
的單元格或單元格區域，再設置“出錯警告”信息，方法是:選取單元格或單元格區域，單擊“數據→有效性”命令，單擊“出錯警告”選項卡
，選定“輸入無(wú)效數據時(shí)顯示出錯警告”復選框（），選擇警告樣式，輸入標題如“警告”，輸入出錯信息如“不能輸入正數！”，然后單擊
“確定”按鈕即可。此后，如果你在指定的單元格中輸入了正數，Excel將警告你“不能輸入正數!”
2.5.13 用“超級連接”快速跳轉到其它文件 用超級鏈接在各個(gè)位置之間跳轉十分方便，若你要切換到其它文件，只需用鼠標指向帶有下劃線(xiàn)
的藍色超級鏈接文件，然后單擊鼠標即可跳轉到超級鏈接所指向的子位置上去，看完后若要返回，只需單擊“Web”工具欄上的“返回”按鈕即
可。
第6節 設置技巧
2.6.1 定制菜單命令 你可以根據自己的要求來(lái)定制選項菜單。首先單擊“工具→自定義”命令，打開(kāi)其中的“命令”選項卡（），在左側的“
類(lèi)別”窗口中選擇欲增刪的菜單類(lèi)別。如果是增加菜單命令，你只需在右側的“命令”格內進(jìn)行選擇，將其拖至對應的菜單項，菜單自動(dòng)打開(kāi)
并出現一黑線(xiàn)后，將其插入黑線(xiàn)指示的位置，在空白處單擊鼠標左鍵即可。如果是刪除菜單命令，只須打開(kāi)菜單選中需要刪除的命令，按下鼠
標左鍵將它拖至圖中的“命令”格中即可。也可在該示意圖打開(kāi)的情況下，打開(kāi)菜單單擊右鍵，選中“刪除”命令即可。
2.6.2 設置菜單分隔線(xiàn) Excel工具欄按鈕之間有分隔線(xiàn)，如果你喜歡，也可以在菜單中的命令之間添加分隔線(xiàn)。方法是:按住Alt鍵后拖動(dòng)菜單
。如果拖動(dòng)方向為增大菜單間距，則自動(dòng)在中間添加分隔線(xiàn);如果拖動(dòng)方向為減小菜單間距，則自動(dòng)去掉中間的分隔線(xiàn)。
2.6.3 備份自定義工具欄 在C:＼Windows＼Application Data＼Microsoft＼Excel文件夾中有個(gè)Excel10．xlb文件，這個(gè)文件保存了你的自定
義工具欄和其他屏幕位置上每一個(gè)可見(jiàn)的工具欄信息。所以，建議你將工具欄設置好后，為Excell0．xlb文件作拷貝，起個(gè)不同的名字，以備
隨時(shí)載入，恢復你的工具欄。
2.6.4 共享自定義工具欄 如果你建立了一個(gè)自定義工具欄并希望和其他人一起分享的話(huà)，你可以將它“附加”到一個(gè)工作簿中。單擊“工具→
自定義→工具欄”，選擇你的自定義工具欄，單擊“附加”按鈕（），出現“附加工具欄”對話(huà)框，單擊“復制”按鈕，即可將工具欄添加到
一個(gè)工作簿中。
2.6.5 使用單文檔界面快速切換工作簿 Excel 2002采用了單文檔界面，每打開(kāi)一個(gè)工作簿，都會(huì )在任務(wù)欄中顯示出來(lái)。因此，你可以通過(guò)單擊
任務(wù)欄上的名稱(chēng)來(lái)快速切換工作簿，而不必在“窗口”菜單中選擇打開(kāi)的工作簿名稱(chēng)。如果你的Excel 2002沒(méi)有此項功能，可按以下方法設置:
單擊“工具→選項”命令，單擊“視圖”選項卡，選中“任務(wù)欄中的窗口”復選框（），單擊“確定”按鈕即可。
2.6.6 自定義工具欄按鈕 單擊“工具→自定義”命令，打開(kāi)“自定義”對話(huà)框使Excel處于自定義模式，這時(shí)你可以用鼠標右鍵單擊工具欄上
的按鈕圖標，彈出快捷菜單，利用這個(gè)快捷萊單，我們可以完成好多自定義工作。 1.使用“命名”改變工具按鈕的名稱(chēng); 2.使用“復制按鈕圖
像”可以將按鈕的圖標復制到剪貼板中，然后插入到文本或表格中、或者粘貼到另一個(gè)按鈕上; 3.使用“編輯按鈕圖像”來(lái)調用按鈕編
Excel XP的八則快速輸入技巧
如果我們在用Excel XP處理龐大的數據信息時(shí)，不注意講究技巧和方法的話(huà)，很可能會(huì )花費很大的精力。因此如何巧用Excel XP，來(lái)快速輸
入信息就成為各個(gè)Excel XP用戶(hù)非常關(guān)心的話(huà)題，筆者向大家介紹幾則這方面的小技巧。
1、快速輸入大量含小數點(diǎn)的數字
如果我們需要在Excel XP工作表中輸入大量的帶有小數位的數字時(shí)，按照普通的輸入方法，我們可能按照數字原樣大小直接輸入，例如現在要
在單元格中輸入0.05這個(gè)數字時(shí)，我們會(huì )把“0.05”原樣輸入到表格中。不過(guò)如果需要輸入若干個(gè)帶有小數點(diǎn)的數字時(shí)，我們再按照上面的方
法輸入的話(huà)，每次輸入數字時(shí)都需要重復輸入小數點(diǎn)，這樣工作量會(huì )變大，輸入效率會(huì )降低。其實(shí)，我們可以使用Excel XP中的小數點(diǎn)自動(dòng)定
位功能，讓所有數字的小數點(diǎn)自動(dòng)定位，從而快速提高輸入速度。在使用小數點(diǎn)自動(dòng)定位功能時(shí)，我們可以先在Excel XP的編輯界面中，用鼠
標依次單擊“工具”/“選項”/“編輯”標簽，在彈出的對話(huà)框中選中“自動(dòng)設置小數點(diǎn)”復選框，然后在“位數”微調編輯框中鍵入需要顯
示在小數點(diǎn)右面的位數就可以了。以后我們再輸入帶有小數點(diǎn)的數字時(shí)，直接輸入數字，而小數點(diǎn)將在回車(chē)鍵后自動(dòng)進(jìn)行定位。例如，我們要
在某單元格中鍵入0.06的話(huà)，可以在上面的設置中，讓“位數”選項為2，然后直接在指定單元格中輸入6，回車(chē)以后，該單元格的數字自動(dòng)變
為“0.06”，怎么樣簡(jiǎn)單吧？
2、快速錄入文本文件中的內容
現在您手邊假如有一些以純文本格式儲存的文件，如果此時(shí)您需要將這些數據制作成Excel XP的工作表，那該怎么辦呢？重新輸入一遍，大概
只有頭腦有毛病的人才會(huì )這樣做；將菜單上的數據一個(gè)個(gè)復制/粘貼到工作表中，也需花很多時(shí)間。沒(méi)關(guān)系！您只要在Excel XP中巧妙使用其中
的文本文件導入功能，就可以大大減輕需要重新輸入或者需要不斷復制、粘貼的巨大工作量了。使用該功能時(shí)，您只要在Excel XP編輯區中，
依次用鼠標單擊菜單欄中的“數據/獲取外部數據/導入文本文件”命令，然后在導入文本會(huì )話(huà)窗口選擇要導入的文本文件，再按下“導入”鈕
以后，程序會(huì )彈出一個(gè)文本導入向導對話(huà)框，您只要按照向導的提示進(jìn)行操作，就可以把以文本格式的數據轉換成工作表的格式了。
3、快速輸入大量相同數據
如果你希望在不同的單元格中輸入大量相同的數據信息，那么你不必逐個(gè)單元格一個(gè)一個(gè)地輸入，那樣需要花費好長(cháng)時(shí)間，而且還比較容
易出錯。你可以通過(guò)下面的操作方法在多個(gè)相鄰或不相鄰的單元格中快速填充同一個(gè)數據，具體方法為：首先同時(shí)選中需要填充數據的單元格
。若某些單元格不相鄰，可在按住Ctrl鍵的同時(shí)，點(diǎn)擊鼠標左鍵，逐個(gè)選中；其次輸入要填充的某個(gè)數據。按住Ctrl鍵的同時(shí)，按回車(chē)鍵，則
剛才選中的所有單元格同時(shí)填入該數據。
4、快速進(jìn)行中英文輸入法切換
一張工作表常常會(huì )既包含有數字信息，又包含有文字信息，要錄入這樣一種工作表就需要我們不斷地在中英文之間反復切換輸入法，非常
麻煩，為了方便操作，我們可以用以下方法實(shí)現自動(dòng)切換：首先用鼠標選中需要輸入中文的單元格區域，然后在輸入法菜單中選擇一個(gè)合適的
中文輸入法；接著(zhù)打開(kāi)“有效數據”對話(huà)框，選中“IME模式”標簽，在“模式”框中選擇打開(kāi)，單擊“確定”按鈕；然后再選中輸入數字的單
元格區域，在“有效數據”對話(huà)框中，單擊“IME模式”選項卡，在“模式”框中選擇關(guān)閉（英文模式）；最后單擊“確定”按鈕，這樣用鼠標
分別在剛才設定的兩列中選中單元格，五筆和英文輸入方式就可以相互切換了。
5、快速刪除工作表中空行
刪除Excel XP工作表中的空行，一般的方法是需要將空行都找出來(lái)，然后逐行刪除，但這樣做操作量非常大，很不方便。那么如何才能減
輕刪除工作表中空行的工作量呢？您可以使用下面的操作方法來(lái)進(jìn)行刪除：首先打開(kāi)要刪除空行的工作表，在打開(kāi)的工作表中用鼠標單擊菜單
欄中的“ 插 入”菜單項，并從下拉菜單中選擇“列”，從而插入一新的列Ｘ，在Ｘ列中順序填入整數；然后根據其他任何一列將表中的行排
序，使所有空行都集中到表的底部。刪去所有空行中Ｘ列的數據，以Ｘ列重新排序，然后刪去Ｘ列。按照這樣的刪除方法，無(wú)論工作表中包含
多少空行，您就可以很快地刪除了。
6、快速對不同單元格中字號進(jìn)行調整
在使用Excel XP編輯文件時(shí)，常常需要將某一列的寬度固定，但由于該列各單元格中的字符數目不等，致使有的單元格中的內容不能完全顯示
在屏幕上，為了讓這些單元格中的數據都顯示在屏幕上，就不得不對這些單元格重新定義較小的字號。如果依次對這些單元格中的字號調整的
話(huà)，工作量將會(huì )變得很大。其實(shí)，您可以采用下面的方法來(lái)減輕字號調整的工作量：首先新建或打開(kāi)一個(gè)工作簿，并選中需要Excel XP根據單
元格的寬度調整字號的單元格區域；其次單擊用鼠標依次單擊菜單欄中的“格式”/“單元格”/“對齊”標簽，在“文本控制”下選中“縮小
字體填充”復選框，并單擊“確定”按鈕；此后，當你在這些單元格中輸入數據時(shí)，如果輸入的數據長(cháng)度超過(guò)了單元格的寬度，Excel XP能夠
自動(dòng)縮小字符的大小把數據調整到與列寬一致，以使數據全部顯示在單元格中。如果你對這些單元格的列寬進(jìn)行了更改，則字符可自動(dòng)增大或
縮小字號，以適應新的單元格列寬，但是對這些單元格原設置的字體字號大小則保持不變。
7、快速輸入多個(gè)重復數據
在使用Excel XP工作表的過(guò)程中，我們經(jīng)常要輸入大量重復的數據,如果依次輸入，無(wú)疑工作量是巨大的?，F在我們可以借助Excel XP的“宏”
功能,來(lái)記錄首次輸入需要重復輸入的數據的命令和過(guò)程,然后將這些命令和過(guò)程賦值到一個(gè)組合鍵或工具欄的按鈕上,當按下組合鍵時(shí),計算機
就會(huì )重復所記錄的操作。使用宏功能時(shí)，我們可以按照以下步驟進(jìn)行操作:首先打開(kāi)工作表，在工作表中選中要進(jìn)行操作的單元格；接著(zhù)再用鼠
標單擊菜單欄中的“工具”菜單項，并從彈出的下拉菜單中選擇“宏”子菜單項，并從隨后彈出的下級菜單中選擇“錄制新宏”命令；設定好
宏后，我們就可以對指定的單元格，進(jìn)行各種操作，程序將自動(dòng)對所進(jìn)行的各方面操作記錄復制。
8、快速處理多個(gè)工作表
有時(shí)我們需要在Excel XP中打開(kāi)多個(gè)工作表來(lái)進(jìn)行編輯，但無(wú)論打開(kāi)多少工作表，在某一時(shí)刻我們只能對一個(gè)工作表進(jìn)行編輯，編輯好了
以后再依次編輯下一個(gè)工作表，如果真是這樣操作的話(huà)，我們倒沒(méi)有這個(gè)必要同時(shí)打開(kāi)多個(gè)工作表了，因為我們同時(shí)打開(kāi)多個(gè)工作表的目的就
是要減輕處理多個(gè)工作表的工作量的，那么我們該如何實(shí)現這樣的操作呢？您可采用以下方法：首先按住“Shift"鍵或“Ctrl"鍵并配以鼠標操
作，在工作簿底部選擇多個(gè)彼此相鄰或不相鄰的工作表標簽，然后就可以對其實(shí)行多方面的批量處理；接著(zhù)在選中的工作表標簽上按右鍵彈出
快捷菜單，進(jìn)行插入和刪除多個(gè)工作表的操作；然后在“文件”菜單中選擇“頁(yè)面設置……”，將選中的多個(gè)工作表設成相同的頁(yè)面模式；再
通過(guò)“編輯”菜單中的有關(guān)選項，在多個(gè)工作表范圍內進(jìn)行查找、替換、定位操作；通過(guò)“格式”菜單中的有關(guān)選項，將選中的多個(gè)工作表的
行、列、單元格設成相同的樣式以及進(jìn)行一次性全部隱藏操作；接著(zhù)在“工具”菜單中選擇“選項……”，在彈出的菜單中選擇“視窗”和“
編輯”按鈕，將選中的工作表設成相同的視窗樣式和單元格編輯屬性；最后選中上述工作表集合中任何一個(gè)工作表，并在其上完成我們所需要
的表格，則其它工作表在相同的位置也同時(shí)生成了格式完全相同的表格。
高效辦公Excel排序方法"集中營(yíng)"
排序是數據處理中的經(jīng)常性工作，Excel排序有序數計算（類(lèi)似成績(jì)統計中的名次）和數據重排兩類(lèi)。本文以幾個(gè)車(chē)間的產(chǎn)值和名稱(chēng)為例
，介紹Excel 2000/XP的數據排序方法。
一、數值排序
1.RANK函數
RANK函數是Excel計算序數的主要工具，它的語(yǔ)法為:RANK （number，ref，order），其中number為參與計算的數字或含有數字的單元格，
ref是對參與計算的數字單元格區域的絕對引用，order是用來(lái)說(shuō)明排序方式的數字（如果order為零或省略，則以降序方式給出結果，反之按升
序方式）。
例如圖1中E2、E3、E4單元格存放一季度的總產(chǎn)值，計算各車(chē)間產(chǎn)值排名的方法是:在F2單元格內輸入公式“=RANK（E2，$E$2: $E$4）”，
敲回車(chē)即可計算出鑄造車(chē)間的產(chǎn)值排名是2。再將F2中的公式復制到剪貼板，選中F3、 F4單元格按Ctrl+V，就能計算出其余兩個(gè)車(chē)間的產(chǎn)值排
名為3和1。如果B1單元格中輸入的公式為“=RANK（E2，$E$2:$E$4，1）”，則計算出的序數按升序方式排列，即2、1和3。
需要注意的是:相同數值用RANK函數計算得到的序數（名次）相同，但會(huì )導致后續數字的序數空缺。假如上例中F2單元格存放的數值與 F3
相同，則按本法計算出的排名分別是3、3和1（降序時(shí)）。
2.COUNTIF函數
COUNTIF函數可以統計某一區域中符合條件的單元格數目，它的語(yǔ)法為COUNTIF（range，criteria）。其中range為參與統計的單元格區域
，criteria是以數字、表達式或文本形式定義的條件。其中數字可以直接寫(xiě)入，表達式和文本必須加引號。
仍以圖1為例，F2單元格內輸入的公式為“=COUNTIF（$E$2:$E$4， ">"&E2）+1”。計算各車(chē)間產(chǎn)值排名的方法同上，結果也完全相同，2
、 1和3。
此公式的計算過(guò)程是這樣的:首先根據E2單元格內的數值，在連接符&的作用下產(chǎn)生一個(gè)邏輯表達式，即“>176.7”、“>167.3”等。
COUNTIF函數計算出引用區域內符合條件的單元格數量，該結果加一即可得到該數值的名次。很顯然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，
對重復數據計算得到的結果與RANK函數相同。
3.IF函數
Excel自身帶有排序功能，可使數據以降序或升序方式重新排列。如果將它與IF函數結合，可以計算出沒(méi)有空缺的排名。以圖1中E2、E3、
E4單元格的產(chǎn)值排序為例，具體做法是:選中E2單元格，根據排序需要，單擊Excel工具欄中的“降序排序”或“升序排序”按鈕，即可使工作
表中的所有數據按要求重新排列。
假如數據是按產(chǎn)值由大到?。ń敌颍┡帕械?，而您又想賦予每個(gè)車(chē)間從1到n（n為自然數）的排名?？梢栽贕2單元格中輸入1，然后在G3單
元格中輸入公式“=IF（E3=E2， G3,G3+1）”，只要將公式復制到G4等單元格，就可以計算出其他車(chē)間的產(chǎn)值排名。
二、文本排序
選舉等場(chǎng)合需要按姓氏筆劃為文本排序， Excel提供了比較好的解決辦法。如果您要將圖1數據表按車(chē)間名稱(chēng)的筆劃排序，可以使用以下方
法: 選中排序關(guān)鍵字所在列（或行）的首個(gè)單元格（如圖1中的A1），單擊Excel“數據”菜單下的“排序”命令，再單擊其中的“選項”按鈕
。選中“排序選項”對話(huà)框“方法”下的“筆畫(huà)排序”，再根據數據排列方向選擇“按行排序”或“按列排序”，“確定”后回到“排序”對
話(huà)框（圖2）。如果您的數據帶有標題行（如圖1中的“單位”之類(lèi)），則應選中“有標題行”（反之不選），然后打開(kāi)“主要關(guān)鍵字”下拉列
表，選擇其中的“單位”，選中排序方式（“升序”或“降序”）后“確定”，表中的所有數據就會(huì )據此重新排列。
此法稍加變通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序，請讀者自行摸索。
三、自定義排序
如果您要求Excel按照“金工車(chē)間”、“鑄造車(chē)間”和“維修車(chē)間”的特定順序重排工作表數據，前面介紹的幾種方法就無(wú)能為力了。這類(lèi)
問(wèn)題可以用定義排序規則的方法解決:首先單擊Excel“工具”菜單下的“選項”命令，打開(kāi)“選項”對話(huà)框中的“自定義序列”選項卡（圖3）
。選中左邊“自定義序列”下的“新序列”，光標就會(huì )在右邊的“輸入序列”框內閃動(dòng)，您就可以輸入“金工車(chē)間”、 “鑄造車(chē)間”等自定義
序列了，輸入的每個(gè)序列之 間要用英文逗號分隔，或者每輸入一個(gè)序列就敲回車(chē)。如果序列已經(jīng)存在于工作表中，可以選中序列所在的單
元格區域單擊“導入”，這些序列就會(huì )被自動(dòng)加入“輸入序列”框。無(wú)論采用以上哪種方法，單擊“添加”按鈕即可將序列放入“自定義序列
”中備用（圖3）。
使用排序規則排序的具體方法與筆劃排序很相似，只是您要打開(kāi)“排序選項”對話(huà)框中的“自定義排序次序”下拉列表，選中前面定義的
排序規則，其他選項保持不動(dòng)?；氐?#8220;排序”對話(huà)框后根據需要選擇“升序”或“降序”，“確定”后即可完成數據的自定義排序。
需要說(shuō)明的是: 顯示在“自定義序列”選項卡中的序列（如一、二、三等），均可按以上方法參與排序，請讀者注意Excel提供的自定義序
列類(lèi)型。
談?wù)凟xcel輸入的技巧
在Excel工作表的單元格中，可以使用兩種最基本的數據格式：常數和公式。常數是指文字、數字、日期和時(shí)間等數據，還可以包括邏輯
值和錯誤值，每種數據都有它特定的格式和輸入方法，為了使用戶(hù)對輸入數據有一個(gè)明確的認識，有必要來(lái)介紹一下在Excel中輸入各種類(lèi)型數
據的方法和技巧。
一、輸入文本
Excel單元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及數字、空格和非數字字符的組合，每個(gè)單元格中最多可容納32000個(gè)字符數。雖然在
Excel中輸入文本和在其它應用程序中沒(méi)有什么本質(zhì)區別，但是還是有一些差異，比如我們在Word、PowerPoint的表格中，當在單元格中輸入文
本后，按回車(chē)鍵表示一個(gè)段落的結束，光標會(huì )自動(dòng)移到本單元格中下一段落的開(kāi)頭，在Excel的單元格中輸入文本時(shí)，按一下回車(chē)鍵卻表示結束
當前單元格的輸入，光標會(huì )自動(dòng)移到當前單元格的下一個(gè)單元格，出現這種情況時(shí)，如果你是想在單元格中分行，則必須在單元格中輸入硬回
車(chē)，即按住Alt鍵的同時(shí)按回車(chē)鍵。
二、輸入分數
幾乎在所有的文檔中，分數格式通常用一道斜杠來(lái)分界分子與分母，其格式為“分子/分母”，在Excel中日期的輸入方法也是用斜杠來(lái)區
分年月日的，比如在單元格中輸入“1/2”，按回車(chē)鍵則顯示“1月2日”，為了避免將輸入的分數與日期混淆，我們在單元格中輸入分數時(shí)，要
在分數前輸入“0”（零）以示區別，并且在“0”和分子之間要有一個(gè)空格隔開(kāi)，比如我們在輸入1/2時(shí)，則應該輸入“0 1/2”。如果在單元
格中輸入“8 1/2”，則在單元格中顯示“8 1/2”，而在編輯欄中顯示“8.5”。
三、輸入負數
在單元格中輸入負數時(shí)，可在負數前輸入“-”作標識，也可將數字置在（）括號內來(lái)標識，比如在單元格中輸入“（88）”，按一下回車(chē)
鍵，則會(huì )自動(dòng)顯示為“-88”。
四、輸入小數
在輸入小數時(shí)，用戶(hù)可以向平常一樣使用小數點(diǎn)，還可以利用逗號分隔千位、百萬(wàn)位等，當輸入帶有逗號的數字時(shí)，在編輯欄并不顯示出
來(lái)，而只在單元格中顯示。當你需要輸入大量帶有固定小數位的數字或帶有固定位數的以“0”字符串結尾的數字時(shí)，可以采用下面的方法：選
擇“工具”、“選項”命令，打開(kāi)“選項”對話(huà)框，單擊“編輯”標簽，選中“自動(dòng)設置小數點(diǎn)”復選框，并在“位數”微調框中輸入或選擇
要顯示在小數點(diǎn)右面的位數，如果要在輸入比較大的數字后自動(dòng)添零，可指定一個(gè)負數值作為要添加的零的個(gè)數，比如要在單元格中輸入“88
”后自動(dòng)添加3個(gè)零，變成“88 000”，就在“位數”微調框中輸入“-3”，相反，如果要在輸入“88”后自動(dòng)添加3位小數，變成“0.088”，
則要在“位數”微調框中輸入“3”。另外，在完成輸入帶有小數位或結尾零字符串的數字后，應清除對“自動(dòng)設置小數點(diǎn)”符選框的選定，以
免影響后邊的輸入；如果只是要暫時(shí)取消在“自動(dòng)設置小數點(diǎn)”中設置的選項，可以在輸入數據時(shí)自帶小數點(diǎn)。
五、輸入貨幣值
Excel幾乎支持所有的貨幣值，如人民幣（￥）、英鎊（￡）等。歐元出臺以后，Excel2000完全支持顯示、輸入和打印歐元貨幣符號。用
戶(hù)可以很方便地在單元格中輸入各種貨幣值，Excel會(huì )自動(dòng)套用貨幣格式，在單元格中顯示出來(lái)，如果用要輸入人民幣符號，可以按住Alt鍵，
然后再數字小鍵盤(pán)上按“0165”即可。
六、輸入日期
Excel是將日期和時(shí)間視為數字處理的，它能夠識別出大部分用普通表示方法輸入的日期和時(shí)間格式。用戶(hù)可以用多種格式來(lái)輸入一個(gè)日期
，可以用斜杠“/”或者“-”來(lái)分隔日期中的年、月、日部分。比如要輸入“2001年12月1日”，可以在單元各種輸入“2001/12/1”或者
“2001-12-1”。如果要在單元格中插入當前日期，可以按鍵盤(pán)上的Ctrl+;組合鍵。
七、輸入時(shí)間
在Excel中輸入時(shí)間時(shí)，用戶(hù)可以按24小時(shí)制輸入，也可以按12小時(shí)制輸入，這兩種輸入的表示方法是不同的，比如要輸入下午2時(shí)30分38
秒，用24小時(shí)制輸入格式為：2:30:38，而用12小時(shí)制輸入時(shí)間格式為：2:30:38 p，注意字母“p”和時(shí)間之間有一個(gè)空格。如果要在單元格中
插入當前時(shí)間，則按Ctrl+Shift+;鍵。
了解Excel公式的錯誤值
經(jīng)常用Excel的朋友可能都會(huì )遇到一些莫名奇妙的錯誤值信息：# N/A！、#VALUE！、#DIV/O！等等，出現這些錯誤的原因有很多種，如果
公式不能計算正確結果，Excel將顯示一個(gè)錯誤值，例如，在需要數字的公式中使用文本、刪除了被公式引用的單元格，或者使用了寬度不足以
顯示結果的單元格。以下是幾種常見(jiàn)的錯誤及其解決方法。
1．#####！
原因：如果單元格所含的數字、日期或時(shí)間比單元格寬，或者單元格的日期時(shí)間公式產(chǎn)生了一個(gè)負值，就會(huì )產(chǎn)生#####！錯誤。
解決方法：如果單元格所含的數字、日期或時(shí)間比單元格寬，可以通過(guò)拖動(dòng)列表之間的寬度來(lái)修改列寬。如果使用的是1900年的日期系統，那
么Excel中的日期和時(shí)間必須為正值，用較早的日期或者時(shí)間值減去較晚的日期或者時(shí)間值就會(huì )導致#####！錯誤。如果公式正確，也可以將單
元格的格式改為非日期和時(shí)間型來(lái)顯示該值。
2．#VALUE!
當使用錯誤的參數或運算對象類(lèi)型時(shí)，或者當公式自動(dòng)更正功能不能更正公式時(shí)，將產(chǎn)生錯誤值#VALUE!。
原因一：在需要數字或邏輯值時(shí)輸入了文本，Excel不能將文本轉換為正確的數據類(lèi)型。
解決方法：確認公式或函數所需的運算符或參數正確，并且公式引用的單元格中包含有效的數值。例如：如果單元格A1包含一個(gè)數字，單元格
A2包含文本"學(xué)籍"，則公式"=A1+A2"將返回錯誤值#VALUE!?？梢杂肧UM工作表函數將這兩個(gè)值相加（SUM函數忽略文本）：=SUM（A1:A2）。
原因二：將單元格引用、公式或函數作為數組常量輸入。
解決方法：確認數組常量不是單元格引用、公式或函數。
原因三：賦予需要單一數值的運算符或函數一個(gè)數值區。
解決方法：將數值區域改為單一數值。修改數值區域，使其包含公式所在的數據行或列。
3．#DIV/O!
當公式被零除時(shí)，將會(huì )產(chǎn)生錯誤值#DIV/O!。
原因一：在公式中，除數使用了指向空單元格或包含零值單元格的單元格引用（在Excel中如果運算對象是空白單元格，Excel將此空值當作零
值）。
解決方法：修改單元格引用，或者在用作除數的單元格中輸入不為零的值。
原因二：輸入的公式中包含明顯的除數零，例如：=5/0。
解決方法：將零改為非零值。
4．#NAME?
在公式中使用了Excel不能識別的文本時(shí)將產(chǎn)生錯誤值#NAME?。
原因一：刪除了公式中使用的名稱(chēng)，或者使用了不存在的名稱(chēng)。
解決方法：確認使用的名稱(chēng)確實(shí)存在。選擇菜單"插入"|"名稱(chēng)"|"定義"命令，如果所需名稱(chēng)沒(méi)有被列出，請使用"定義"命令添加相應的名稱(chēng)。
原因二：名稱(chēng)的拼寫(xiě)錯誤。
解決方法：修改拼寫(xiě)錯誤的名稱(chēng)。
原因三：在公式中使用標志。
解決方法：選擇菜單中"工具"|"選項"命令，打開(kāi)"選項"對話(huà)框，然后單擊"重新計算"標簽，在"工作薄選項"下，選中"接受公式標志"復選框。
原因四：在公式中輸入文本時(shí)沒(méi)有使用雙引號。
解決方法：Excel將其解釋為名稱(chēng)，而不理會(huì )用戶(hù)準備將其用作文本的想法，將公式中的文本括在雙引號中。例如：下面的公式將一段文本"總
計："和單元格B50中的數值合并在一起：="總計："&B50
原因五：在區域的引用中缺少冒號。
解決方法：確認公式中，使用的所有區域引用都使用冒號。例如：SUM（A2:B34）。
5．#N/A
原因：當在函數或公式中沒(méi)有可用數值時(shí)，將產(chǎn)生錯誤值#N/A。
解決方法：如果工作表中某些單元格暫時(shí)沒(méi)有數值，請在這些單元格中輸入"#N/A"，公式在引用這些單元格時(shí)，將不進(jìn)行數值計算，而是返回
#N/A。
6．#REF!
當單元格引用無(wú)效時(shí)將產(chǎn)生錯誤值#REF！。
原因：刪除了由其他公式引用的單元格，或將移動(dòng)單元格粘貼到由其他公式引用的單元格中。
解決方法：更改公式或者在刪除或粘貼單元格之后，立即單擊"撤消"按鈕，以恢復工作表中的單元格。
7．#NUM！
當公式或函數中某個(gè)數字有問(wèn)題時(shí)將產(chǎn)生錯誤值#NUM！。
原因一：在需要數字參數的函數中使用了不能接受的參數。
解決方法：確認函數中使用的參數類(lèi)型正確無(wú)誤。
原因二：使用了迭代計算的工作表函數，例如：IRR或RATE，并且函數不能產(chǎn)生有效的結果。
解決方法：為工作表函數使用不同的初始值。
原因三：由公式產(chǎn)生的數字太大或太小，Excel不能表示。
解決方法：修改公式，使其結果在有效數字范圍之間。
8．#NULL！
當試圖為兩個(gè)并不相交的區域指定交叉點(diǎn)時(shí)將產(chǎn)生錯誤值#NULL！。
原因：使用了不正確的區域運算符或不正確的單元格引用。
解決方法：如果要引用兩個(gè)不相交的區域，請使用聯(lián)合運算符逗號（，）。公式要對兩個(gè)區域求和，請確認在引用這兩個(gè)區域時(shí)，使用逗號。如：SUM（A1:A13，D12:D23）。如果沒(méi)有使用逗號，Excel將試圖對同時(shí)屬于兩個(gè)區域的單元格求和，但是由于A(yíng)1:A13和D12:D23并不相交，所以他們沒(méi)有共同的單元格。
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