徐彬
----如今，越來(lái)越多的人在工作和生活中使用電腦。伴隨著(zhù)日常的應用，手頭的電子文檔也會(huì )慢慢積累起來(lái)。管理這些文檔，最常用的辦法當然是使用目錄(亦稱(chēng)為文件夾)。使用這種方法管理自己編輯的文檔，一般也是夠用的了。但是，對于自己從各處搜集來(lái)的資料，其內容有長(cháng)有短、類(lèi)別繁雜，如果都單獨保存，然后再使用文件夾來(lái)整理，顯得非常麻煩，而且管理不夠系統，效率也太低。那么，怎樣才能把這樣零星的文件資料加以系統地整理、分類(lèi)？怎樣才能迅速從中找到自己想要的文檔呢？基于此種需求，許多編程愛(ài)好者著(zhù)手開(kāi)發(fā)了電子文檔管理軟件。這類(lèi)軟件的開(kāi)發(fā)思路很簡(jiǎn)單，就是創(chuàng )建一個(gè)數據庫系統來(lái)管理相應的文檔。筆者試用過(guò)幾款此類(lèi)軟件，有一些經(jīng)驗和感想，特記錄在此，與廣大的電腦用戶(hù)交流。
一、小巧的NoteCenter
----這是一款免費軟件，非常小巧，安裝文件有559KB，軟件的界面也非常簡(jiǎn)潔(如圖1所示)。具備基本的文件管理功能，可以以目錄樹(shù)的形式管理文本資料，也可以把庫內的文本文件轉換生成一個(gè)HTML文件，但這款軟件的功能比較少，而且每個(gè)記錄的長(cháng)度也有限制，適合作為小的“筆記本”使用。
二、方便的“電子書(shū)庫”
----電子書(shū)庫也是以目錄樹(shù)的形式來(lái)管理文本資料，支持庫以及節點(diǎn)的導入和導出，具備拖放式編輯功能。在該軟件中，每個(gè)“書(shū)庫”都形成一個(gè)單獨的數據庫文件，管理、轉移都很方便,同時(shí)軟件本身還增加了一些針對中文用戶(hù)的特殊功能，比如內碼轉換、段落重排等功能。但該軟件也存在著(zhù)缺點(diǎn):不支持HTML格式、不能調節文本顯示窗口的行距、不能同時(shí)調用外殼程序以及管理大型的庫文件容易出錯等。
三、通用的Mybase
----該軟件具備強大的通用性，用戶(hù)可以用它定制出適合各種資料和用途的資料夾，如備忘錄、筆記本、帳本、通訊錄、軟件開(kāi)發(fā)資料等等。Mybase的一大特色是它的每個(gè)節點(diǎn)上的資料都可以帶有附件，而且附件是經(jīng)過(guò)壓縮后存儲在Mybase資料夾文件中的，對Word等文件壓縮比率和WinZip差不多。這樣，使用Mybase不僅可以管理文本文件，還可以管理任何您的系統支持的文件，而且可以在節點(diǎn)的說(shuō)明中添加對于各個(gè)附件的描述。
----像“電子書(shū)庫”一樣，Mybase生成的每個(gè)資料夾都是一個(gè)獨立文件，文件內部也使用樹(shù)形目錄來(lái)管理資料。但是，Mybase也有自己的特色，比如，文本窗口內的資料不再是純文本，而是可以為其設置簡(jiǎn)單的格式，包括字體、字號、斜體、下劃線(xiàn)、粗體等等(如圖2所示)，這說(shuō)明Mybase還具備了簡(jiǎn)單的文本編輯功能。另外，Mybase的文件及文件夾的導入、導出功能也非常出色。
四、功能強大的“良友”
----“良友”的基本功能和電子書(shū)庫非常相似，而且它和電子書(shū)庫也非常友好，其表現就是“良友”支持電子書(shū)庫的文件格式，可以把用電子書(shū)庫保存的資料直接導入“良友”的書(shū)庫。尤其值得一提的是，筆者曾有一損壞的電子書(shū)庫文件，每次打開(kāi)都是一片空白，可文件本身有3MB之大。使用良友轉換后，終于又讓那些資料重見(jiàn)天日了。
----就目前的版本而言，相對于其他的電子文檔管理軟件，良友最突出的優(yōu)點(diǎn)有以下幾條：
----1．具備“剪貼板監視”功能 用戶(hù)在瀏覽網(wǎng)頁(yè)的時(shí)候，可以事先運行良友，遇到需要搜集的資料，只需選定復制，無(wú)須切換到良友再行粘貼。這樣就大大提高了瀏覽網(wǎng)頁(yè)的效率。
----2．文本顯示窗口配置靈活 像Mybase一樣，良友的文本也可以帶有格式(可以直接切換到RTF格式)，而且對于純文本信息也可以設置顯示行距。這樣，搜集的資料就不顯得太擁擠，很容易閱讀。如果配合文字以及背景顏色的設置，可以把顯示的文本調節得非常悅目。
----3．強大的文字整理功能 良友的作者充分考慮了用戶(hù)的許多特殊需求，比如，從網(wǎng)頁(yè)上摘下來(lái)的文字經(jīng)常是使用回車(chē)來(lái)分行的，以前整理這些排版不規范的文字，需要使用WPS 2000或者CCED，甚至需要在Word中編輯宏來(lái)完成?，F在，使用良友就可以很方便地重排不規范的文字，完成諸如為漢字添加/刪除空格、隔行添加或刪除空行以及刪除行尾空格等操作，大大方便了文本資料的整理。
----4．完善的中文支持 良友還具備多種內碼轉換機制。不僅可以完成HTML→TXT、 UNIX→DOS、 BIG5→GB、 HZ→GB、 GB→BIG5等內碼的轉換，而且對于網(wǎng)絡(luò )上時(shí)常出現的半個(gè)漢字的亂碼，良友還提供了“刪除半個(gè)漢字”的功能，可以有效解決這種問(wèn)題。
----5．支持外部程序調用 良友帶有一個(gè)“調用外部程序”按鈕，可以調用某個(gè)外殼程序編輯或瀏覽某個(gè)節點(diǎn)上的文件，并允許用戶(hù)編輯關(guān)聯(lián)的外部程序。
----良友的運行界面如圖3所示。
五、非常另類(lèi)的YeahWrite
---- 應該說(shuō)，如果能把Mybase和良友的優(yōu)點(diǎn)結合起來(lái)，就等于擁有了一個(gè)相當完善的電子文檔管理軟件。下面還要介紹一下非常另類(lèi)的YeahWrite。就中文處理而言，這款英文的YeahWrite在漢字處理上沒(méi)有任何優(yōu)勢，但我認為YeahWrite其他方面的獨到之處確實(shí)值得我們借鑒。綜合起來(lái)，YeahWrite有如下的優(yōu)點(diǎn)：
----2．豐富的模板 不論是對于主卡還是副卡，用戶(hù)都可以選定YeahWrite內置的模板，包括普通、信函(分為商務(wù)、私人等格式)、筆記、備忘錄、傳真、待辦事項、學(xué)生(包括各種格式的筆記和作業(yè)模板)、日記、地址簿等等。依據不同模板保存的文本信息，在打印的時(shí)候就會(huì )有不同的格式。同時(shí)，用戶(hù)還可以編輯豐富的文本格式，其中包括最基本的粗體、斜體、下劃線(xiàn)，以及更為復雜的編號、項目符號、大綱、縮進(jìn)等等格式。使用YeahWrite來(lái)處理模板中包含類(lèi)型的文檔非?？旖?，大多數基本的格式化工作都已經(jīng)由軟件幫助完成了。
----3．多種打印配置選擇 與其豐富的模板相配合，用戶(hù)在打印記錄的時(shí)候還可以選擇許多不同的樣式。
----4．支持多種格式的導出 存儲于YeahWrite中的文檔可以分別或合并導出為T(mén)XT、RTF、或WordPerfect等格式的文本，其中后兩者可以保存絕大多數的文檔格式。
----5．支持拖放式編輯 前面所談及的電子文檔處理軟件也都支持拖放式編輯，但它們中的大多數，對于一個(gè)節點(diǎn)下的文章，無(wú)法進(jìn)行部分選定然后再拖放到其他節點(diǎn)。YeahWrite支持選定部分文章的拖放以及導出。
----6．賞心悅目的編輯界面 YeahWrite作者最大膽的舉動(dòng)，就是他完全拋棄了流行的“所見(jiàn)即所得”的概念。用戶(hù)可以單獨選擇屏幕顯示字體和打印字體。我們都知道，適合印刷的字體，顯示在屏幕上都顯得太纖弱模糊，而適合顯示的字體，印刷時(shí)又略顯粗笨。所以，YeahWrite沒(méi)有固守“所見(jiàn)即所得”的編程思路，而是做了小小的變通。讓用戶(hù)在編輯的時(shí)候，使用悅目的色彩和字體，但同時(shí)又能反映大部分的文本格式，比如斜體、粗體、下劃線(xiàn)、行距、縮進(jìn)等等。對于YeahWrite的這個(gè)特色，我們可以稱(chēng)為“所見(jiàn)似所得”。
----與電子書(shū)庫、Mybase、良友等以資料管理為主的軟件不同的是，YeahWrite是一款以文件處理為主、管理為輔的軟件。盡管如此，我認為通過(guò)對YeahWrite的了解，目前的電子文檔管理軟件的作者還是可以從中得到很多有益的啟示。比如，因為此類(lèi)軟件的主要功能是文本的管理和查閱，那么，屏幕顯示界面就是此類(lèi)軟件的核心功能之一。良好的界面，可以使軟件有很高的親合度?；趯τ陲@示的考慮，拋棄所見(jiàn)即所得的流行概念，也就非常正常了。
----另外，由于增強編輯功能是此類(lèi)軟件的發(fā)展方向，我們是否也可以為此類(lèi)軟件增加一個(gè)公用數據庫，里面儲存有事先編輯好的模板，用戶(hù)在編輯常見(jiàn)格式的文件的時(shí)候，可以直接在一個(gè)節點(diǎn)插入一個(gè)依據特定模板生成的記錄，然后直接編寫(xiě)內容就可以了。這樣，我們日常大多數的文書(shū)工作，比如往來(lái)信函、日志、普通公文等，都無(wú)須使用龐大的字處理軟件了。而且，由于使用的是具備強大資料管理功能的專(zhuān)門(mén)軟件，日常文字資料的管理也就會(huì )有條不紊。
----以上介紹的幾款電子文檔管理軟件只是這類(lèi)軟件的一小部分，其下載地址和大小見(jiàn)附表。您還可以找到更多的文檔管理軟件，相信這些工具軟件能為您的工作提供更多的幫助?！?div id="um2qegy" class='imgcenter'>
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