華為時(shí)間管理培訓
程時(shí)數：3．5小時(shí)
授課方式： 講演、案例分析、管理游戲、錄象
必備條件：數字投影儀、便攜
課程簡(jiǎn)介: 本課程通過(guò)對有效時(shí)間管理重要性的講解，通過(guò)對人們日常工作中在時(shí)間管理上存在的誤區的分析及時(shí)間管理基本方法、技巧的講解，幫助學(xué)員進(jìn)行有效的時(shí)間管理、提高工作績(jì)效。
適合對象: 新員工
培訓目標
學(xué)完本課程后，學(xué)員能夠達到：
在今后的工作中減少浪費時(shí)間現象 學(xué)會(huì )正確的時(shí)間分配并充分有效地利用時(shí)間
學(xué)會(huì )制定SMART的工作目標
掌握制定有效工作計劃的方法和過(guò)程
課程要點(diǎn)
v 時(shí)間管理的概念和誤區
v 時(shí)間管理的基本準則
……目標原則
……20/80原則
……四象限原則
……有序原則
……對象原則
v 時(shí)間管理的方法和技巧
……了解自己使用時(shí)間的方式和狀況
……做好工作計劃
……縮短別人干擾的時(shí)間
……不要拖延
……第一次就把事情做好
……時(shí)間的判斷應有彈性
第一章：時(shí)間管理的概念和誤區
§1：時(shí)間管理的概念
1.1 什么是時(shí)間？
在我們探討“時(shí)間管理”這個(gè)問(wèn)題以前，不妨先來(lái)讀篇文章：
1930年，胡適先生在一次畢業(yè)典禮上，發(fā)表了一篇演講，內容如下：
諸位畢業(yè)同學(xué)：你們現在要離開(kāi)母校了，我沒(méi)有什么禮物送給你們，只好送你們一句話(huà)。
這一句話(huà)是：珍惜時(shí)間，不要拋棄學(xué)問(wèn)。
以前的功課也許有一大部分是為了這張文憑，不得已而做的。從今以后，你們可以依自己的心愿去自由研究了。趁現在年富力強的時(shí)候，努力做一種專(zhuān)門(mén)學(xué)問(wèn)。少年是一去不復返的，等到精力衰竭的時(shí)候，要做學(xué)問(wèn)也來(lái)不及了。
有人說(shuō)：出去做事之后，生活問(wèn)題急需解決，哪有功夫去讀書(shū)？即使要做學(xué)問(wèn)，既沒(méi)有圖書(shū)館，有沒(méi)有實(shí)驗室，哪能做學(xué)問(wèn)？
我要對你們說(shuō)：凡是要等到有了圖書(shū)館才讀書(shū)的，有了圖書(shū)館也不肯讀書(shū)；凡是要等到有了實(shí)驗室方才做研究的，有了實(shí)驗室也不肯做研究。你有了決心要研究一個(gè)問(wèn)題，自然會(huì )節衣縮食去買(mǎi)書(shū)，自然會(huì )想出法子來(lái)設置儀器。
至于時(shí)間，更不成問(wèn)題。達爾文一生多病，不能多做工，每天只能做1點(diǎn)鐘的工作。你們看他的成績(jì)！每天花1點(diǎn)種看10頁(yè)有用的書(shū)，每年可看3600多頁(yè)書(shū)；30年讀11萬(wàn)頁(yè)書(shū)。
諸位，11萬(wàn)頁(yè)書(shū)可以使你成為一個(gè)學(xué)者了?？墒敲刻炜?種小報也得費你1點(diǎn)鐘的功夫；四圈麻將也得費你1點(diǎn)半鐘的光陰?？葱竽?？還是打麻將呢？還是努力做一個(gè)學(xué)者呢？全靠你們自己選擇！
易卜生說(shuō)：你的最大責任就是把你這快材料鑄造成器。
學(xué)問(wèn)就是鑄器的工具。拋棄了學(xué)問(wèn)便是毀了你自己。
再會(huì )了，你們的母校眼睜睜地要看你們10年之后成什么器。
看到胡適先生的這一番語(yǔ)重心長(cháng)的話(huà)語(yǔ)，你有何感受？“時(shí)間就是效率”、“時(shí)間就是金錢(qián)”、“時(shí)間就是生命”、“一寸光陰一寸金，寸金難買(mǎi)寸光陰”，諸如此類(lèi)的描述我們每個(gè)人都可以脫口而出，但是我們做得究竟怎樣呢？我們常常聽(tīng)到——
“我要是在大學(xué)多學(xué)點(diǎn)東西就好啦！”
“我應該少看些電視，好好地約束自己，多讀點(diǎn)書(shū)！”
“時(shí)間根本不夠用，公司股價(jià)節節下降，董事會(huì )和股東像一群蜜蜂一樣叮得我滿(mǎn)頭包；同事間爭權奪利，我總是擔任和事佬的角色；家人總也見(jiàn)不到我，幾乎把我登報作廢！”
世界幾乎全面地在進(jìn)步，但我們一天還是只有24小時(shí)。最成功和最不成功的人一樣，一天都只有24小時(shí)，但區別就在于他們如何利用這所擁有的24小時(shí)。那么時(shí)間究竟是什么呢？
我們哲學(xué)家這樣說(shuō)：“時(shí)間是物質(zhì)運動(dòng)的順序性和持續性，其特點(diǎn)是一維性，是一種特殊的資源。”
要想能夠真正地了解時(shí)間并且管理“時(shí)間”，我們有必要對時(shí)間的本質(zhì)有深刻的認識。首先讓我們先了解時(shí)間的四項獨特性：
（1）供給毫無(wú)彈性：時(shí)間的供給量是固定不變的，在任何情況下不會(huì )增加、也不會(huì )減少，每天都是24小時(shí)，所以我們無(wú)法開(kāi)源。
?。?span>2）無(wú)法蓄積：時(shí)間不象人力、財力、物力和技術(shù)那樣被積蓄儲藏。不論愿不愿意，我們都必須消費時(shí)間，所以我們無(wú)法節流。
?。?span>3）無(wú)法取代：任何一項活動(dòng)都有賴(lài)于時(shí)間的堆砌，這就是說(shuō)，時(shí)間是任何活動(dòng)所不可缺少的基本資源。因此，時(shí)間是無(wú)法取代的。
（4）無(wú)法失而復得：時(shí)間無(wú)法象失物一樣失而復得。它一但喪失，則會(huì )永遠喪失?；ㄙM了金錢(qián)，尚可賺回，但倘若揮霍了時(shí)間，任何人都無(wú)力挽回。
小案例：
如果銀行每天早晨向你的賬號撥款8.64萬(wàn)元。你在這一天可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒(méi)有任何的規定。條件只有一個(gè)：用剩的錢(qián)不能留到第二天再用，也不能節余歸自己。前一天的錢(qián)你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64萬(wàn)元。請問(wèn)：你如何用這筆錢(qián)？
1.2 什么是“時(shí)間管理”？
“時(shí)間管理”所探索的是如何減少時(shí)間浪費，以便有效地完成既定目標。由于時(shí)間所具備的四個(gè)獨特性，所以時(shí)間管理的對象不是“時(shí)間”，它是指面對時(shí)間而進(jìn)行的“自管理者的管理”。
請注意：
?。?span>1）所謂“時(shí)間的浪費”，是指對目標毫無(wú)貢獻的時(shí)間消耗。 ?。?）所謂“自管理者的管理”——你必須拋棄陋習，引進(jìn)新的工作方式和生活習慣，包括要訂立目標、妥善計劃、分配時(shí)間、權衡輕重和權力下放，加上自我約束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。
大凡能夠在事業(yè)上做出卓越成績(jì)的人都是時(shí)間管理的專(zhuān)家，格里在威格利南方聯(lián)營(yíng)公司當了20多年的總經(jīng)理，該公司是美國最成功的超級市場(chǎng)之一，他獲得了許多值得引證的榮譽(yù)。第一，他的工作歷程記錄幾乎為所有的總經(jīng)理所羨慕，這個(gè)記錄中包括連年不斷的銷(xiāo)售記錄和利潤記錄。第二，他毫不松懈地連續應用計劃、組織、授權、激勵、評價(jià)和控制等項目基本原則，顯示了他專(zhuān)業(yè)管理的精神。第三，他獻身時(shí)間管理原則的事跡已經(jīng)得到大量文章的贊揚。在格里看來(lái)，正確的管理的基礎是良好的時(shí)間管理。
在信息爆炸的今天，咨訊的空間在無(wú)限地擴展，面臨競爭的壓力、客戶(hù)高品質(zhì)的需求，您是否又有些無(wú)所適從呢？
由于時(shí)間所具有的獨特性，時(shí)間在各種資源中又往往容易被我們忽略。在上面的“銀行撥款”案例中，我們不難發(fā)現：每天我們有24小時(shí)，每小時(shí)由60分鐘組成，每分鐘由60秒組成，總計就是8.64萬(wàn)秒。擁有這樣的一筆財富，我們怎么可以視而不見(jiàn)？又怎么可以隨意處之？這個(gè)問(wèn)題恐怕需要我們花點(diǎn)時(shí)間來(lái)考慮。有人曾粗略地統計過(guò)一個(gè)活到72歲的美國人對時(shí)間是怎么花的：
睡覺(jué)：21年
工作：14年
個(gè)人衛生：7年
吃飯：6年
旅行：6年
排隊：6年
學(xué)習：4年
開(kāi)會(huì )：3年
打電話(huà)：2年
找東西：1年
其它：3年
看了上面的這一組數據，您有何感受？“時(shí)間管理”一直是個(gè)重要的問(wèn)題，但從來(lái)沒(méi)像今天這么重要過(guò)，為什么？原因如下：
*尋求事業(yè)、家庭與社會(huì )生活平衡的需要
*信息爆炸
*競爭的壓力
*你的客戶(hù)對品質(zhì)的要求
看來(lái)我們要成為一個(gè)高效的時(shí)間管理者和職業(yè)人，減少時(shí)間浪費的現象，確非易事。那么，我們的問(wèn)題究竟在哪里呢？
第二章、時(shí)間管理的誤區
我們探索克服時(shí)間浪費的途徑便是“培養克服時(shí)間管理誤區的技能”。所謂時(shí)間管理的誤區，是指導致時(shí)間浪費的各種因素。以下列出時(shí)間管理的五個(gè)誤區，請大家仔細閱讀并分析，看看自已是否存在同樣的問(wèn)題：
誤區之一：工作缺乏計劃
查爾斯·史瓦在半世紀前擔任伯利恒鋼鐵公司總裁期間，曾經(jīng)向管理顧問(wèn)李?lèi)?ài)菲提出這樣一個(gè)不尋常的挑戰：“請告訴我如何能在辦公時(shí)間內做妥更多的事，我將支付給你任意的顧問(wèn)費。”李?lèi)?ài)菲于是遞了一張紙給他，并向他說(shuō)“寫(xiě)下你明天必須做的最重要的各項工作，先從最重要的那一項工作做起，并持續地做下去，直到完成該項工作為止。重新檢查你的辦事次序，然后著(zhù)手進(jìn)行第二項重要的工作。倘若任何一項著(zhù)手進(jìn)行的工作花掉你整天的時(shí)間，也不用擔心。只要手中的工作是最重要的，則堅持做下去。假如按這種方法你無(wú)法完成全部的重要工作，那么即使運用任何其它方法，你也同樣無(wú)法完成它們，而且倘若不借助某一件事的優(yōu)先次序，你可能甚至連哪一種工作最為重要都不清楚。將上述的一切變成你每一個(gè)工作日里的習慣。當這個(gè)建議對你生效時(shí)，把它提供給你的部屬采用”。
數星期后，史瓦寄了一張面額兩萬(wàn)伍仟美元的支票給李?lèi)?ài)菲，并附言她確實(shí)已為他上了十分珍貴的一課，伯利恒甕后來(lái)之所以能夠躍升為世界最大的獨立鋼鐵制造者，據說(shuō)可能是導因于李?lèi)?ài)菲的那數句真言。
盡管計劃的擬定能給我們帶來(lái)諸多的好處，但我們有的同事從來(lái)不做或是不重視做計劃，原因不外乎如下幾條：
1、因過(guò)分強調“知難行易”而認為沒(méi)有必要在行動(dòng)之前多做思考；
2、不做計劃也能獲得實(shí)效；
3、不了解做計劃的好處；
4、計劃與事實(shí)之間極難趨于一致，故對計劃喪失信心；
5、不知如何做計劃。
我們作為一個(gè)高新科技企業(yè)的員工，要步上職業(yè)化的道路，成為一個(gè)強調實(shí)效性的職業(yè)人士，不應該把以上原因當做工作中的借口，為什么呢？剖析如下：
1、固然有些事情是易行而難料的，但若過(guò)分地強調這一點(diǎn)，則有可能養成一種“做了再說(shuō)”或“船到橋頭自然直！”的僥幸心理。試問(wèn)：房子燃燒的緊要關(guān)頭，消防隊員是否應立刻拿起水龍頭或滅火筒進(jìn)行搶救，還是應花費少許時(shí)間判別風(fēng)向、尋找火源、分派工作，然后再進(jìn)行搶救？
2、不做計劃的人只是消極地應付工作，他將處于受擺布的地位；做計劃的則是有意識地支配工作，處于主動(dòng)的地位、并提高工作效率。
3、由于目標中擬定假設的客觀(guān)環(huán)境發(fā)生變動(dòng)，計劃與事實(shí)常常難以趨于一致，所以我們必須定期審察我們的目標與計劃，做出必要的修正，尋找最佳途徑。但如果是處于無(wú)計劃的引導，則一切行動(dòng)將雜亂無(wú)章，最終走進(jìn)死胡同。
綜上所述，由于我們的工作缺乏計劃，將導致如下惡果：
1、目標不明確
2、沒(méi)有進(jìn)行工作歸類(lèi)的習慣
3、缺乏做事輕重緩急的順序
4、沒(méi)有時(shí)間分配的原則
誤區之二：組織工作不當
組織工作不當的主要體現在以下幾個(gè)方面：
* 職責權限不清，工作內容重復
*“事必躬親，親力而為”
*溝通不良
*工作時(shí)斷時(shí)續
首先，學(xué)會(huì )如何接受請托：
對于我們每一個(gè)人來(lái)說(shuō)，所面臨的請托可能來(lái)自部屬、上司、其他同級管理者、或是組織以外的人士。在很多請托中，有一類(lèi)是職務(wù)所系而責無(wú)旁貸的；另一類(lèi)雖然也是職務(wù)所系，但請托本身卻是不合時(shí)宜或是不合情理的；尚有一類(lèi)請托則屬無(wú)義務(wù)予履行的請托，經(jīng)常引起我們困擾的是后兩類(lèi)請托。
倘若我們?yōu)榱讼胱鰪V受愛(ài)戴的好人而有求必應，則各色各類(lèi)的請托將四面八方地源源涌來(lái)。一旦他辦不妥委托的事項，則不僅他所企求的愛(ài)戴將化為烏有，而且他將喪失請托者尊敬。“明智地接受請托”的重要性在于：第一：“拒絕”是一種“量力”的表現。有的請托若由他人承受可能比你承受更為恰當，你不妨對請托者提出適時(shí)的建議。第二，拒絕是保障自己行事優(yōu)先次序的最有效手段。倘若因勉強接受他人的請托而擾亂自己的步伐，是不合理的、不明智的。
所以在我們接受請托之前不妨先先問(wèn)問(wèn)自己：這種請托是屬于我的職責范圍內嗎？對實(shí)現我的目標有幫助嗎？如果接受它，將付出什么代價(jià)？如果不接受他，則需承擔什么后果？經(jīng)過(guò)這一番“成本——效益分析”之后，你就可以決定取舍了。
其次，學(xué)會(huì )利用資源：
對于基層人員而言，要善于利用資源，學(xué)會(huì )從相關(guān)的部門(mén)或人員手中獲取所需的資料，既節約了時(shí)間，又保證了信息的正確性。比如你想了解本月度部門(mén)考勤信息，不妨去問(wèn)問(wèn)部門(mén)秘書(shū)；想了解公司的考勤信息，不妨去問(wèn)問(wèn)公司的考勤管理員；等等。
對于管理者而言，他們經(jīng)常容易犯下面的錯誤：
1、擔心部屬做錯事；
2、擔心下屬表現太好；
3、擔心喪失對下屬的控制；
4、不愿意放棄得心應手的工作；
5、找不到合適的下屬授權。
其實(shí)每個(gè)人的精力都是有限的，尤其是管理者應當學(xué)會(huì )授權，將主要的精力和時(shí)間放在更重要的事情上。
誤區三：時(shí)間控制不夠
在前面的“小張的故事”中，小張在時(shí)間管理上最大的惡習就是拖延時(shí)間，以致到頭來(lái)一事無(wú)成。我們提供了一個(gè)拖延商數的測驗，請你先做一下自我評核。
拖延商數測驗
請據實(shí)選擇以下每一個(gè)陳述最切合你的答案：
?。?span>1）為了避免對棘手的難題采取行動(dòng)，我于是尋找理由和借口。
A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意
?。?span>2）為使困難的工作能被執行，對執行者下壓力是必要的。
A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意
?。?span>3）我經(jīng)常采取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作。
A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意
?。?span>4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務(wù)的干擾與危機。
A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意
?。?span>5）當被迫從事一項不愉快的決策時(shí)，我避免直截了當的答復。
A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意
?。?span>6）我對重要的行動(dòng)計劃的追蹤工作一般不予理會(huì )。
A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意
?。?span>7）試圖令他人為管理者執行不愉快的工作。
A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意
?。?span>8）我經(jīng)常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家里，以便在夜晚或周末處理它。
A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意
?。?span>9）我在過(guò)分疲勞（或過(guò)分緊張、或過(guò)分泄氣、或太受抑制）時(shí)，以致無(wú)法處理所面對的困難任務(wù)。
A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意
?。?span>10）在著(zhù)手處理一件艱難的任務(wù)之前，我喜歡清除桌上的每一個(gè)物件。
A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D極不同意
評分標準：
每一個(gè)“非常同意”評4分，“略表同意”評3分，“略表不同意”評2分，“極不同意”評1分?？偡中∮?0分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習慣?？偡衷?1至30分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴重?？偡侄嘤?0分，表示你或許已患上嚴重的拖延毛病。
我們通常在時(shí)間控制容易陷入下面的陷井：
1、習慣拖延時(shí)間，前面案例“小張的故事”中的小張就是一個(gè)典型的拖延時(shí)間的人。
2、不擅處理不速之客的打擾。
3、不擅處理無(wú)端電話(huà)的打擾。
4、泛濫的“會(huì )議病”困擾。不少中、上層管理者曾經(jīng)指出，會(huì )議竟占去他們日常工作的時(shí)間的四分之一，甚至三分之一！然而更令他們感慨莫名的是，在這么多的會(huì )議時(shí)間之中，幾乎有一半是徒勞無(wú)功的浪費！
誤區四：整理整頓不足
辦公桌的雜亂無(wú)章與辦公桌的大小無(wú)關(guān)，因為雜亂是人為的。“雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思”是有道理的。讓一個(gè)不富條理的人使用一個(gè)小型的辦公桌，這個(gè)辦公桌會(huì )變得雜亂無(wú)章，即使給他換一個(gè)大型的辦公桌，不出幾日，這個(gè)辦公桌又會(huì )遭遇同樣的命運。套用“帕金森定律”——“工作將被擴展，以便填滿(mǎn)可供完成工作的時(shí)間”，我們也可以導出“文件堆積定律”——“文件的堆積將被擴展，以便填滿(mǎn)可供堆積的空間。”
當你的上司向你索取一份技術(shù)資料，你是否能在第一時(shí)間從容不迫地遞給他？當你需要一份信息時(shí)，是否滿(mǎn)文件夾地翻個(gè)底朝天？下面是一份“文件處置測驗”，看看你的文件處置系統是否完善。
文件處置測驗
請快速地解答以下十二個(gè)問(wèn)題。如你無(wú)法即刻對某些題目提供確切的答案，則請在題目前打問(wèn)號“？”。
1、訂購文具后所取得的帳單。
2、收到一本管理雜志，其中可能具有值得閱讀的文章，但目前你無(wú)暇閱讀。
3、來(lái)自上司的會(huì )議通知（下周一舉行會(huì )議）。
4、某大學(xué)企管系學(xué)生寄來(lái)的問(wèn)卷。
5、部屬交來(lái)的（或是你個(gè)人的）一份用于準備下一個(gè)月業(yè)務(wù)報告的有關(guān)資料。
6、一封需要盡快回復的信，但你必須先打數次電話(huà)才能回復。
7、一位你經(jīng)常接觸的人告知新地址及新電話(huà)號碼的E-mail。
8、組織內其它平行部門(mén)的來(lái)函，要求取得你的部門(mén)的市場(chǎng)（或其它）調查報告。
9、某管理顧問(wèn)公司中寄來(lái)的出版物宣傳單，你認為其中一、兩本書(shū)也許值得訂購，但你無(wú)法確定是否真正值得訂購。
10、客戶(hù)寄來(lái)的一封投訴信。
11、人事部門(mén)發(fā)出的有關(guān)員工考核程序的函件。
12、提醒自己明年及早準備財務(wù)預算的備忘錄。
假如你在以上十二個(gè)問(wèn)題的前面寫(xiě)上了兩個(gè)或兩個(gè)以上的“？”，則表示你仍欠缺一套完整的文件處置系統。你最好盡快設計這樣的一套系統（包括你的紙面文件夾和電腦文件夾）！
誤區五：進(jìn)取意識不強
我們經(jīng)常說(shuō)到：“人最大的敵人就是自己”。有些人之所以能夠讓時(shí)間白白流逝而毫無(wú)悔痛之意，就象前面我們提到的“小張”，最根本的原因就是他個(gè)人缺乏進(jìn)取意識，缺乏對工作和生活的責任感和認真態(tài)度。主要表現在以下幾個(gè)方面：
*個(gè)人的消極態(tài)度
*做事拖拉，找借口不干工作
*唏噓不已，做白日夢(mèng)
*工作中閑聊
如果我們一直處于遲鈍的時(shí)間感覺(jué)中，換句話(huà)說(shuō)，當你覺(jué)得時(shí)間可有可無(wú)，不愿面對工作中的具體事務(wù)，沉溺于“天上隨時(shí)掉下大餡餅”的美夢(mèng)，那就需要好好反省自己了，因為你隨時(shí)在喪失寶貴的機會(huì )，隨時(shí)可能被社會(huì )所淘汰！
好了，前面我們談到了五個(gè)時(shí)間管理的誤區，不管以前我們做得怎樣，要記?。菏澜缟纤械某删投际?span>“現在”所塑造的。因此，我們要記取“過(guò)去”，把握“現在”，放眼“未來(lái)”。送給大家一句話(huà)：
昨天是一張已被注銷(xiāo)的支票，
明天是一張尚未到期的本票，
今天則是隨時(shí)可運用的現金。請善用它！
3.1 時(shí)間管理的六項基本原則
通過(guò)前面的學(xué)習，我們對時(shí)間管理的概念和誤區已經(jīng)有了一個(gè)基本的認識，現在我們一起來(lái)探討時(shí)間管理的基本原則，只有對原則有了一個(gè)認識后，才有可能很好地運用時(shí)間管理的技巧與方法。
時(shí)間管理的六項基本原則：
1、明確目標
2、有計劃、有組織地進(jìn)行工作
3、分清工作的輕重緩急
4、合理地分配時(shí)間
5、與別人的時(shí)間取得協(xié)作
6、制定規則、遵守紀律
下面我們就時(shí)間管理的六項基本原則分別進(jìn)行闡述。
2.1 原則之一：明確目標
2.1.1 目標刺激我們奮勇向上
在人生的旅途上，沒(méi)有目標就好象走在黑漆漆的路上，不知往何處去。美國的一份統計結果顯示，一個(gè)人退休后，特別是那些獨居老人，假若生活沒(méi)有任何目標，每天只是刻板地吃飯和睡覺(jué)，雖然生活無(wú)憂(yōu)，但他們后來(lái)的壽命一般不會(huì )超過(guò)七年。
雖說(shuō)目標能夠刺激我們奮勇向上，但是，對許多人來(lái)說(shuō)，擬定目標實(shí)在不是一件容易的事，原因是我們每天單是忙在日常工作上就已透不過(guò)氣，還哪來(lái)時(shí)間好好想想自己的將來(lái)。但這正是問(wèn)題的癥結，就是因為沒(méi)有目標，每天才弄得沒(méi)頭沒(méi)腦、蓬頭垢面，這只是一個(gè)惡性循環(huán)罷了！
另外有些人沒(méi)有目標，則是因為他們不敢接受改變，與其說(shuō)安于現狀，不如坦白一點(diǎn)，那便是沒(méi)有勇氣面對新環(huán)境可能帶來(lái)的挫折與挑戰，這些人最終只會(huì )是一事無(wú)成！
事實(shí)上，隨波逐流，缺乏目標的人，永遠沒(méi)有淋漓盡致發(fā)揮自己的潛能。因此，我們一定要做一個(gè)目標明確的人，生活才有意義。然而不幸的是，多數人對自己的愿望，僅有一點(diǎn)模糊的概念，而只有少數人會(huì )貫徹這模糊的概念。許多人在公司五年，卻沒(méi)有五年的經(jīng)驗，只能說(shuō)有五年一次的經(jīng)驗。
許多年前，某報做過(guò)300條鯨魚(yú)突然死亡的報道。這些鯨魚(yú)在追逐沙丁魚(yú)時(shí)，不知不覺(jué)被困在一個(gè)海灣里，報道上說(shuō)：“這些小魚(yú)把海上巨人引向死亡。鯨魚(yú)因為追逐小利而暴死，為了微不足道的目標而空耗了巨大力量。”
美國作家福斯迪克說(shuō)得好：“蒸汽或瓦斯只是在壓縮狀態(tài)下，才能產(chǎn)生動(dòng)力；尼亞拉加瀑布也要在巨流之后才能轉化成電力。而生命唯有在專(zhuān)心一意、勤奮不懈時(shí)，才可獲得成長(cháng)。”下面不妨讓我們一起看看“賴(lài)嘉的故事”。
賴(lài)嘉承隨父母遷到亞特蘭大市時(shí)，年僅四歲。他的父母只有小學(xué)五年級的學(xué)歷，因此當賴(lài)嘉表示要上大學(xué)時(shí)，他的親友大多不表示支持，但賴(lài)嘉心意已決，最后果真成為家中唯一進(jìn)大學(xué)的人。但是一年之后，他卻因為貪玩導致功課不及格而被迫退學(xué)。在接下來(lái)的6年，他過(guò)著(zhù)得過(guò)且過(guò)的生活，毫無(wú)人生目標。他大半時(shí)候都在一家低功率的電臺擔任導播，有是也替卡車(chē)卸貨。
有一天，他拿起柯維的第一本著(zhù)作《相會(huì )在巔峰》，從那時(shí)起，他對自己的看法完全改變，發(fā)現自己有不平凡的能力。重獲新生的賴(lài)嘉，終于了解到目標的重要性。的確，目標決定我們的將來(lái)。
賴(lài)嘉的目標是重返大學(xué)，然而他的成績(jì)實(shí)在太差了，以致連遭墨瑟大學(xué)拒絕兩次。在遭到第二次拒絕之后的某天，賴(lài)嘉無(wú)意間撞見(jiàn)院長(cháng)韓翠絲，他趁機向她剖明心志。結果，院長(cháng)答應了他的請求，準許他入學(xué)，但有一個(gè)附加條件：他的平均分數要達到乙等，否則就要再度退學(xué)。
賴(lài)嘉一改過(guò)去的散漫態(tài)度，以信心堅定、目標明確、內心無(wú)畏的姿態(tài)，重新踏入校門(mén)。他每季平均進(jìn)修多個(gè)學(xué)分。經(jīng)過(guò)2年零3個(gè)月，即以?xún)?yōu)異的成績(jì) 取得了學(xué)位，緊接著(zhù)再邁向更高的目標。
如今，這個(gè)伐木工人的兒子已成為賴(lài)嘉博士，他還在全美發(fā)展最迅速的教會(huì )擔任牧師，教會(huì )地點(diǎn)就在費城特爾市，距他成長(cháng)的亞特蘭大僅數分鐘車(chē)程。
從上面的例子我們可以看出，有目標才有結果，目標能夠激發(fā)我們的潛能。那么我們究竟如何選擇或是制定正確的目標呢？我們認為在選擇或制定目標時(shí)應考慮兩個(gè)方面：一是目標要符合自己的價(jià)值觀(guān)，二是要了解自己目前的狀況。
請記?。?span>成功完全是一種個(gè)人現象，只有你所完成的事情和你的價(jià)值觀(guān)相符，你才會(huì )覺(jué)得成功。為什么有的人成功之后，又會(huì )感到空虛？為什么有的人得到名利后，卻發(fā)現犧牲了更可貴的事物？鄧尼斯個(gè)人設定目標可以說(shuō)是一個(gè)成功的例子。
在1974年，美國著(zhù)名證券經(jīng)紀人鄧尼斯是一個(gè)已干了6年的證券經(jīng)紀人，以社會(huì )標準來(lái)看，他是美國中產(chǎn)階級分子的典范：他擁有一個(gè)美滿(mǎn)的婚姻、三個(gè)聰明伶俐的孩子、一棟房子、兩部車(chē)，但是患了潰瘍。證券經(jīng)紀商的收入雖然不錯，卻與他的性格格格不入。他希望活得更扎實(shí)，但現在卻無(wú)法支配自己的命運，這使他覺(jué)得受挫。
“只有自己與上帝才能支配我的命運”驚醒了他。于是，他開(kāi)始設立自己的目標。他從小就愛(ài)好業(yè)余無(wú)線(xiàn)電，于是他決定創(chuàng )業(yè)，成立鄧特隆無(wú)線(xiàn)電公司，生產(chǎn)并銷(xiāo)售“火腿”（指業(yè)余無(wú)線(xiàn)電愛(ài)好者）的設備。
1974年4月，鄧尼斯辭去工作，賣(mài)掉車(chē)子當資金，以信用卡借款，開(kāi)始在他的地下室生產(chǎn)業(yè)余無(wú)線(xiàn)電設備。鄧特隆公司誕生了。他的許多朋友與親戚都以憂(yōu)傷和驚慌的眼光看著(zhù)他，斷定他發(fā)瘋了。
1974年8月24日，鄧特隆無(wú)線(xiàn)電公司成交了第一筆生意。1975年4月，公司搬到了俄亥俄州崔斯堡的廠(chǎng)房中。到1975年底，鄧特隆的營(yíng)業(yè)額超過(guò)了100萬(wàn)元。今天，鄧尼斯已是一家資產(chǎn)數百萬(wàn)元的工廠(chǎng)的股東與總裁。
2.1.2 如何制定目標
一個(gè)目標應該具備以下五個(gè)特征才可以說(shuō)是完整的：
具體的（specific）
可衡量的（measurable）
可達到的（attainable）
相關(guān)的（relevant）
基于時(shí)間的（time-based）
1、具體的：
有人說(shuō)：“我將來(lái)要做一個(gè)偉大的人”。這就是一個(gè)不具體的目標。目標一定要是具體的，比如你想把英文學(xué)好，那么你就訂一個(gè)目標：每天一定要背十個(gè)單詞、一篇文章。
有人曾經(jīng)做過(guò)一個(gè)試驗，他把人分成兩組，讓他們去跳高。兩組人的個(gè)子差不多，先是一起跳過(guò)了1米。他對第一組說(shuō)：“你們能夠跳過(guò)1.2米。”他對第二組說(shuō)：“你們能夠跳得更高。”經(jīng)過(guò)練習后，讓他們分別去跳，由于第一組有具體的目標，結果第一組每個(gè)人都跳過(guò)1.2米，而第二組的人因為沒(méi)有具體目標，所以他們中大多數人只跳過(guò)了1米，少數人跳過(guò)了1.2米。這就是有和沒(méi)有具體目標的差別所在。
2、可衡量的：
任何一個(gè)目標都應有可以用來(lái)衡量目標完成情況的標準，你的目標愈明確，就能提供給你愈多的指引。比如你要買(mǎi)一棟房子，先要在心里有個(gè)底。房子要多大，是幾層樓？需要多少臥室？要木頭砌還是鋼筋水泥的？要多少平方？座落地點(diǎn)呢？你的預算呢？有了這些明確的標準，你才有可能順利地蓋好你的房子。
3、可達到的：
不能達到的目標只能說(shuō)是幻想、白日做夢(mèng)，太輕易達到的目標又沒(méi)有挑戰性。多年前在美國進(jìn)行了一項成就動(dòng)機的試驗。15個(gè)人被邀請參加一項套圈的游戲。在房間的一邊釘上一根木棒，給每個(gè)人幾個(gè)繩圈套到木棒上，離木棒的距離可以自己選擇。
站得太近的人很容易就把繩圈套在木棒上，而且很快地就泄氣了；有的人站得太遠，老是套不進(jìn)去，于是很快就泄氣了；但有少數人站的距離恰到好處，不但使游戲具有挑戰性，而且他們也還有成就感。實(shí)驗者解釋這些人有高度的成就動(dòng)機，他們通常不斷地設定具挑戰性但做得到的目標。
4、相關(guān)的：
目標的制定應考慮和自己的生活、工作有一定的相關(guān)性，比如一個(gè)公司的職員，整天考慮的不是怎樣才能做好工作，卻一心發(fā)著(zhù)明星夢(mèng)，又不肯努力奮斗，在一天一天消耗中喪失學(xué)習、工作的能力，不思進(jìn)取，不努力提高工作業(yè)務(wù)能力，最終會(huì )被公司拋棄、會(huì )被社會(huì )遺棄。
5、基于時(shí)間的：
任何一個(gè)目標的設定都應該考慮時(shí)間的限定，比如你說(shuō)：“我一定要拿到律師證書(shū)。”目標應該很明確了，只是不知是在一年內完成，還是十年后才完成？
3.2 原則之二：有計劃、有組織地進(jìn)行工作
所謂有計劃、有組織地進(jìn)行工作，就是把目標正確地分解成工作計劃，通過(guò)采取適當的步驟和方法，最終達成有效的結果。通常會(huì )體現在以下五個(gè)方面：
1、將有聯(lián)系的工作進(jìn)行分類(lèi)整理。
2、將整理好有各類(lèi)事務(wù)按流程或輕重緩急加以排列。
3、按排列順序進(jìn)行處理。
4、為制定上述方案需要安排一個(gè)考慮的時(shí)間。
5、由于工作能夠有計劃地進(jìn)行，自然也就能夠看到這些工作應該按什么次序進(jìn)行，各哪些是可以同時(shí)進(jìn)行的工作。
那么有人會(huì )問(wèn)：究竟該怎樣做計劃呢？大致的步驟如下：
1、確立目標；
2、探尋完成目標的各種途徑；
3、選定最佳的完成方式；
4、將最佳途徑轉化成月/周/日的工作事項；
5、編排月/周/日的工作次序并加以執行；
6、定期檢查目標的現實(shí)性以及完成目標的最佳途徑的可行性。
目標如何制訂，我們已在前面的內容進(jìn)行了說(shuō)明；至于如何制訂并檢查計劃，我們會(huì )在后面的章節中詳細地闡述。
有了計劃，就必須有行動(dòng)。行動(dòng)是一件了不起的事，我們請大家記?。?span>
1、切實(shí)實(shí)行你的計劃和創(chuàng )意，以便發(fā)揮它的價(jià)值，不管主意有多好，除非真正身體力行，否則永遠沒(méi)有收獲。
2、實(shí)行時(shí)心理要平靜，估計困難、做好準備、及時(shí)調整。
美國的成功學(xué)家格林演講時(shí)，時(shí)常對觀(guān)眾開(kāi)玩笑地說(shuō)，美國最大的快遞公司——聯(lián)邦快遞，其實(shí)是他發(fā)明的。他不說(shuō)假話(huà)，他的確有過(guò)這個(gè)主意。但是我們相信世界是至少還有一萬(wàn)個(gè)和他一樣的創(chuàng )業(yè)家，也想到同樣的主意。60年代格林剛剛起步，在全美為公司間做撮合工作，每天都生活在趕截止日期、并在限時(shí)內將文件從美國的一端送一另外一端的時(shí)間縫隙中。當時(shí)格林曾經(jīng)想到，如果有人能夠開(kāi)辦一個(gè)能夠將重要文件在24小時(shí)之內送到任何目的地的服務(wù)，該有多好！這想法在他腦海中駐留了好幾年……一直到有一個(gè)名叫弗列德· 史密斯的家伙真的把這主意轉換為實(shí)際行動(dòng)。
這個(gè)故事的教訓是：成功地將一個(gè)好主意付諸實(shí)踐，比在家空想出一千個(gè)好主意要有從價(jià)值得多。
3.3 原則之三：分清工作的輕重緩急
請看下面的行事次序，看看你自己平時(shí)喜好用哪種方式？
1、先做喜歡做的事，然后再做不喜歡做的事。
2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。
3、先做容易的做，然后再做難做的事。
4、先做只需花費少量時(shí)間即可做好的事，然后再做需要花費大量時(shí)間才能做好的事。
5、先處理資料齊全的事，然后再處理資料不全的事。
6、先做已排定時(shí)間的事，然后再做未經(jīng)排定時(shí)間的事。
7、先做經(jīng)過(guò)籌劃的事，然后再做未經(jīng)籌劃的事。
8、先做別人的事，然后再做自己的事。
9、先做緊迫的事，然后再做不緊要的事。
10、先做有趣的事，再做枯燥的事。
11、先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做難以完成的整件事或難以告一段落的事。
12、先做自己所尊敬的人或與自己關(guān)系密切的利害關(guān)系的人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。
13、先做已發(fā)生的事，后做未發(fā)生的事。
以上的各種行事準則，從一定程度上說(shuō)大致上都不符合有效的時(shí)間管理的要求。我們既然是以目標的實(shí)現為導向，那么在一系列以實(shí)現目標為依據的待辦事項中，到底哪些應該先著(zhù)手處理，哪些可以拖后處理，哪些甚至不予處理？一般認為是按照事情的緊急程度來(lái)判斷。假如愈是緊迫的事，其重要性愈高，愈不緊迫的事，其重要性愈低，則依循上面的判斷規則?？墒窃诙鄶登闆r下，愈是重要的事偏偏不緊迫。例如參加管理技能培訓、向上級提出改進(jìn)營(yíng)運方式的建議、培養接班人等等。如果我們按事情的“緩急程度”辦事的話(huà)，不但使重要的事情的履行遙遙無(wú)期，而且經(jīng)常使自己處于危機或緊急狀態(tài)之下，最大的惡果是原本重要不緊急的事必然會(huì )轉化為重要又緊急的事。舉個(gè)例子來(lái)說(shuō)，所有的主管都承認（包括我們業(yè)務(wù)工作人員），業(yè)務(wù)報告是一件極其重要的事，但若現在距離上交業(yè)務(wù)報告的時(shí)間尚有一個(gè)月的話(huà)，則一般人大概不會(huì )把它視為“今天應該做的事”，更不會(huì )把它視為“今天必須做的事”，既然今天可以不做這件事，那么就可以不斷地拖延下去。直到截止日期的數幾天，他們才如臨大敵般地處理“緊急事件”，結果不是遲交了報告，就是草率應付了事。經(jīng)過(guò)一番掙扎之后，他們可能會(huì )信誓旦旦地下決心：下次一定要將業(yè)務(wù)報告提前準備好！但是除非能夠徹底地改變按“緩急程度”辦事的習慣，否則到了下一次而極有可能重蹈覆轍。大家還記得“波特的故事”嗎？波特的問(wèn)題恐怕就在于此。
因此，我們認為：處理事情優(yōu)先次序的判斷依據是事情的“重要程度”。所謂“重要程度”，即指對實(shí)現目標的貢獻大小。提請注意：雖然有以上的理由，我們也不應全面否定按事情“緩急程度”辦事的習慣，只是需要強調的是，在考慮行事的先后順序時(shí)，應先考慮事情的“輕重”，再考慮事情的“緩急”——也就是我們通常采用的“第二象限組織法”。
我們以下面的時(shí)間管理的方法來(lái)探討“急事”與“要事”的關(guān)系，請看四象限圖：
第一象限是重要又急迫的事。諸如應付難纏的客戶(hù)、準時(shí)完成工作、住院開(kāi)刀等等。這是考驗我們的經(jīng)驗、判斷力的時(shí)刻，也是可以用心耕耘的園志。如果荒廢了，我們很會(huì )可能變成行尸走肉。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因為一拖再拖或事前準備不足，而變成迫在眉睫。
第二象限是重要但不緊急的事。主要是與生活品質(zhì)有關(guān)，包括長(cháng)期的規劃、問(wèn)題的發(fā)掘與預防、參加培訓、向上級提出問(wèn)題處理的建議等等?；膹U這個(gè)領(lǐng)域將使第一象限日益擴大，使我們陷入更大的壓力，在危機中疲于應付。反之，多投入一些時(shí)間在這個(gè)領(lǐng)域有利于提高實(shí)踐能力，縮小第一象限的范圍。做好事先的規劃、準備與預防措施，很多急事將無(wú)從產(chǎn)生。這個(gè)領(lǐng)域的事情不會(huì )對我們造成催促力量，所以必須主支去做，這是發(fā)揮個(gè)人領(lǐng)導力的領(lǐng)域。
第三象限是緊急但不重要的事。表面看似第一象限，因為迫切的呼聲會(huì )讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯覺(jué)——實(shí)際上就算重要也是對別人而言。電話(huà)、會(huì )議、突來(lái)訪(fǎng)客都屬于這一類(lèi)。我們花很多時(shí)間在這個(gè)里面打轉，自以為是在第一象限，其實(shí)不過(guò)是在滿(mǎn)足別人的期望與標準。
第四象限屬于不緊急也不重要的事。簡(jiǎn)而言之就是浪費生命，所以根本不值得花半點(diǎn)時(shí)間在這個(gè)象限。但我們往往在一、三象限來(lái)回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養一番再出發(fā)。這部分范圍倒不見(jiàn)得都是休閑活動(dòng)，因為真正有創(chuàng )造意義的休閑活動(dòng)是很有價(jià)值的。然而向閱讀令人上癮的無(wú)聊小說(shuō)、毫無(wú)內容的電視節目、辦公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長(cháng)的路，反而是對身心的毀損，剛開(kāi)始時(shí)也許有滋有味，到后來(lái)你就會(huì )發(fā)現其實(shí)是很空虛的。
現在你不妨回顧一下上周的生活與工作，你在哪個(gè)象限花的時(shí)間最多？請注意，在劃分第一和每三象限時(shí)要特別小心，急迫的事很容易被誤認為重要的事。其實(shí)二者的區別就在于這件事是否有助于完成某種重要的目標，如果答案是否定的，便應歸入第三象限。
請思考下面的問(wèn)題：
你是否“知道”在哪一方面如果持續有優(yōu)異的表現，對個(gè)人生活或工作會(huì )有積極的意義？
這個(gè)問(wèn)題問(wèn)過(guò)數千人，發(fā)現絕大多數答案可歸類(lèi)如下：
1、改善人際關(guān)系。
2、改善事先準備工作。
3、更周詳地規劃與組織。
4、善待自己。
5、抓住機會(huì )。
5、充實(shí)自我。
6、增進(jìn)能力。
這些都屬于第二象限，因此也都是重要的事。如果你的答案也屬于這七項，為什么不身體力行呢？
大家好！我們已經(jīng)學(xué)習了時(shí)間管理的原則系列之一和之二，現在給大家做一測試，看看你在做事情的急迫性上是什么樣的情況。
急迫性指數測驗
選取出你最可能作出的反應行為或態(tài)度（A=從不；B=有時(shí)候；C=常常）
1、我在壓力之下表現最好。（ ）
2、我常歸咎外在環(huán)境太匆忙或緊張，以致無(wú)法作深入的自我反省。（）
3、我常因周?chē)娜嘶蚴聞?dòng)作太慢而不耐煩。我討厭等待或排隊。（ ）
4、我休息時(shí)會(huì )覺(jué)得不安。（ ）
5、我似乎永遠在趕時(shí)間。（ ）
6、我常為了完成某項事情而拒人于千里之外。（ ）
7、我只要片刻沒(méi)和辦公室聯(lián)系就覺(jué)得不安。（ ）
8、我在做一件事時(shí)常會(huì )想到另一件事。（ ）
9、我處理危機時(shí)表現最好。（ ）
10、處理突發(fā)狀況的興奮感，似乎比慢工出細活更讓我覺(jué)得有成就。（）
11、我常為了處理突發(fā)狀況，犧牲和親友共處時(shí)間。（ ）
12、當我為了處理突發(fā)狀況，必須取消約會(huì )或中途離開(kāi)，我認為別人應該能諒解。（ ）
13、我覺(jué)得處理突發(fā)狀況讓一天的生活更有意義。（ ）
14、我常邊工作邊吃飯。（ ）
15、我一直認為總有一天能做我真正想做的事情。（ ）
16、一天下來(lái)辦公桌上“已辦”文件如果堆得高高的，我會(huì )很有成就感。（）
“A”總數： “B”總數： “C”總數： 總得分：
?。?span>A=0分；B=2分；C=4分）
0到25分屬于低度急迫性心態(tài)，26到45分屬于強烈急迫性心態(tài)，46分以上已經(jīng)到了嚴重急迫性的程度。
2.4 原則之四：合理地安排時(shí)間
首先我們來(lái)看看穆?tīng)柕墓适拢?span>
案例 穆?tīng)栍?span>1939年大學(xué)畢業(yè)后，在哥利登油漆公司找到業(yè)務(wù)員的工作。當時(shí)的月薪是160美元，但滿(mǎn)懷雄心壯志的他仍擬定了一個(gè)月薪1000美元的目標。當穆?tīng)栔饾u對工作感到得心應手后，他立即拿出客戶(hù)資料以及銷(xiāo)售圖表，以確認大部分的業(yè)績(jì)來(lái)自哪些客戶(hù)。他發(fā)現，80%的業(yè)績(jì)都來(lái)自于20%的客戶(hù)中，同時(shí)，不管客戶(hù)的購買(mǎi)量大小，他花在每個(gè)客戶(hù)身上的時(shí)間都是一樣的。于是，穆?tīng)柕南乱徊骄褪菍⑵渲匈徺I(mǎi)量最小的36個(gè)客戶(hù)退回公司，然后全力服務(wù)其余20%的客戶(hù)。
結果如何？第一年，他就實(shí)現了月薪1000美元的目標，第二年便輕易地超越了這個(gè)目標，而成為美國西海岸數一數二的油漆制造商。最后還當了凱利穆?tīng)栍推峁荆↘elly-Moore Paint Company)的董事長(cháng)。
這個(gè)故事除了告訴我們樹(shù)立正確的目標的重要性，還體現了巴列特定律（也稱(chēng)80/20原理）：總結果的80%是由總消耗時(shí)間中的20%所形成的
按事情的“重要程度”編排行事優(yōu)先次序的準則是建立在“重要的少數與瑣碎的多數”的原理的基礎上。舉例說(shuō)明：
80%的銷(xiāo)售額是源自20%的顧客；
80%的電話(huà)是來(lái)自20%的朋友；
80%的總產(chǎn)量來(lái)自20%的產(chǎn)品；
80%的財富集中在20%的人手中； ……
再舉個(gè)例子，傳統式的電冰箱在結構上，冷凍庫是位于上端，冷藏庫則位于下端。當你使用冷凍庫時(shí)，則往往非下蹲不可。不幸的是我們使用冷凍庫的機率高達80%，使用冷凍庫的機率只有20%，致使我們許多家庭婦女在使用電冰箱時(shí)往往因蹲下次數過(guò)多而感腰酸背疼?；诖?，某家電器公司在電冰箱的設計上做了修改，將冷藏庫與冷凍庫的位置做了對調，這種新型的電冰箱大大地減少了下蹲的次數。不難發(fā)現，這種設計就是利用了80/20原理。
80/20原理對我們的一個(gè)重要啟示便是：避免將時(shí)間花在瑣碎的多數問(wèn)題上，因為就算你花了80%的時(shí)間，你也只能取得20%的成效。所以，你應該將時(shí)間花于重要的少數問(wèn)題上，因為掌握了這些重要的少數問(wèn)題，你只需花20%的時(shí)間，即可取得80%的成效。
掌握重點(diǎn)可以讓你的工作計劃不致偏差。一旦一項工作計劃成為危機時(shí)，犯錯的幾率就會(huì )增加。我們很容易陷在日?，嵥榈氖虑樘幚碇?；但是有效進(jìn)行時(shí)間管理的人，總是確保最關(guān)鍵的20%的活動(dòng)具有最高的優(yōu)先級。
2.5 原則之五：與別人的時(shí)間取得協(xié)作
任何人類(lèi)的組織，不論大小，都有其周而復始的節奏性、周期性；而我們作為社會(huì )或是團體組織中的一員，毫無(wú)疑問(wèn)地要與周邊部門(mén)或人發(fā)生必然的聯(lián)系。在這種情況下，我們需要互相尊重對方的時(shí)間安排，也就是說(shuō)要與別人的時(shí)間取得協(xié)作。
認清并適應組織的節奏性與周期性是成功的要素。你也許擁有全世界最偉大的廣告構想，但是如果你在各公司都已經(jīng)做完廣告預算后才提出你的構想，你可能就不會(huì )有太好的運氣，可能要等到幾個(gè)月后，你的構想才會(huì )被慎重考慮，甚至可能會(huì )一不小心扔到垃圾桶里去！
同樣地，當我們需要到某一部門(mén)去參觀(guān)學(xué)習，也需要提前與該部門(mén)人員進(jìn)行預約，雙方共同達成一個(gè)有關(guān)時(shí)間、地點(diǎn)、人員安排等等的約定。否則，突如其來(lái)的打擾會(huì )令對方措手不及，甚至有可能將你拒之門(mén)外！
大家想想，我們是不是也在經(jīng)常抱怨外部的打擾（電話(huà)、來(lái)訪(fǎng)等）、突發(fā)事件！既然如此，我們是不是也應該站在對方的角度考慮問(wèn)題，嚴格要求自己，提前做好計劃與安排，與他人的時(shí)間取得協(xié)作，少一份慌亂，多一份從容！
2.6 原則之六：制定規則、遵守紀律
我們在成長(cháng)的過(guò)程中，常被各種紀律所束縛，“沒(méi)有規矩、不成方園”，因為有紀律，我們才有秩序。在時(shí)間管理中，我們同樣強調紀律與規則。
世界著(zhù)名的音樂(lè )家莫扎特通常被描述成輕率而任性的天才，然而他從15歲到過(guò)世為止，終其一生的作曲數量都是非常固定的，甚至可以用代數程式來(lái)計算。
歷史學(xué)家梅爾·克朗茲勃呆在辦公室里的每個(gè)早上都寫(xiě)10封信；杰出的演說(shuō)學(xué)家喬·查伯納教授要求手下的電話(huà)行銷(xiāo)人員每個(gè)星期一、二都要打13個(gè)電話(huà)，星期三、四則是12個(gè)，星期五則是用來(lái)打電話(huà)給這個(gè)禮拜沒(méi)有聯(lián)絡(luò )上的人。
很多作家固定在每天某個(gè)時(shí)段工作，而且在停筆前必須完成一定的字數。這個(gè)方法很有效，假如你養成每天寫(xiě)1000字的習慣，連續一個(gè)月后，寫(xiě)1000字便易如反掌。接著(zhù)你可以增加字數到大概1200字，過(guò)十幾天后，或許可再增加幾百字。
因此，我們說(shuō)，制定規則、遵守紀律的核心主要體現在以下三個(gè)方面：
1、在進(jìn)行工作的時(shí)候，一定要念念不忘這個(gè)工作應于何時(shí)截止。
2、即使外部沒(méi)有規定截止的日期，自己也要樹(shù)立一個(gè)何時(shí)完成的目標。
3、由于不得已原因而不能按期完成時(shí)，一定要提前和相關(guān)部門(mén)取得聯(lián)系，將影響縮小在最小范圍內。
在我們談具體的時(shí)間管理的方法與技巧之前，先要有必要分析一下自己使用時(shí)間的方式和狀況。
3.2.1 分析自己使用時(shí)間的方式和狀況
大多數人不喜歡好好地了解自己，逃避現實(shí)比觀(guān)察及解釋我們的行為更容易。面對自己并客觀(guān)地制定我們對時(shí)間的使用，需要巨大的勇氣。而若你愿意花一個(gè)星期做這種功夫，將毫無(wú)疑問(wèn)地發(fā)現，這是一種有益的經(jīng)驗。
下面的練習將顯示你以你的時(shí)間與生命真正去做的許多相關(guān)事項。在本項練習中列有一個(gè)你在一星期內花費時(shí)間的清單。這里要強調的這不是一個(gè)要你計算每一分鐘的“時(shí)間難題”練習，而是要求你記錄下一星期每隔半小時(shí)的所有活動(dòng)。請記?。?span>時(shí)間管理并沒(méi)有什么高超的技巧，關(guān)鍵就在于持之以恒。
接下來(lái)就請按部就班地完成如何進(jìn)行時(shí)間使用清單的分析，之后，你會(huì )考慮到一些問(wèn)題，尋找指引你更適當的運用你的時(shí)間的答案。
請先看表一和表二：
表一：時(shí)間使用清單表 時(shí)間統計
項目活動(dòng) 每星期估計花費的時(shí)間（小時(shí)） 每星期實(shí)際花費的時(shí)間（小時(shí)） 上兩項時(shí)間的差額（小時(shí)） 占每星期的總時(shí)間的百分比（%）
一、公務(wù)活動(dòng)
1 上下班
2 開(kāi)會(huì )
3 打電話(huà)
4 閱讀文件、整理通信
5 幫助下屬
6 接待賓客
7 向上級匯報
8 公務(wù)出差
9 拜訪(fǎng)客戶(hù)
10 其它工作上的活動(dòng)
小計
二、個(gè)人活動(dòng)
11 整理儀容
12 飲食
13 睡覺(jué)
小計
三、家庭活動(dòng)
14 煮飯
15 洗熨衣服
16 打掃房屋
17 雜務(wù)與家事
18 賣(mài)雜物
19 其它的逛街活動(dòng)
20 繳款
21 看孩子
22 宗教活動(dòng)
23 家庭外出
24 家庭溝通
25 其它家庭活動(dòng)
小計
四、休閑活動(dòng)
26 聽(tīng)廣播與音樂(lè )
27 看電視
28 休閑閱讀
29 嗜好
30 觀(guān)看比賽
31 運動(dòng)
32 休閑旅游
33 聚會(huì )與社交
34 其它休閑活動(dòng)
35 其它活動(dòng)
小計
時(shí)間統計(小時(shí))
表二：一星期時(shí)間日志與簡(jiǎn)略分析表時(shí)間 周一 周二 周三周四 周五 周六 周日 活動(dòng)標號 時(shí)間小計
7:00 1 上下班
7:30 2 開(kāi)會(huì )
8:00 3 打電話(huà)
8:30 4 閱讀文件、整理通信
9:00 5 幫助下屬
9:30 6 接待賓客
10:00 7 向上級匯報
10:30 8 公務(wù)出差
11:00 9 拜訪(fǎng)客戶(hù)
11:30 10 其它工作上的活動(dòng)
12:00 11 整理儀容
12:30 12 飲食
13:00 13 睡覺(jué)
13:30 14 煮飯
14:00 15 洗熨衣服
14:30 16 打掃房屋
15:00 17 雜務(wù)與家事
15:30 18 賣(mài)雜物
16:00 19 其它的逛街活動(dòng)
16:30 20 繳款
17:00 21 看孩子
17:30 22 宗教活動(dòng)
18:00 23 家庭外出
18:30 24 家庭溝通
19:00 25 其它家庭活動(dòng)
19:30 26 聽(tīng)廣播與音樂(lè )
20:00 27 看電視
20:30 28 休閑閱讀
21:00 29 嗜好
21:30 30 觀(guān)看比賽
22:00 31 運動(dòng)
22:30 32 休閑旅游
23:00 33 聚會(huì )與社交
23:30 34 其它休閑活動(dòng)
24:00 35 其它活動(dòng)
實(shí)施步驟：
1、熟悉并準備一份“時(shí)間使用清單表”（如表一）。這份假設的清單是效率先生所作，效率先生，35歲，銷(xiāo)售經(jīng)理，有兩個(gè)孩子，太太也是職業(yè)婦女，所以效率先生也分擔了一些家務(wù)。
2、在表一中效率先生列出約30項每星期中的主要活動(dòng)，并分成五或六類(lèi)。希望你按表一的要求類(lèi)似地列出公務(wù)活動(dòng)、個(gè)人活動(dòng)、家庭活動(dòng)與休閑及其它活動(dòng)等類(lèi)30余項，但你的分類(lèi)與活動(dòng)可能與效率先生很不一樣。
3、在列出在所有活動(dòng)并予以分類(lèi)后，將每一活動(dòng)按順序編號，如表一。
4、準備一份的“一星期日志與簡(jiǎn)略分析表”（如表二），將表一中的活動(dòng)對應地列在表二中。
5、在下周一開(kāi)始的時(shí)候，請注意隨時(shí)攜帶你的表二，每半小時(shí)在表二的適當位置記上該活動(dòng)的號碼。例如效率先生星期一上午7點(diǎn)到7點(diǎn)半穿衣服去上班，他就把編號11記在星期一上午7點(diǎn)的空格里。
6、該星期結束時(shí)，表二的所有空格都應該有一個(gè)號碼?，F在統計每一項活動(dòng)出現的次數。例如效率先生在時(shí)間表上第二項活動(dòng)出現了15次，即表示他花了7個(gè)半小時(shí)在工作時(shí)打電話(huà)。因此效率先生要在打電話(huà)這一欄的“時(shí)間小計”中記上7.5。依上述方法填滿(mǎn)表二，直到“時(shí)間小計”中都有一個(gè)數目字（可能是零）。
7、然后把表二中的“時(shí)間小計”填到表一的“每星期實(shí)際花費時(shí)間”上。
8、將“每星期估計花費時(shí)間”減“每星期實(shí)際花費時(shí)間”的余數填在表一的“上兩項時(shí)間的差額”上。如果是負數，表示你花費在該活動(dòng)上的時(shí)間多于你的估計；如果是正數，則正好相反。
9、為每項活動(dòng)算出“占每星期總時(shí)間的百分比”，公式如下：
百分比（%）=（每星期實(shí)際花費時(shí)間÷168）×100
10、檢查數目字。“每星期實(shí)際花費時(shí)間”的總計應該等于168，而“占每星期總時(shí)間的百分比”的總計應該是100%。若有些微差異，不必擔心。本項練習的目的在于顯示你的時(shí)間去處，而不是一項講精確的練習。
11、再把每一類(lèi)所有活動(dòng)的數目字相加，并分門(mén)別類(lèi)制成一表，可對你如何使用時(shí)間有更明顯的印象。效率先生的總結清單如表三：
表三 一星期時(shí)間總結表 時(shí)間統計
項目活動(dòng) 每星期估計花費的時(shí)間（小時(shí)） 每星期實(shí)際花費的時(shí)間（小時(shí)）上兩項時(shí)間的差額（小時(shí)） 占每星期的總時(shí)間的百分比（%）
公務(wù)活動(dòng)小時(shí) 45 50 -5 29.8%
個(gè)人活動(dòng)小時(shí) 45 40 5 23.8%
家庭活動(dòng)小時(shí) 32 46 -14 27.4%
休閑活動(dòng)小時(shí) 40 27.5 12.5 16.4%
其它活動(dòng) 6 4.5 1.5 2.6%
時(shí)間總計 168 168 0 100%
一旦你完成了時(shí)間使用清單，并對資料完成通曉，下一步就是應用這份信息，幫助你在未來(lái)把時(shí)間使用得更好。毫無(wú)疑問(wèn)地，你真的會(huì )有一些驚訝，可能它們并不全讓你愉快。
現在，請你完成誠實(shí)地做到下列練習。拿出幾張紙、你的時(shí)間使用清單以及你寫(xiě)下來(lái)的目標，詳細考慮后，寫(xiě)出你對下列問(wèn)題的答案：
1、我如何浪費我的時(shí)間？未來(lái)有何算途徑可預防或減低時(shí)間的浪費？
2、我如何浪費別人的時(shí)間？我浪費了誰(shuí)的時(shí)間？我應如何預防不使其發(fā)生？
3、哪些活動(dòng)我現在可以減少、不予考慮或交給別人做？
4、別人如何浪費我的時(shí)間？未來(lái)有沒(méi)有方法減少或排除其發(fā)生？如果有的話(huà)，是什么方法？
5、我做的哪些事既重要又緊急？
6、我做的哪些事對我的目標很重要？
7、我是否花費時(shí)間追求那些對我很重要的事？如果沒(méi)有，原因何在？如果有，是哪些事？
這些問(wèn)題的答案應能提供許多使你將時(shí)間使用得更理想的構想。每6個(gè)月做一份一星期時(shí)間使用清單，也是極佳的構想，第二次做的時(shí)候就輕松多了。你知道如何做，就不會(huì )感到吃驚。在努力擬定計劃與設定目標之后，你大概會(huì )發(fā)現你的時(shí)間管理技巧有了進(jìn)展。
新的壞習慣在根深蒂固之前，即可迅速暴露并加以排除。如同薩繆爾·約翰生所言：“習慣的束縛平常是感覺(jué)不出來(lái)的，等到發(fā)現時(shí)又已經(jīng)變得難以破除了。”定期使用清單，使你有一個(gè)更好的機會(huì )打破那些束縛。
第七章、如何制定計劃]
在我們對自己時(shí)間使用的方式和狀況有了一個(gè)初步的了解后，就可以根據部門(mén)/個(gè)人的工作/生活目標來(lái)制訂計劃了。首先，讓我們對計劃的基礎概念有一些認識：
3.2.1 計劃的類(lèi)型
分類(lèi)標準 類(lèi)型
按廣度分
戰略性計劃、作業(yè)性計劃
按時(shí)間框架分
短期計劃、長(cháng)期計劃
按明確性分
具體性計劃、指導性計劃
應用于組織，為之設立總體目標和尋求組織在環(huán)境中地位的計劃成為戰略計劃；而規定目標如何實(shí)現的細節的計劃稱(chēng)為作業(yè)計劃。戰略計劃趨向于覆蓋較久的時(shí)間間隔，通常以年為單位，涉及較寬的領(lǐng)域和不規定具體的目標；作業(yè)計劃趨向于覆蓋較短的時(shí)間間隔，如月度計劃、周計劃、日計劃，主要偏重于實(shí)現的方法。
短期計劃與長(cháng)期計劃
短期是指一年以?xún)鹊钠陂g；長(cháng)期一般超過(guò)5年以上；而中期界于兩者之間。
具體計劃與指導性計劃
具體的計劃具有明確規定的目標，不存在容易引起誤解的問(wèn)題；指導性計劃只規定一些一般的方針，指出重點(diǎn)而不限定在特定的行動(dòng)方案上。例如一個(gè)增加利潤的具體計劃，可能具體規定在未來(lái)6個(gè)月中，成本要降低4%，銷(xiāo)售額增加6%；而指導性計劃也許只提出未來(lái)6個(gè)月使利潤增加5%—10%。顯然，指導性計劃具有內在的靈活性，具體計劃則更具有明確性。
剛才我們已經(jīng)介紹了如何確定目標，實(shí)際上目標是計劃的基礎，確定了方向，怎么走就清楚多了。
3.2.2 注意事項
1、事先的了解：
1 、所在部門(mén)的業(yè)務(wù)定位
2 、所在崗位的業(yè)務(wù)定位
3 、上級主管的業(yè)務(wù)目標
4 、上級主管對你的期望和要求
5 、與其它相關(guān)崗位的業(yè)務(wù)接口關(guān)系
2、遵循5W2H原則
Why: 為什么要做這項任務(wù)，對工作目標是否有支持
What： 任務(wù)的內容和達成的目標
When： 在什么時(shí)間段進(jìn)行
Where： 任務(wù)發(fā)生的地點(diǎn)
Who： 哪些人員參加此任務(wù)，由誰(shuí)負責
How to： 用什么方法進(jìn)行
How much：需要多少成本
3、設置控制點(diǎn)（milestone）
1、在目標或任務(wù)中設置階段性的里程碑，通過(guò)檢查，可以及時(shí)發(fā)現問(wèn)題，對自己難以解決的，還可以獲得同事或領(lǐng)導的支持。比方說(shuō)，我們計劃在3天之內給六層樓的地面刷上油漆，那么第一天就要設立控制點(diǎn)，如果不能刷完2層，顯然后面就要利用增加人手、提高效率等方式，才能保證任務(wù)最后的如期完成。
2、堅持工作周記和工作日記，對計劃的執行情況進(jìn)行總結，發(fā)現和糾正各種偏差，同時(shí)對計劃進(jìn)行調整和滾動(dòng)。另外，還可以對前期的工作時(shí)間分配進(jìn)行分析，不斷改進(jìn)時(shí)間管理。
3.2.3 利用計劃工具
3.2.3.1 計劃管理－－WBS
1、定義
WBS（工作任務(wù)分解）是創(chuàng )造出產(chǎn)品所必須進(jìn)行的全部活動(dòng)的清單，它是PERT、GANTT分層計劃以及預算和人員分配的基礎。
2、WBS基本構架
階段、步驟、任務(wù)、活動(dòng)
3、衡量標準
v 是否全部分解完畢
v WBS分解的所有活動(dòng)是否全部定義了項目的工作
v 所分解的活動(dòng)是否可行
v 是否包含臨時(shí)的里程碑和監控點(diǎn)
v WBS的分解結構是否合適
v 分解后的活動(dòng)在邏輯上是否能形成一個(gè)大的活動(dòng)
v 是否集成了所有的關(guān)鍵因素
v 邏輯上是否合理、清楚和簡(jiǎn)單
3.2 計劃管理－－PERT
1、定義
PERT（網(wǎng)絡(luò )計劃評審技術(shù)）是以網(wǎng)絡(luò )圖的形式制定計劃，求得計劃的最優(yōu)方案，并據以組織和控制開(kāi)發(fā)進(jìn)程，達到預定目標的一種科學(xué)管理方法。
具體來(lái)講，網(wǎng)絡(luò )計劃評審技術(shù)是：首先，用網(wǎng)絡(luò )圖來(lái)表達一項開(kāi)發(fā)計劃中各工作（階段、模塊等）的先后順序和相互關(guān)系；然后，通過(guò)計算找出計劃中關(guān)鍵工序和關(guān)鍵路線(xiàn)；第三，通過(guò)不斷改善網(wǎng)絡(luò )計劃，選擇最優(yōu)方案并付諸實(shí)施，最后，在計劃執行過(guò)程中進(jìn)行有效的控制和監督，保證合理地使用人、財、物，按預定目標完成任務(wù)。
2、計劃要素
?。?span>1）PERT主要反映任務(wù)的時(shí)間、資源、配合、控制等。
?。?span>2）WBS主要反映任務(wù)的層次。
建議：
?。?span>1）先畫(huà)WBS,標明milestone（里程碑）時(shí)間及deadtime（截止時(shí)間）
?。?span>2）標明任務(wù)間關(guān)系
?。?span>3）再畫(huà)PERT
2、計劃要素
步驟一：先畫(huà)圖
首先不必注重美觀(guān)，主要弄清楚任務(wù)之間的相互關(guān)系。
步驟二：估計時(shí)間
v 工序時(shí)間=(a+4b+c)/6
?。?span>a：最樂(lè )觀(guān)時(shí)間；b：期待時(shí)間；c：最悲觀(guān)時(shí)間）
v 倒推法：一般確定結束時(shí)間，再逐步推出各部分需要時(shí)間。
v 留有余地、應付突發(fā)任務(wù)
步驟三：確定關(guān)鍵路徑
1、時(shí)間上的關(guān)鍵路徑
繪制完網(wǎng)絡(luò )圖，可以很容易算出整個(gè)計劃的所需時(shí)間。同時(shí)，可以將整個(gè)開(kāi)發(fā)計劃分解成若干個(gè)開(kāi)發(fā)流水線(xiàn)（路線(xiàn)、路徑），每一條流水線(xiàn)都可以算出一個(gè)總持續時(shí)間，其中時(shí)間最長(cháng)的一條路徑TMAX，我們稱(chēng)為關(guān)鍵路徑。
2、技術(shù)上的關(guān)鍵路徑
某項任務(wù)采用的技術(shù)為關(guān)鍵技術(shù)，它的完成決定整個(gè)任務(wù)的完成時(shí)間，則該任務(wù)所在的路徑為技術(shù)上的關(guān)鍵路徑。
3、關(guān)鍵路徑是可以變化的
3.2 計劃管理－－PERT
1、定義
PERT（網(wǎng)絡(luò )計劃評審技術(shù)）是以網(wǎng)絡(luò )圖的形式制定計劃，求得計劃的最優(yōu)方案，并據以組織和控制開(kāi)發(fā)進(jìn)程，達到預定目標的一種科學(xué)管理方法。
具體來(lái)講，網(wǎng)絡(luò )計劃評審技術(shù)是：首先，用網(wǎng)絡(luò )圖來(lái)表達一項開(kāi)發(fā)計劃中各工作（階段、模塊等）的先后順序和相互關(guān)系；然后，通過(guò)計算找出計劃中關(guān)鍵工序和關(guān)鍵路線(xiàn)；第三，通過(guò)不斷改善網(wǎng)絡(luò )計劃，選擇最優(yōu)方案并付諸實(shí)施，最后，在計劃執行過(guò)程中進(jìn)行有效的控制和監督，保證合理地使用人、財、物，按預定目標完成任務(wù)。
2、計劃要素
?。?span>1）PERT主要反映任務(wù)的時(shí)間、資源、配合、控制等。
?。?span>2）WBS主要反映任務(wù)的層次。
建議：
?。?span>1）先畫(huà)WBS,標明milestone（里程碑）時(shí)間及deadtime（截止時(shí)間）
?。?span>2）標明任務(wù)間關(guān)系
?。?span>3）再畫(huà)PERT
2、計劃要素
步驟一：先畫(huà)圖
首先不必注重美觀(guān)，主要弄清楚任務(wù)之間的相互關(guān)系。
步驟二：估計時(shí)間
v 工序時(shí)間=(a+4b+c)/6
?。?span>a：最樂(lè )觀(guān)時(shí)間；b：期待時(shí)間；c：最悲觀(guān)時(shí)間）
v 倒推法：一般確定結束時(shí)間，再逐步推出各部分需要時(shí)間。
v 留有余地、應付突發(fā)任務(wù)
步驟三：確定關(guān)鍵路徑
1、時(shí)間上的關(guān)鍵路徑
繪制完網(wǎng)絡(luò )圖，可以很容易算出整個(gè)計劃的所需時(shí)間。同時(shí)，可以將整個(gè)開(kāi)發(fā)計劃分解成若干個(gè)開(kāi)發(fā)流水線(xiàn)（路線(xiàn)、路徑），每一條流水線(xiàn)都可以算出一個(gè)總持續時(shí)間，其中時(shí)間最長(cháng)的一條路徑TMAX，我們稱(chēng)為關(guān)鍵路徑。
2、技術(shù)上的關(guān)鍵路徑
某項任務(wù)采用的技術(shù)為關(guān)鍵技術(shù)，它的完成決定整個(gè)任務(wù)的完成時(shí)間，則該任務(wù)所在的路徑為技術(shù)上的關(guān)鍵路徑。
3、關(guān)鍵路徑是可以變化的
第八章、不要讓別人浪費你的時(shí)間
3.3 不要讓別人浪費你的時(shí)間
辦公室的打擾無(wú)可避免，電話(huà)、來(lái)訪(fǎng)、郵件等等，甚至有不少人對打擾提出了抱怨，同時(shí)也有無(wú)奈。
對待打擾的方法有很多，有全面出擊來(lái)對付，也有消極地對應付，更有甚者是視而不見(jiàn)。全面出擊的人終會(huì )變得疲勞不堪，消極應付和視而不見(jiàn)的人終究會(huì )錯失良機或是貽誤大事……
那么究竟怎樣做才是我們的可取之道呢？——我們的策略是將被打擾的時(shí)間縮短，將其負面影響減至最少 。
3.3.1 打電話(huà)的藝術(shù)
1、事先的約定與準備
打電話(huà)約定時(shí)間和約定要求并不是什么新奇的概念，通過(guò)約定可以避免你在需要安靜工作的時(shí)候被不斷打擾、或是占線(xiàn)、或是接不到電話(huà)，更主要是避免電話(huà)中需要某些資料卻無(wú)法提供，從而造成時(shí)間的浪費。
2、保持簡(jiǎn)短而明確的開(kāi)場(chǎng)白
平時(shí)我們在打電話(huà)為了聯(lián)絡(luò )感情的需要，在開(kāi)場(chǎng)白中經(jīng)常會(huì )有一些寒喧，除了拜訪(fǎng)客戶(hù)、問(wèn)候長(cháng)輩等情況，比如“你最近很忙啊，在哪里發(fā)財啊”、“您身體還好吧、吃飯還行吧？”等，然而在辦公室場(chǎng)合就應該少有寒喧，盡量從工作角度出發(fā)，使用簡(jiǎn)短而明確的開(kāi)場(chǎng)白。
假如你正在將電話(huà)打給某人，不妨開(kāi)門(mén)見(jiàn)山：“你好，我是XXX，我給你打電話(huà)是因為……”或“你好，我是XXX，有這樣一件事需要……”等等；如果是某人打電話(huà)給你，你可以說(shuō)“接到你的電話(huà)真高興，有什么事需要幫忙嗎？”或“你打電話(huà)來(lái)我真高興，能為你做點(diǎn)什么嗎？”或“好久沒(méi)有收到你的消息了，請問(wèn)有什么事需要幫忙嗎？”等等。
3、控制通話(huà)時(shí)間、保持通話(huà)主題
在我們打電話(huà)的時(shí)候，要注意做好適當的記錄，以免掛下電話(huà)后忘記某些信息，又不得不重新聯(lián)系一次。另一個(gè)需要注意的就是：控制好打電話(huà)的時(shí)間并保持通話(huà)的主題。我們有許多人喜歡拿起電話(huà)就開(kāi)始喋喋不休，而且經(jīng)常是缺乏主題。在這種情況下，你不妨直言：“你現在需要我們解決的問(wèn)題是什么呢？”、“你的重點(diǎn)是什么？”、“你看我們今天的溝通/討論是不是這到這里呢？”
雖然一次電話(huà)省下的時(shí)間可能只有2~3分鐘，但按照你每天接10個(gè)電話(huà)來(lái)算，每個(gè)月你就可以省下7~10個(gè)小時(shí)，一年就是就84~120個(gè)小時(shí)，這可是一段不少的時(shí)間呀！
4、過(guò)濾電話(huà)
你一定經(jīng)常遇到一些不想接的電話(huà)，這個(gè)時(shí)候你就需要“過(guò)濾電話(huà)”了。首先解釋你現在不能接電話(huà)的原因，如馬上要出門(mén)了、要去開(kāi)會(huì )了、正在與主管或其它同事商宜工作了等等，但是在拒絕的時(shí)候一定要注意有禮貌，并約定回電或是對方再次來(lái)電的時(shí)間，在保證自己時(shí)間的前提下，同時(shí)不要給對象留下不良印象。
3.3.1 當你被打斷時(shí)
在前面的“時(shí)間管理的誤區”中，我們曾經(jīng)提到了如何接受請托，但是在我們被各種情況所打斷時(shí)，應該如何處理呢？
1、來(lái)自上司的打斷
來(lái)自上司的打擾最難控制，尤其是當你正在全心盡力地處理一項緊急而重要的事情時(shí)。不過(guò)，如果你就是一名上司，你還是應該首先想想，你是不是也會(huì )對下屬這樣呢？
以下是如何處理類(lèi)似問(wèn)題的一個(gè)實(shí)際例子和妙招：
有一位職員，每當他應召支見(jiàn)上司時(shí)，他手上總是帶著(zhù)一件仍待完成的工作：編寫(xiě)一份報告、檢查報告草案、或者閱讀必要的資料等，一來(lái)可以利用在一旁等待上司打電話(huà)或是其他事務(wù)處理的時(shí)間，二來(lái)可以提醒上司自己的工作也是很忙的，希望可以盡快結束對話(huà)或事情的安排，三來(lái)還可以讓主管對他的工作態(tài)度留下深刻的印象。
2、來(lái)自下屬的打斷
你不妨想想以下有關(guān)解決下屬打擾上司的各項問(wèn)題：
?。?span>1）你是否曾經(jīng)訓練你的助理，將他人可能的打擾含集中起來(lái)，然后每天或每星期一次地向你匯報？
?。?span>2）你是不是盡可能地把集體例會(huì )列為每日/周工作的一部分？
?。?span>3）你是不是每天都會(huì )保留一段固定的時(shí)間，供下屬向你提出問(wèn)題，同時(shí)在一旦發(fā)覺(jué)某些工作日程發(fā)生改變時(shí)，會(huì )告訴對方何時(shí)見(jiàn)面較合適？
?。?span>4）你是不是曾經(jīng)鼓勵下屬以便條/郵件方式提出問(wèn)題，而不必親自上門(mén)打擾你的工作？
?。?span>5）你是不是立即向下屬回話(huà)，使他們不至于認為他們必須經(jīng)常打擾你，才能立刻獲得回應？
3、來(lái)自同事的打擾
在上司打擾的時(shí)候，你只能無(wú)奈地加以接受；而下屬在打擾你的時(shí)候，你可以將他的打擾方式加以定型化?？墒?，要處理同事或同級人員的打擾，恐怕必須多花一點(diǎn)心思才行。以下是你應該牢記的一些要點(diǎn)：
?。?span>1）雙方應事先達成共識。你應該力求對他們的要求保持熱心、同情以及隨時(shí)愿意加以協(xié)助的態(tài)度，可是，你更應該讓他們知道這么做往往會(huì )影響到你的工作效率。
?。?span>2）不要隨意打擾對方。你可以從容地、預先地與同事聯(lián)系你的要求、時(shí)間等，只有如此，你才有可能獲得相同的回報。
?。?span>3）想想為什么你的中斷情形無(wú)法受控：你不喜歡得罪他人？你喜歡參與每一件事？別人經(jīng)常來(lái)詢(xún)問(wèn)你的意見(jiàn)，使你覺(jué)得自己很重要？你不善于結束他人的來(lái)訪(fǎng)？你讓別人習慣于經(jīng)常咨詢(xún)你的意見(jiàn)？你就是喜歡不斷地和他人交談？
如果你讓這些現象一直持續下去，你最后終究會(huì )一事無(wú)成。
第九章、省時(shí)之道
§3.4 省時(shí)之道
有時(shí)我們經(jīng)常會(huì )聽(tīng)到這樣的說(shuō)詞：“等我有空再做”。這句話(huà)通常表示“等手上沒(méi)什么重要的事情時(shí)再做”。但事實(shí)上，沒(méi)有所謂“空”的時(shí)間。你可能有休閑時(shí)間，卻沒(méi)有“空”的時(shí)間。在休閑的時(shí)候，你也許會(huì )躺在游泳池邊盡情玩樂(lè )，但這絕不是“空”的時(shí)間。你的每一分鐘都很值錢(qián)。
凡在事業(yè)上有所成就的人，都有一個(gè)成功的訣竅：變“閑暇”為“不閑”，也就是不偷清閑，不貪逸趣。愛(ài)因斯坦曾組織過(guò)享有盛名的“奧林比亞克科學(xué)院”，利用晚上休息的時(shí)間聚會(huì )，與會(huì )者總是手捧茶杯，邊飲茶，邊議論，后來(lái)相繼問(wèn)世的許多科學(xué)創(chuàng )見(jiàn)，有不少產(chǎn)生于飲茶之余。實(shí)際上，有我們的生活和工作中，有不少時(shí)間是零碎的，還有一些時(shí)間是用來(lái)等待的，浪費的時(shí)間可以用數以萬(wàn)計來(lái)說(shuō)明是并不過(guò)分的。所以，除了能夠認識到時(shí)間管理的誤區和掌握一些基本的技巧外，我們還要向大家推薦一些省時(shí)之道。
3.4.1 等待的時(shí)候做什么
在一天的活動(dòng)時(shí)間里，你可能常常不管如何精密規劃的情況下，還是必須等待。乍看之下，這些時(shí)間可能永遠無(wú)法追回；當你忙得不可開(kāi)交而又必須等待的時(shí)候，你的失望只會(huì )增加而不會(huì )減少。以下是如何利用無(wú)奈或無(wú)聊時(shí)間的些建議。
去看醫生時(shí)帶一本書(shū)，這樣你就不必看他們的雜志或其它無(wú)益的東西。一位參加某個(gè)研討會(huì )的公共關(guān)系主管告訴與會(huì )學(xué)員，他在電話(huà)旁邊放了一疊閱讀資料，每次在等對方接電話(huà)時(shí)便可以翻閱。一位必須在機場(chǎng)花很多時(shí)間的業(yè)務(wù)員說(shuō)：“每次在下飛機去領(lǐng)行李的路上，我就停下來(lái)打公共電話(huà)，等我打完電話(huà)時(shí)，行李也已經(jīng)出來(lái)了。只要能夠利用，任何時(shí)間都不要浪費。”
不管在什么地方，齊格每次在排隊等候時(shí)，他總會(huì )盡量帶一些東西去看。美國人琳達自己開(kāi)了一家顧問(wèn)公司，一年約受理130個(gè)案子，她每年旅行各地，有很多時(shí)間是在飛機上度過(guò)的。琳達相信和客戶(hù)維持良好的關(guān)系是很重要的，所以她常利用在飛機上的時(shí)間寫(xiě)短箋給他們。她說(shuō)：“我已經(jīng)無(wú)法自撥了，這樣做讓我非常愉快。”一次，一位同機的旅客在等候提取行李的時(shí)和她攀談，他說(shuō)：“我在飛機上注意到你，在2小時(shí)48分鐘里，你一直在寫(xiě)短箋，我敢說(shuō)你的老板一定以你為榮。”琳達回答：“我就是老板。”
不管你多么有效率，總是有人讓你等待：你可能錯過(guò)公車(chē)、地鐵、飛機，碰上出其不意的中途休息；你也許已經(jīng)盡可能地小心計劃每一件事，但是你可能意外地被困在機場(chǎng)。許多高成就者在這種情況下所做的事情是：
帶本書(shū)看；寫(xiě)點(diǎn)東西；修改報告；檢查語(yǔ)音郵件；打電話(huà)；用錄音機口述信件等。
3.4.2 逆勢操作
什么是逆勢操作？在華爾街，逆勢操作者就是當多數人都在買(mǎi)股票時(shí)賣(mài)股票，而大多數人都在賣(mài)股票時(shí)買(mǎi)股票的人；如果每個(gè)人都在觀(guān)望，逆勢操作者則瘋狂地大買(mǎi)大賣(mài)。1980年，美國人肯·庫珀寫(xiě)了一本書(shū)名相當吸引人的書(shū)：《一直左轉》。這本書(shū)的要旨是：“遠離高峰時(shí)刻，避免一窩蜂。”
將逆勢操作運用在時(shí)間管理上，就意味著(zhù)當別人沒(méi)有在做某件事的時(shí)候，你就去做，這樣可以省下許多等待的時(shí)間。
逆勢操作者會(huì )在沒(méi)有人排隊的時(shí)候去兌現支票、采購，所以他們不會(huì )在周五下午去兌現支票，也不會(huì )在周五晚上進(jìn)超市，而會(huì )選在晚上11點(diǎn)或早上6、7點(diǎn)逛逛24小時(shí)開(kāi)放的超市。
逆勢操作者退房的時(shí)間與其他人不同，他們會(huì )選擇旅館自動(dòng)退房的方式：如果你可以在人潮多起來(lái)之前就退房，你就不應該在早上9點(diǎn)、10點(diǎn)時(shí)去排長(cháng)龍。
在辦公室里，逆勢操作者會(huì )在中午大多數職員外出午餐時(shí)，使用傳真或復印機。
逆勢操作者會(huì )在人潮涌入餐廳前或人潮散去后去吃飯，等等。
3.4.3 追求互賴(lài)模式
假設有人向你挑戰比試腕力，時(shí)間限定在60秒內，比賽規則是扳倒對方次數越多者便是贏(yíng)家，而旁觀(guān)的另一人愿意提供贏(yíng)家一角錢(qián)。雙方各就各位后，一場(chǎng)激戰即將展開(kāi)。
1 為了說(shuō)明的方便，請你假設一開(kāi)始那人便把你扳倒，但是他并不停在那兒，反而立即放松施加的壓力，讓你把他扳倒，接著(zhù)他迅速反應，將你再度扳倒，而你基于以往的習慣全力抗拒。
這時(shí)候你心中只有一個(gè)念頭：“我要贏(yíng)！”你的肌肉緊張、全神貫注以至于眉頭緊鎖，但就在僵持不下的當兒，你和那人腦中突然靈光一閃，發(fā)現一個(gè)事實(shí)：你們現在已各贏(yíng)了1角錢(qián)！倘若你讓他贏(yíng)一回、接著(zhù)他讓你贏(yíng)一回、不斷相互扳倒，那么60秒結束，雙方都贏(yíng)了超過(guò)1角錢(qián)……于是，你們兩個(gè)同心協(xié)力，不斷地進(jìn)行你扳倒他、他扳倒你的動(dòng)作，來(lái)回反復地互相扳倒對方的手臂。在60秒結束的那一刻，你們各賺了3塊錢(qián)，改寫(xiě)了只有一人能獲得1角錢(qián)的局面。
雙贏(yíng)的精髓便是：人與人之間存在著(zhù)合作的潛力，合作將能取得遠大于個(gè)人憑一已之力創(chuàng )造的成就。
大多數人習慣以輸或贏(yíng)來(lái)判斷自己的處境，“贏(yíng)”便是代表其他所有人都得輸，運動(dòng)場(chǎng)上非贏(yíng)即輸的角逐、學(xué)習成績(jì)的分布曲線(xiàn)在灌輸我們“少便是好”的思維，于是我們便通過(guò)這副非贏(yíng)即輸的眼鏡看人生，倘若沒(méi)能喚醒內在的知覺(jué)，只為了爭1角錢(qián)，一輩子拼個(gè)你死我活，卻從來(lái)不曾想過(guò)合作的手段，能為彼此賺更多錢(qián)。“贏(yíng)”的真正意義是實(shí)現目標，所以若用合作代替競爭，便能在有效的時(shí)間或較短的時(shí)間里達成更多的目標、甚至有意想不到的收獲。
結 束 語(yǔ)
好了，我們的教學(xué)內容到這里就結束了。希望通過(guò)這次教學(xué)，能夠幫助各位對時(shí)間管理的概念、誤區和原則有一些基本而清楚的認識，同時(shí)還能夠在生活與工作中靈活地運用時(shí)間管理的方法和技巧。
最后，我們希望您能通過(guò)一點(diǎn)一滴的改進(jìn)與積累，尋求合適的支點(diǎn)位置，不斷地擴大組織和個(gè)人的力量，促使生活品質(zhì)和工作品質(zhì)的改善，祝大家都有一個(gè)有意義、充滿(mǎn)快樂(lè )的人生！
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