Tag2Find 把 Web2.0 Tag 標籤管理術(shù)帶入桌面檔案檢索
Posted: 01 Apr 2009 09:00 PM PDT
（寫(xiě)在前面：本文我曾經(jīng)發(fā)表於很久之前某一期的《密技偷偷報》雜誌，暫時(shí)忘了那一期XD，不過(guò)現在貼上這篇文章到自己的部落格中，主要是因為想要聊聊標籤管理的方式，也算是為了我即將完成的EverNote3.1心得分享鋪路^^）
我想使用過(guò)電腦來(lái)管理檔案的朋友，應該都曾經(jīng)碰到過(guò)類(lèi)似下面的情形：一段錄製好的家庭生活影片，猶豫要將其歸檔到「生日」的資料夾好，還是歸檔到「女兒」的資料夾好，因為放進(jìn)其中任何一個(gè)資料夾，就代表你以後無(wú)法在另外一個(gè)資料夾裡面找到這段影片，但是如果把影片複製成兩份，各自存在兩個(gè)資料夾中，那又實(shí)在太過(guò)耗費硬碟空間。
於是傳統的綱目式分類(lèi)法必須有所改變，我們需要一種「更有彈性」、「更能表現出複合關(guān)係」、「更能體現資料多樣性」的分類(lèi)方式，而「Tag標籤分類(lèi)」這種發(fā)源於Web2.0網(wǎng)路的獨特方法便應運而生，並幫我們解決了上述問(wèn)題。
今天要介紹的Tag2Find軟體，是一個(gè)對有大量檔案管理需求的人來(lái)說(shuō)，會(huì )很實(shí)用的一種檔案資料檢索工具，因為它運用了「Tag標籤分類(lèi)」的方法，讓你可以快速並深入的查出你想要的內容。
Tag這種管理方法因為一些Web2.0的網(wǎng)路服務(wù)而受到矚目，例如Flickr網(wǎng)路相簿和Del.icio.us網(wǎng)路書(shū)籤，都利用Tag來(lái)管理其龐大的相片和網(wǎng)頁(yè)資料；而我們的電腦中其實(shí)一樣擁有複雜的資料檔案，既然如此，何不來(lái)學(xué)學(xué)別人成功的範例，也試試看在電腦桌面上運用「Tag標籤」的檢索方式呢？
Windows的檔案系統採取了樹(shù)狀的母子結構，層層堆疊，資料因此能達到某種分門(mén)別類(lèi)的結構性，這是傳統的分類(lèi)方式。但是就如圖一所示，分類(lèi)底下的資料，被歸入分類(lèi)後就受到「管制」，即使彼此之間有所關(guān)連也「無(wú)法溝通」，這導致了我們在檢索時(shí)的侷限，例如進(jìn)入A分類(lèi)只能找到甲資料，不可能找到乙資料，我們也不可能透過(guò)受到A分類(lèi)管制的甲資料來(lái)找到丙資料。
如果是「Tag標籤」的管理方法，則會(huì )呈現出不一樣的局面。在圖二中，我們可以看到「標籤」是一種由不同資料共用的元素，而每項資料主體可以享有多種標籤；於是當我們查找A標籤時(shí)，可以同時(shí)找到甲和乙兩種資料，然後我們發(fā)現甲資料擁有一個(gè)B標籤，於是透過(guò)B標籤我們又發(fā)現了可能相關(guān)的丙資料，資料間便透過(guò)「標籤」的方式得到了溝通連結，甲、乙、丙三種資料也同時(shí)保留了它們的獨立性與關(guān)連性。
「Tag標籤分類(lèi)法」操作起來(lái)非常簡(jiǎn)易，你只需要針對每個(gè)獨立資料去定義你覺(jué)得屬於它的標籤即可；例如關(guān)於一首歌，你可以給它加上「臺語(yǔ)」、「抒情」、「對唱」等等標籤，如此一來(lái)以後你就可以透過(guò)這些標籤來(lái)找到這首歌，或是找到其它相關(guān)的歌曲。
使用者從頭到尾只需要做一件事：「給資料下標籤」，然後你的資料庫系統就會(huì )自己建立起來(lái)。而下標籤時(shí)記得要打破你自己傳統分類(lèi)的思維，標籤分類(lèi)法並不是要追求一種整齊劃一的管理（當然深入應用標籤後，就會(huì )發(fā)現還是需要某種管理，這個(gè)是更進(jìn)階的問(wèn)題，要實(shí)際應用後才能體會(huì )），而是要訴求有彈性、有效率的檢索。因此你其實(shí)只要問(wèn)自己：「你覺(jué)得這個(gè)資料是什麼？」然後賦予這份資料多個(gè)定義，當資料庫裡被下標籤的資料多起來(lái)後，會(huì )自然形成一個(gè)俗稱(chēng)為「標籤雲（Tags Cloud）」的資料系統，你便可以透過(guò)它來(lái)檢索出你的資料。
前面講解了「Tag標籤」在管理上的優(yōu)勢，而對使用者來(lái)說(shuō)，只要輕鬆的下標籤，然後你的檔案就會(huì )慢慢自己形成一個(gè)體系，這種省時(shí)省力的方式，是不是很有吸引力？所以本文要介紹的「Tag2Find」，就是一個(gè)可以幫你電腦主機裡的檔案架構出標籤系統的軟體，透過(guò)本文的教學(xué)，大家趕快來(lái)更有效率的搞定自己的資料管理難題吧！
下載軟體並進(jìn)行安裝，要注意的是Tag2Find要先安裝.Net Framework 2.0，並且要在NTFS的檔案系統中才能順利執行。如果符合上述條件，就可以開(kāi)始安裝軟體。 Tag2Find安裝完成後，需要先進(jìn)行一些基本的設定。當你看到「Welcome」的畫(huà)面時(shí)，按下右下角的〔Next〕開(kāi)始進(jìn)行設定。
在「Database」的頁(yè)面中，你需要設定一個(gè)未來(lái)用於儲存標籤設定的索引庫位置。因為T(mén)ag2Find使用的是和Windows不一樣的管理方法，所以需要額外一個(gè)檔案來(lái)存放那些標籤資料?；旧喜恍韪脑O定，直接按下〔Next〕。
接下來(lái)Tag2Find會(huì )顯示它可以追蹤的磁碟機，基本上只要是本機的磁碟都可以支援，以後你可以任意的幫這些磁碟裡的檔案下標籤。同樣的，確認資料後，直接按下〔Next〕繼續。然後Tag2Find會(huì )開(kāi)始啟動(dòng)它的服務(wù)，並在開(kāi)機時(shí)常駐執行兩個(gè)小程序：「T2FService.exe」和「tag2find.exe」，加起來(lái)大約會(huì )佔用40MB的記憶體空間，不太會(huì )影響到電腦系統的效能。
安裝的最後一個(gè)畫(huà)面，有一段簡(jiǎn)單的教學(xué)示範影片，第一次使用的讀者可以先花點(diǎn)時(shí)間觀(guān)看一下，這樣會(huì )讓你更容易上手這個(gè)小軟體。觀(guān)看完影片後，按下〔Finish〕就可以完成整個(gè)安裝過(guò)程。
剛安裝完Tag2Find的朋友，可能會(huì )想說(shuō)，我之前不知道有這個(gè)好工具，所以一大堆已經(jīng)存在的檔案根本沒(méi)有下過(guò)標籤，這樣要重新建立標籤系統不是反而很花時(shí)間嗎？別擔心，Tag2Find已經(jīng)幫你想好了簡(jiǎn)單的幫大量舊檔案加上標籤的方式。
完成安裝後，Tag2Find應該會(huì )直接跳到幫大量舊檔案自動(dòng)化上標籤的畫(huà)面。在這個(gè)畫(huà)面中你可以選擇要被自動(dòng)上標籤的檔案位置，例如可以勾選「My Documents」，稍後就可以自動(dòng)為「我的文件」裡的檔案加Tag，決定後按下〔Next〕。
但是在同一個(gè)磁碟或資料夾裡的檔案類(lèi)型很多，並非所有的檔案你都需要建立標籤檢索。所以第二個(gè)畫(huà)面中，你可以勾選「import only selected extensions」，並繼續勾選你想幫其加上檢索標籤的副檔名，完成後按下〔Next〕。
在「Tag Suggestion Modes」中，你可以設定Tag2Find自動(dòng)幫檔案上標籤的方式。例如勾選「based on parent folders」會(huì )根據檔案所在的資料夾名稱(chēng)加標籤；勾選「based on fileextension」則可以根據副檔名來(lái)下標籤；「based on file metadata」可以從檔案的元資料中找關(guān)鍵字來(lái)訂標籤。
在上個(gè)步驟中如果點(diǎn)擊〔Options〕，可以進(jìn)入稱(chēng)為〔Categories〕的自動(dòng)化標籤名稱(chēng)設定。在這裡你可以針對「Archive壓縮檔」、「Document文件檔」、「Image圖片檔」、「Movie影片檔」、「Music音樂(lè )檔」和「Web網(wǎng)頁(yè)檔」各種檔案類(lèi)型自行設定專(zhuān)屬的標籤名稱(chēng)。決定後按下〔OK〕。
全部調整完後，按下步驟3的〔Finish〕，接著(zhù)Tag2Find就會(huì )根據你前面的選擇，開(kāi)始從檔案類(lèi)型、檔案位置、檔名等等資料來(lái)做分析判斷，並快速幫你的舊檔案都自動(dòng)加上相關(guān)的Tag。
完成後，你可以在瀏覽視窗中看到全部被加上新標籤的檔案列表，綠色的部份就是新加上的標籤。你以後還是可以打開(kāi)這個(gè)「New Tag Browser」的視窗，並選擇左上角的【File】→【Add Files from】→【Directories】，來(lái)重複這個(gè)自動(dòng)上標籤的流程。
解決了舊檔案都沒(méi)有上標籤的問(wèn)題，或許你還想問(wèn)，那我每天都會(huì )新增的許多檔案有沒(méi)有方便的增訂標籤方式？當然有，Tag2Find可以即時(shí)監控你新增的檔案，並提供簡(jiǎn)單的介面讓你為這些新檔案上標籤。
當你安裝Tag2Find後，它會(huì )常駐在你的系統，並在桌面右下角的系統列中出現一個(gè)圖示。這時(shí)候Tag2Find其實(shí)已經(jīng)在監控你的電腦，如果你有新增檔案時(shí)，桌面右下方會(huì )浮現出Tag2Find的「New File Monitor」視窗。
浮現這個(gè)新增檔案視窗的用意，就是要讓你方便的為新檔案加上標籤。首先勾選你想上標籤的檔案項目，然後在下方的輸入欄位中填入你想增加的標籤名稱(chēng)， Tag2Find支援中文的標籤內容。
你可以同時(shí)增加多個(gè)標籤，每個(gè)標籤中用「,」隔開(kāi)即可。如果你輸入的標籤是之前有加過(guò)的，那更上方的視窗會(huì )顯示出符合你目前輸入關(guān)鍵字的既有標籤，你可以快速選擇一個(gè)已經(jīng)被使用過(guò)的標籤名。
把你一次想加入的標籤都輸入完畢，然後按下視窗畫(huà)面右下角的〔→〕，就會(huì )開(kāi)始把標籤資料加上去，如果你一次要新增的檔案量比較大的話(huà)，那麼有可能會(huì )需要比較久的等待時(shí)間。
另外你也可以點(diǎn)擊彈出視窗右上角的選項按鈕，這時(shí)候可以針對「即時(shí)監控」的資料夾來(lái)進(jìn)行設定，Tag2Find預設監控的是「我的文件夾」和「桌面」，這是兩個(gè)我們最常會(huì )去新增資料檔案的地方，而如果你有其他常用的資料夾，都可以透過(guò)右方的〔＋〕新增進(jìn)來(lái)。
透過(guò)前面的「自動(dòng)上標籤」和「即時(shí)監控」兩大主要功能，相信大家都可以透過(guò)Tag2Find來(lái)輕鬆的幫檔案上標籤了。不過(guò)事情還沒(méi)完，我們之所以要運用Tag標籤，當然最重要的目的是讓檔案檢索更為方便。所以下面我們就來(lái)介紹Tag2Find內建的檔案快速檢索功能。
在Tag2Find的系統列圖示上點(diǎn)擊滑鼠右鍵，打開(kāi)功能選單後點(diǎn)選【Floating TagBox】，如此一來(lái)桌面上就會(huì )出現一個(gè)浮動(dòng)式的搜索列。不過(guò)這個(gè)搜索列是讓你透過(guò)Tag標籤來(lái)檢索檔案，和一般的Windows檔案搜索大不相同喔！
當我們在Tag2Find的搜索列中輸入一個(gè)字母時(shí)，Tag2Find就會(huì )自動(dòng)幫我們去配對目前已經(jīng)存在的標籤關(guān)鍵字，你可以用鍵盤(pán)的〔↑〕、〔↓〕方向鍵來(lái)切換相應的標籤，決定後按下〔Enter〕即可。
這時(shí)候更上方的視窗會(huì )出現擁有這個(gè)標籤的所有檔案，找到需要的檔案後，你就可以直接用滑鼠雙擊目標檔案來(lái)快速開(kāi)啟。
如果第一次檢索出的量太大，你可以用複數的標籤來(lái)縮小檢索的範圍，方法還是一樣利用「,」來(lái)區隔多個(gè)標籤。另外你也可以看到視窗裡面會(huì )列中目前檢索檔案中有包含的其他Tags，你可以直接點(diǎn)選這些標籤來(lái)組合檢索的過(guò)濾條件。
你可以透過(guò)直接點(diǎn)選搜索列右方的〔→〕按鈕，來(lái)打開(kāi)全部符合條件檔案的瀏覽視窗，在這個(gè)瀏覽視窗的左方，你可以看到包含輸入標籤的所有檔案，還可以預覽圖片、影片和音樂(lè )。此外在瀏覽視窗的右方，則可以看到這些檔案所包含的所有標籤，你可以在這團「標籤雲」中，繼續針對你感興趣的Tag來(lái)延伸你的搜索。
透過(guò)前面這三個(gè)基本功能，其實(shí)已經(jīng)可以很順利的開(kāi)始使用Tag2Find了，基本上「Tag標籤」管理的訴求點(diǎn)之一就是「簡(jiǎn)單易用」，能把管理的時(shí)間壓縮到最小、最有效率才是其目的。不過(guò)我們當然還是可以在需要的時(shí)候，透過(guò)手動(dòng)的方式來(lái)做一些進(jìn)階的Tag標籤編輯管理。
在Tag2Find的系統圖示上按右鍵選擇【New Tag Browser】，打開(kāi)Tag的瀏覽編輯視窗，這時(shí)候我們可以用滑鼠拖曳的方式，來(lái)將想要編輯Tag的檔案拉進(jìn)視窗當中，或者透過(guò)【File】→【Add File From】的方式來(lái)加入檔案。
加入檔案後選擇上方工具列中的【New Edit Tags】，就可以打開(kāi)一個(gè)編輯分頁(yè)，在這個(gè)分頁(yè)中你可以針對這些檔案來(lái)進(jìn)行Tag標籤的增減與管理。
你可以在編輯視窗的右邊看到目前所有檔案所包含的Tag標籤，標籤名稱(chēng)後面的數字代表在視窗裡擁有這個(gè)標籤的檔案數目。你可以先在視窗左邊選擇好想要編輯的檔案，然後在右邊標籤列表的〔＋〕、〔－〕按鈕上來(lái)增減你所選取檔案的Tag。
接下來(lái)很重要的一個(gè)步驟是，當你編輯管理好檔案的標籤後，千萬(wàn)要記得，到上方按下〔Save〕來(lái)儲存。如果按下旁邊的〔Save All〕，則是儲存所有分頁(yè)的編輯結果。
除了透過(guò)視窗分頁(yè)來(lái)編輯大量檔案，Tag2Find也整合在Windows的系統中，當你隨時(shí)看到有檔案想為它加上Tag標籤的話(huà)，只要圈選檔案後點(diǎn)選滑鼠右鍵，然後選擇【Quick Tag This】，就可以方便的進(jìn)入這些特定檔案的標籤編輯畫(huà)面。
「Quick tag this」不需要進(jìn)入編輯畫(huà)面，當你圈選特定檔案並進(jìn)入快速編輯後，會(huì )在你的浮動(dòng)搜索列彈出一個(gè)視窗，裡面包含了剛剛選擇的檔案，這時(shí)你只要直接在搜索列裡填入想加上去的標籤，按下〔→〕。
所有添加Tag標籤的格式與方法都和之前一樣，最後會(huì )出現一個(gè)視窗問(wèn)你是否確實(shí)要幫這些檔案加上新的標籤，按下〔Yes〕確認後，就完成了快速編輯的動(dòng)作。
在系統列的Tag2Find圖示上按滑鼠右鍵，選擇【Options】，就可以進(jìn)入設定畫(huà)面當中。
切換到〔Advanced〕標籤頁(yè)面，勾選中間的「Optimize for speed」，可以透過(guò)增加Tag2Find的記憶體用量，來(lái)優(yōu)化Tag2Find的執行效能。如果你有足夠多的記憶體，那麼多分配一點(diǎn)給應用程式來(lái)用，是合理的選擇。
網(wǎng)路上的搜索龍頭Google推出了頗有劃時(shí)代意義的「Google DesktopSearch」，這個(gè)桌面搜索工具可以讓你深入檔案的「內容」去查找資料，例如一篇word的檔名叫做「543.doc」，而它的實(shí)際內容包含了旅遊、臺灣、美食等等辭彙，當你用Google DesktopSearch時(shí)，便可以用美食等字詞來(lái)找到「543.doc」這個(gè)文件。而且Google的桌面搜索還支援去找電子郵件等等資料的內容，更是大大增加了實(shí)用性。
但是你應該也會(huì )發(fā)現，身邊的朋友們使用GoogleDesktop的機率似乎不高，除了真正有商務(wù)用途的人士外，一般人還真的很少會(huì )用Google桌面搜索來(lái)作為查資料的工具，為什麼呢？因為GoogleDesktop真的很耗資源，除了為了要查找每個(gè)檔案的內容，所以必須建立一個(gè)以「GB」為單位來(lái)計算的龐大索引檔外，在建立索引檔過(guò)程的效能也不盡然能讓人滿(mǎn)意。
我們可以看到「內容搜索」雖然有其優(yōu)點(diǎn)，但是也有很明顯的缺點(diǎn)存在。而Tag2Find正好彌補了這些缺點(diǎn)，它本身比起Google Desktop當然輕巧許多，因為不需要去檢索內容，所以也沒(méi)有龐大的索引資料庫需要負荷。最重要的就是Tag2Find利用標籤分類(lèi)的管理方式，等於是幫每個(gè)檔案增訂各種「有意義」的「關(guān)鍵字」，如此一來(lái)當你要找檔案時(shí)，既不會(huì )被檔名侷限，也不會(huì )陷入內容的沼澤中，對於圖片、影音等沒(méi)有文字內容的檔案照樣可以增加標籤，於是一找就可以找到你自己想要的關(guān)鍵目標。
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