文／沐丞
01
前不久網(wǎng)上流傳著(zhù)首富王健林一天的行程，情況大致如下：
4:00起床
4:15～5:00健身
5:00～5:30早餐
5:45～6:30前往機場(chǎng)
7:00～12:15雅加達飛?？?/p>
12:20～12:45到達海南迎賓館
12:45～13:00海南領(lǐng)導會(huì )見(jiàn)
13:00～13:20海南萬(wàn)達城項目簽約儀式
13:20～14:10便餐
14:10～15:00前往機場(chǎng)
15:00～18:10?？陲w北京
18:30～19:10到達辦公室
從上面的一份行程單我們至少可以看出四點(diǎn)讓我們敬佩的地方：一是早起鍛煉，據說(shuō)王健林幾乎每天都這樣；二是計劃安排周詳，即使當天有簽約儀式這樣重要的事情也可以早上從另外一個(gè)國家飛過(guò)去；三是時(shí)間計劃以10～15分鐘為單位，密度高；四是一天行程結束的地點(diǎn)是辦公室，雖然后面沒(méi)有了內容，但是想必晚上還會(huì )在辦公室里處理一些工作。
很多網(wǎng)友看到這樣的行程也不禁發(fā)出了感嘆：首富都這樣拼，你有什么資格不努力？
其實(shí)很多大公司的高管對自己一天的安排都是非常嚴格，而且都喜歡早起鍛煉。蘋(píng)果CEO蒂姆庫克、百事可樂(lè )CEO盧英德每天4點(diǎn)半起床；通用電器CEO杰夫-伊梅爾特、Twitter創(chuàng )始人杰克-多西是5:30起床；李嘉誠、宗慶后6點(diǎn)起床。這些名人甚至在早上到達公司前已經(jīng)處理完了一天當中很多重要的工作。
我們公司的總經(jīng)理也是每天早上6點(diǎn)之前就起床，只要不下雨就會(huì )去跑步，我們起床的時(shí)候他已經(jīng)跑完了1萬(wàn)米，我們吃早餐時(shí)他早就已經(jīng)進(jìn)入了工作狀態(tài)。他時(shí)常要出差，特別是返程的飛機他一定會(huì )坐最早的航班，一是不會(huì )晚點(diǎn)，二是也不會(huì )耽誤當天的工作。
02
對于我們這樣普通的職場(chǎng)人來(lái)說(shuō)日常的工作可能達不到如此的“緊鑼密鼓”，但是也可以通過(guò)制定周計劃和寫(xiě)工作日志來(lái)告別雜亂無(wú)章的狀態(tài)，讓每天的工作更有條理。
有很多人都是屬于被動(dòng)工作，即組織安排什么工作就做什么，做完萬(wàn)事大吉，然后再等待被安排新的工作。工作多的時(shí)候也是眉毛胡子一把抓，當天做不完的就明天再做，周五完成不了的就周一再做，很難做到日清日結，每周的工作也沒(méi)有計劃性。他們不制定工作計劃，但是在電腦顯示器上貼了一圈的便簽紙，用于提醒自己還有哪些要完成的工作。但是對于這些工作的優(yōu)先級，難度，以及交付時(shí)間都沒(méi)有很清晰的概念，時(shí)常是被別人催的時(shí)候才中斷手頭上的工作急匆匆的去處理。
這樣的工作方式很顯然看上去非常忙，但是效率低，甚至會(huì )影響整個(gè)組織的績(jì)效。有些崗位的工作可能比較瑣碎，臨時(shí)的工作，突發(fā)狀況時(shí)有發(fā)生，如果沒(méi)有一個(gè)合理的安排也會(huì )導致整天甚至一周的工作被打亂。
03
對于日常工作的計劃安排跟前面看到的首富行程表的安排會(huì )有一些區別，首富的行程會(huì )涉及到多個(gè)跟時(shí)間點(diǎn)密切相關(guān)的事件，比如趕飛機的時(shí)間點(diǎn)，會(huì )見(jiàn)重要人物，簽約儀式等，這些事件是非常確定的，如果這些關(guān)鍵事件前面的行程延誤就會(huì )造成一系列的時(shí)間沖突。
我們日常工作也會(huì )有相應的交付時(shí)間點(diǎn)，但是不至于出現晚了10分鐘就趕不上飛機然后一天計劃都泡湯的情況，所以工作計劃的制定不一定要按照首富行程表那樣非常嚴格并精確到10～15分鐘的密度，可以采取“任務(wù)法”，即先列出一周或者一天需要完成的任務(wù)。
將所有的任務(wù)按照重要且緊急、重要不緊急、緊急不重要、不重要不緊急四大類(lèi)來(lái)劃分，任何時(shí)候都要優(yōu)先處理重要且緊急的事情，任何時(shí)候都要把不重要不緊急的事情放一邊，要么避免做，要么想辦法分配出去。對于重要不緊急的事情要在一周或者一天中安排一定的時(shí)間來(lái)完成，有可能是諸如在線(xiàn)學(xué)習、參加培訓、研究分析這樣的事情，那么就可以安排一個(gè)固定的時(shí)間去做。緊急不重要的事情盡量安排在碎片化的時(shí)間處理，對于臨時(shí)的突發(fā)事情如果不需要花費什么時(shí)間就馬上處理，如果需要花費較長(cháng)的時(shí)間則要么分出去，要么在完成了重要且緊急的任務(wù)再去處理。
所以“任務(wù)法”的工作計劃更看重工作的優(yōu)先級，不一定要制定所有的工作按照幾點(diǎn)到幾點(diǎn)完成。每項任務(wù)完成的時(shí)間要根據具體任務(wù)的交付時(shí)間，有明確交付時(shí)間點(diǎn)的任務(wù)（比如11:30前將產(chǎn)品規劃報告發(fā)給上司）要標注清楚，可以設置日程提醒，保證自己在交付時(shí)間之前完成。對于交付時(shí)間點(diǎn)并不嚴格的任務(wù)（比如周五前完成競品分析），這樣的工作雖然也有交付時(shí)間點(diǎn)，但是在完成時(shí)間上沒(méi)有特別的嚴格，就可以在一周之類(lèi)選擇合適的時(shí)間完成。
很多人有拖延癥，重要且緊急的事情通常是“硬骨頭”，費神傷腦筋，所以一遇到緊急不重要的事情時(shí)就會(huì )放下這個(gè)硬骨頭轉而去處理緊急不重要的事情了。如果一直處于這樣的狀態(tài)就會(huì )發(fā)現自己一直在處理緊急不重要的事情，而重要且緊急的事情因為一直被長(cháng)時(shí)間打斷結果進(jìn)展緩慢。因為有拖延癥，重要且緊急的事情沒(méi)處理完，那么重要不緊急的事情就更會(huì )拖著(zhù)了。
重要且緊急的事一般都是跟你的崗位工作密切相關(guān)，做得不好就會(huì )績(jì)效差；重要不緊急的事一般都是跟你個(gè)人能力提升密切相關(guān)，因為不緊急就不做那么就會(huì )提升慢。所以制定工作計劃并不是讓自己成為電影《小王子》里的“計劃控”媽媽一樣，凡事都要準時(shí)準點(diǎn)完成，而是要讓自己清晰地知道什么事情對自己最重要。
04
工作日志和工作計劃并不一樣，工作計劃是在工作開(kāi)始之前制定，而工作日志則是在工作完成之后總結，功能上也有很大區別。有的人將工作日志寫(xiě)成了今天做了哪些事，其實(shí)沒(méi)有什么必要，今天做了哪些事在工作計劃中用綠色標注或者打勾即可，沒(méi)有必要再單獨寫(xiě)。工作日志更側重對一項項工作的總結。
工作日志的要包含對重要工作完成情況的描述，包含遇到的問(wèn)題，待解決的事項，需要跟進(jìn)的地方?？赡苓€涉及到相關(guān)的聯(lián)系人、合作者的情況。如果已經(jīng)完成的，有沒(méi)有什么經(jīng)驗可總結，有沒(méi)有什么可以改進(jìn)的地方，后面如果有類(lèi)似的工作是否可以用模版來(lái)解決等等。
我們經(jīng)常要寫(xiě)季度總結、年終總結、述職報告，如果你有寫(xiě)工作日志的習慣，那么就很容易找到素材了。工作日志不一定要每天都寫(xiě)成長(cháng)篇大論，也不一定要在一天結束的時(shí)候才寫(xiě)，對重要工作做一下簡(jiǎn)單的總結即可。
正所謂凡事預則立不預則廢，你不必像強迫癥一樣要求自己一定要準時(shí)準點(diǎn)地處理完所有工作，但是要有一個(gè)分了優(yōu)先級的任務(wù)計劃讓自己有條不紊的工作。你會(huì )發(fā)現職場(chǎng)中進(jìn)步快的人，相同工作年限但是工作經(jīng)驗的更多人都有個(gè)共同的特點(diǎn)，那就是他們善于把時(shí)間和精力優(yōu)先分配到對自己重要的事情中去，并且很會(huì )分析和總結，因為只有這樣才會(huì )讓自己成長(cháng)更快。
著(zhù)作權歸作者所有
聯(lián)系客服
